Excel-pivottabellrapporter: vad, hur och några tips

När du har ett Excel-ark är jag säker på att du inte matar in data bara för lagringens skull. De flesta gånger du tänker analysera och organisera informationen, eller hur? Nu har MS Excel en vacker funktion som heter Pivot Table som låter dig sammanfatta stora tabeller i form av en rapport. Sedan kan du utan mycket manuell ansträngning och tid analysera dina data. Låt oss se hur.

Här är ett avsnitt av exempeldatablad som jag höll under ett sportevenemang på mitt kontor. Det har registreringsavgift för olika spel som samlas in från olika våningar i kontorsbyggnaden och av olika personer.

Jag skulle vilja få totalbeloppet, vilket betyder summan för varje våning, för varje evenemang och de totala pengarna som samlas in av varje SPOC. Lösningen är att skapa en pivottabell. Ett prov för ovanstående data visas nedan.

Skapa en pivottabell

Den minsta ansträngning som krävs för att generera en sådan tabell bör inte göra att du underminerar den enorma potentialen för detta verktyg.

Handledningen är baserad på MS Excel 2013. Stegen skulle vara mer eller mindre desamma för andra versioner också.

Steg 1: Välj de data / celler som du vill skapa en pivottabell på.

Steg 2: Navigera till Insert- fliken och klicka på verktyget som läser PivotTable , längst till vänster om bandet.

Steg 3: Fönstret Skapa pivottabell visas. Det visar det valda dataområdet. Om du vill kan du ändra det här eller välja en extern datakälla. Dessutom har du ett alternativ att skapa tabellen på samma ark eller en ny (föredra en ny för att undvika fel).

Steg 4: Detta aktiverar pivottabellpanelen till höger. Välj de fält som du vill basera din analys på.

Steg 5: Nu kommer du att få en känsla av vad Pivot-tabeller är. Försök välja olika kombinationer med olika rad- och kolumnetiketter för att få en detaljerad förståelse.

Här kan du kolla in en annan rapport mot de valda fälten respektive rad / kolumnetiketter. Försök och jämföra bilderna (vänster och höger).

Låt mig säga ärligt att du skulle förstå den här funktionen i detalj endast genom användning och praxis. Att läsa handledning bara en gång räcker inte.

Några praktiska tips

• Välj dina rad- och kolumnetiketter noggrant eftersom de bestämmer hur den analyserade informationen ska ordnas.
• Du kan flytta fält mellan rad- och kolumnetiketter genom att dra och släppa.
• För ett fält visar kontextmenyn ett alternativ som heter Value Field Setting som låter dig välja typ av rapport eller fältdata.
• Du kan tillämpa filter på resultatet för att få en anpassad rapport.

Slutsats

Denna handledning är avsedd att lägga fram den grundläggande tekniken för att skapa en pivottabell och några regler och standarder som kan komma igång. Men det finns mycket mer åt det. Du lär dig repen bara genom att skapa många av dem och leka med alternativen.