Hur man skapar och använder e-postsignatur i Outlook 2013

Om du använder Outlook 2013 mycket (eller någon annan e-postklient, för den delen), är en signatur ett måste, eftersom det ger dina meddelanden den personliga beröringen.

Det gör det lättare för mottagaren av meddelandet att veta exakt vem meddelandet kommer från, även om du inte kommunicerar med varandra så ofta.

Även om signaturen borde vara kort (jag tror inte att någon kommer att uppskatta massor av text i en e-postsignatur), bör den innehålla de viktigaste uppgifterna om dig - ditt namn och ditt jobb, samt de kontaktdata du vill använda. Lägg inte ditt Skype-ID i det om du inte vill att personer du skickar e-post ska kunna kontakta dig på det sättet. samma sak gäller för ditt telefonnummer eller adress.

Dina sidor på favoritwebbplatser på sociala medier är helt ok, så länge de passar den typ av e-postadress som du skapar signaturen för - till exempel om du publicerar bilder från de fester du deltar med vänner till den, din Facebook profillänk ska inte finnas i din e-postsignatur. Du kan skapa mer än en signatur för användning i olika situationer.

Att skapa en signatur i Outlook 2013 är en annan process än den brukade vara för Outlook 2010-signaturen, men det betyder inte att det är svårt. Så länge du följer stegen nedan använder du ett på nolltid.

Skapa en signatur i Outlook 2013

Här är stegen för att skapa en e-postsignatur i Outlook 2013.

Steg 1: Klicka på Arkiv i toppmenyn.

Steg 2: Klicka på Alternativ i menyn som visas på vänster sida av din Outlook 2013-skärm.

Steg 3: Ett fönster dyker upp. I menyn till vänster klickar du på Mail.

Steg 4: Bläddra tills du hittar avsnittet som visas nedan och klicka på Signaturer … -knappen.

Steg 5: Klicka på Ny i fönstret som dyker upp under fliken E-postsignatur.

Steg 6: Nu skapar du faktiskt din signatur, vilket är vad du har arbetat mot. Du börjar med att ge din signatur ett namn - detta namn visas inte i dina e-postmeddelanden, det används bara så att du kan skilja mellan dina signaturer.

Steg 7: Nu när din signatur har ett namn kan du gå vidare och lägga till det du vill ha till den. Men innan du gör det, se till att namnet du just skrev har valt i listan till vänster om fönstret. Min nya signatur kallas “Huvudsignatur”, så det är vad jag har valt.

Steg 8: Nu, till höger om fönstret, välj vad signaturen ska användas för. Du vill förmodligen att det ska visas i nya meddelanden, men om du inte vill att det ska läggas till när du svarar på ett meddelande eller vidarebefordrar det behöver det inte. Det är här du tar de väsentliga besluten.

Steg 9: Låt oss skapa själva signaturen. Skriv vad du vill i rutan längst ner i fönstret. Du kan använda de teckensnitt du gillar, så känn dig fri att vara kreativ om saker!

Coolt tips: Du kan lägga till en länk till din signatur genom att välja den text du vill förankra den till och sedan använda den dedikerade knappen (det är den sista till höger i verktygsfältet som visas ovan) för att mata in adressen.

Det är allt! När du har klickat på Spara och sedan på OK visas din signatur nu automatiskt i alla situationer du har valt. Om du vill infoga det själv kan du enkelt göra det genom att klicka på Signatur- knappen under fliken Meddelande, när du befinner dig i ett e-postredigeringsfönster som visas på skärmdumpen ovan.

Hoppas att stegen var enkla och lätta att förstå. Låt oss veta om du har några frågor.