Hur man skapar och hanterar regler i Outlook 365 webmail

Att hantera e-postmeddelanden är en besvärlig uppgift. Från att svara på e-postmeddelanden i tid och lägga till påminnelser till viktiga e-postmeddelanden, det finns många saker som kämpar för vår uppmärksamhet. Dessutom lägger en mängd skräppostmeddelanden in i inkorgen till huvudvärken. I slutändan gör en oorganiserad brevlåda det svårt att hitta viktiga e-postmeddelanden.

Ja, e-posthantering är en tuff affär, men tack och lov kan det göras enklare via regler. Outlook 365 Webmail stöder olika regler som låter dig vidarebefordra e-post till en viss mapp. Du kan direkt ta bort e-postmeddelanden från en specifik avsändare. Låter coolt, eller hur?

Innan vi börjar, låt oss snabbt gå igenom hur e-postregler fungerar.

Hur regler fungerar

Regler är sättet att uppnå en ren och organiserad inkorg. En typisk regel består av en trigger, en handling och ett undantag. När regeln har utlösts startar den en åtgärd som ta bort e-postmeddelandet, lägg till den i en mapp eller vidarebefordra den till ett annat konto.

När det gäller regler har Outlook 365 många alternativ, både åtgärder och villkor. Du kan antingen matcha ämnet eller välja en viss adress eller välja en avsändares namn.

Och det bästa är att du kan lägga till så många villkor du vill. Allt du behöver göra är att välja rätt villkor.

Detsamma gäller handlingarna - valen är rikligt. Så allt du behöver göra är att skapa regeln, välja villkoret för att bearbeta fler regler och sedan bingo!

Nu när vi har fastställt hur regler fungerar låt oss se hur vi skapar dem.

Också på

Hur man slutar få e-postmeddelanden från Twitter

Hur man skapar regler i Outlook 365

Steg 1: Öppna Outlook och klicka på Inställningsikonen i det övre högra hörnet. Klicka sedan på Visa alla Outlook-inställningar längst ner.

Steg 2: Välj E-post från vänster panel och välj sedan Regler. Klicka nu på alternativet Lägg till nya regler och ge ditt nya regelnamn ett namn.

Om du väljer People-villkoren måste du ange rätt adresser. När det gäller ämnen måste du lägga till exakta nyckelord.

Steg 3: När du har nollställt villkoret är det dags att lägga till åtgärden. Åtgärden utgör vad du vill göra med e-postmeddelanden som matchar ovanstående villkor.

Just nu gör det möjligt för Outlook 365 webmail att vidarebefordra, ta bort, knyta e-post, bland många andra.

Steg 4: Vill du att e-postregeln inte utlöses ibland? Om ja, klicka på Lägg till ett undantag och ange önskat villkor.

Klicka sedan på Spara. Där har du skapat en e-postregel.

Obs: Till skillnad från andra e-postklienter som Gmail gäller en ny e-postregel för meddelanden som mottas efter att regeln har skapats. Det fungerar inte på gamla meddelanden.

Också på

#e-post

Klicka här för att se vår e-postartikelsida

När ska man använda Sluta bearbeta mer regel?

Du måste ha märkt kryssrutan Sluta bearbeta mer regel när du skapar regler. Det här alternativet gäller om du har flera regler i din inkorg som kan gälla för ett enda meddelande.

Låt oss till exempel säga att du har en regel A som flyttar alla nyhetsbrev från till en mapp som heter GT NL, och en annan regel B som vidarebefordrar alla e-postmeddelanden med nyckelordet "Android" till ditt sekundära e-postkonto.

I det här scenariot vill du inte att regel B ska köras efter att regel A genomförts framgångsrikt. Det är när alternativet Sluta bearbeta fler regler kommer till bilden. När det uppfyller ett specifikt villkor hindrar det att fler regler körs.

För det måste du se till att reglerna prioriteras i enlighet med detta, vilket vi kommer att se i följande punkt.

Redigera och hantera regler i Outlook 365

På Outlook 365 körs reglerna enligt beställningen i tabellen. Tack och lov är beställningen inte permanent och du kan ändra prioritet.

För att göra det, klicka på upp- och nedpilarna. Om du vill redigera en regel klickar du på ikonen Redigera och gör dina ändringar. Glöm inte att rädda dem!

Bonustips: Hantera e-post smart

1. Sopa e-postmeddelanden

Sweep är ett annat sätt till en renare inkorg. Liksom Regler, här låter du dig automatiskt ta bort all e-post från en viss avsändare.

Det raderar inte bara e-postmeddelandena. Du kan välja att ta bort e-postmeddelandena eller behålla den senaste e-postmeddelanden i kedjan.

Att svepa en e-post är superlätt. Öppna bara e-postmeddelandet som stör dig och tryck på svepikonen längst upp.

Välj sedan alternativen i listrutan. Den andra är den bästa eftersom den skapar en regel automatiskt. När du är klar trycker du på Spara.

Obs: Sopa alternativet i mapparna Skickade objekt, utkast, skräppost och raderade objekt.

Också på

Topp 15 coola Outlook för iOS-tips för att använda det som en proffs

2. Blockera avsändare och domäner

Bortsett från ovanstående kan du blockera vissa avsändare och domäner helt och hållet. Gå bara till avsnittet Skräppost, klicka på Lägg till och ange e-postadresserna eller domännamnet.

Samtidigt kan du också lägga till säkra avsändare och domäner. Det här alternativet ser till att viktiga e-postmeddelanden (eller e-postmeddelanden från viktiga personer) inte hamnar i papperskorgen.

Klicka bara på Lägg till och lägg till domännamnet eller e-postadresserna.

Hej, smartare inkorg!

Det är så att du kan skapa och hantera regler och hålla din inkorg ren från all meningslös röran. Vi har ju inte råd att missa de viktiga e-postmeddelandena, kan vi?

Om du använder intressanta regler som du vill dela, nämn dem i kommentaravsnittet nedan.

Nästa: Vill du bli av med oönskade nyhetsbrev från din brevlåda? Följande inlägg visar hur du gör just det.