Tidshanteringstips för mobila yrkesverksamma

Som ämne, tid ledningen är ungefär lika spännande som att titta på flugor buzz runt en no-pest strip. Men skulle du vara intresserad av att lära dig tidsledning från någon med bara några månader att leva?

Tidskriftsexperten i detta fall var Randy Pausch, en datavetenskapsprofessor vid Carnegie Mellon som avled den 25 juli i ålder 47 från bukspottskörteln cancer. Tillsammans med hans nu berömda "sista föreläsning" om att uppnå dina barndomsdrömmar, gav Pausch också ett livligt inspirerande tal om tidshantering till University of Virginia School of Engineering och Applied Science i november 2007. Du kan titta på en video av föreläsningen eller läsa transkriptet. Pauschs kommentarer var inte revolutionerande och han medgav att han anpassade några av hans poäng från Stephen Coveys 7 Habits of High Effective People och Kenneth Blanchard och Spencer Johnsons One Minute Manager.

Men Pausch s prata kombinerade praktiska, medkänsla och självutsläppande humor, peppared med visdom och modighet av en man vars dagar var numrerade. Jag rekommenderar starkt sitt tal till någon som känner sig hungrig - och vem gör det inte idag?

Nu undrar du förmodligen varför jag skriver om Pausch och hans tal i en kolumn som heter "Mobile Computing. " Anledningen: Effektiv tidshantering är särskilt utmanande för mobila proffs. Du spenderar mycket tid på flygplatser, i luften, eller kör långa avstånd. Utöver dessa tidsbegränsningar har du konstanta vågor av e-post, röstbrevlåda och andra avbrott som alla andra har. Så det är mer utmanande - och därmed viktigare - för mobila proffs att maximera sin tid. Om du inte gör det, förlorar du tid du kunde ha spenderat med personer du älskar, något som Pausch förstod alltför väl.

Här är några tips som Pausch erbjöd i sitt samtal, tillsammans med några av mina egna. Flera bildskärmar

Konfigurera flera datorskärmar på ditt skrivbord, rekommenderas Pausch. Han hade tre skärmar anslutna till sin dator. Man visade sin To-Do-lista; På mittmonitorn var hans e-postprogram; och på den tredje visade han sin kalender.

Pausch hävdade att du sparar tid genom att inte behöva växla mellan flera program hela dagen på en skärm. Att ha all den skärmen fastigheten är som "skillnaden mellan att arbeta på ett skrivbord … och försöka få jobb på det lilla facket på ett flygplan", säger Pausch.

De flesta bärbara datorer kan enkelt ansluta en eller flera externa monitorer till uppnå denna effekt. Läs "Steg för steg: En treskärms arbetsstation för $ 230 eller mindre" för tips och rådgivning. Läs även andra medarbetare för PCW-bidragsgivaren Steve Basss blogg, "Dual Monitors - Det enda sättet att gå".

Uppmuntra uppringare att lämna e-post

Pauschs utgående röstbrevlådans meddelande brukade säga "Hej, det här är Randy, skicka mig e-post. " Tanken var att minimera frekvensen och längden på dagliga avbrott.

Det är bra råd. Jag skulle vilja tillägga att uppmuntrande uppringare att lämna e-post istället för röstbrevlåda, kan spara tid på mobila proffs på vägen. I stället för att behöva kontrollera både röstbrevlådan och e-postmeddelandet, kan du ofta bara kolla e-post (förutsatt att du har en e-postfunktionell telefon). Det är också mycket snabbare att läsa det typiska e-postmeddelandet än att lyssna på det vanliga röstbrevlådan.

Tjänster som GotVoice och Vonage Visual Voicemail konverterar röstmeddelanden till transkriberad e-post. Jag har testat dessa två tjänster, och jag rekommenderar dem för det mesta.

Reclaim 'Down Time'

Pauschs onkolog rekommenderade att han behöll en träningsrutin. Så Pausch spenderade en timme på cykeln, så ofta som möjligt. Okej medveten om att detta skulle vara tid bort från sin familj, Pausch tillbringade ofta den timmen på sin mobiltelefon och fick jobb. Faktum är att Pausch gjorde mycket av arbetet på sin bok, The Last Lesson, under de timmars cykelturer.

Pauschs cykelturer lyfter en intressant fråga som vi alla bör fundera över: Hur kan vi få tillbaka tid som annars skulle vara ofruktbar? Det finns massor av sätt att göra detta, och lika många verktyg.

Till exempel, ett verktyg jag har kommit att förlita sig på är en Sony digital röstinspelare. Jag kommer ibland diktera delar av denna kolumn till min Sony ICD-MX20 medan du tar en snabb 45-minuters promenad. När jag är tillbaka på mitt kontor, ansluter jag inspelaren till min dator och startar Dragon NaturallySpeaking taligenkänningsprogram. Programvaran gör ett bra jobb att transkribera mina inspelningar till text (om inte det fanns mycket bakgrundsbrus medan jag dikterade). Texten läggs till i en Microsoft Word-fil.

Håll dig fokuserad på vad som är viktigt

Jag lämnar dig med Pauschs slutsats till hans tidshanteringsprat.

"Det sista är att göra en notering för 30 dagar från idag … och fråga "Vad har jag förändrats?" Om du inte har ändrat något, hade vi fortfarande en trevlig timme tillsammans. Om du har ändrat saker, så har du nog mycket mer tid att spendera med dem du älskar. Och det är viktigt. Tiden är allt Vi har. Och du kan hitta en dag du har mindre än du tror. "

Dina tips?

Hur håller du dig produktiv och organiserad på språng? Vilka verktyg eller strategier hjälper dig mest? Om ni har tips eller historier att dela, skicka mig e-post.

Nyheter, recensioner och tips på mobildatabasen

Ultraportable bästa köp:

Lenovo Thinkpad X200 landade på toppen av vår nyligen uppdaterade Top 10 Ultraportable Bärbara datortabell. Den bärbara datorn, som fick en PCW-klassificering av 83 (mycket bra), är bunden att imponera på många mobila proffs. Med hjälp av alternativet nio celler batteriet varade den bärbara datorn nästan 9 timmar på en laddning. Här är en annan anledning att älska det: Tangentbordet är enormt. Vi tror att det är världens bästa bärbara dator för resor, från och med nu. Den enhet vi testat säljer för 1947 $.

Så här uppgraderar du din bärbara dator: Vissa bärbara datorer har icke-ersättningsbara CPU: er. Men om dina kan uppgraderas, och du har inget emot att tinka under huven, kan du få en betydande hastighetsökning. Läs vår illustrerade guide, "Byt ut din bärbara CPU."

En Netbook med ett stort tangentbord: Acer Aspire One, en konkurrent till Asus Eee, är ett värdigt tillskott till det växande området med mini-bärbara datorer (även kallade netbooks). Acer's contender väger bara 2 pund och är ganska välbyggd. Tangentbordet känns rymligt nog för touch typing - vi tror faktiskt att det är en av de få netbooks som är riktigt vuxenhandsvänliga. Den version vi testade, med en 80 GB hårddisk och 1 GB RAM, borde vara ca 600 kronor när den är tillgänglig under hösten.

Bidragande redaktör James A. Martin erbjuder verktyg, tips och produktrekommendationer som hjälper dig att få ut det mesta av datan påväg. Martin är också författare till Traveler 2.0-bloggen. Anmäl dig för att få nyhetsbrevet Mobile Computing skickat till dig varje vecka. Förslagslåda

Finns det en särskilt cool mobil datorprodukt eller tjänst som jag har missat? Fick du en reservdelsidé i din ficka? Berätta om det. Jag beklagar emellertid att jag inte kan svara på tekniska supportfrågor på grund av volymen av e-post jag får.