Dela och samarbeta med Microsoft Office Web Apps

Microsoft har startat den tekniska förhandsgranskningen av Office Web Apps och jag har testat ut verktygen för att se vad Microsoft har kommit med. En av de främsta fördelarna med att arbeta med Microsoft Office-applikationer i molnet är möjligheten att komma åt och arbeta med dokument, kalkylblad, presentationer och bärbara datorer från vilken som helst webbaserad dator, var som helst i världen. Så länge du lagrar dina filer på SkyDrive, kan du resa utan en bärbar dator och ha tillgång till dina data.

Med alternativet Mer kan du välja Kopiera, Byt namn eller Dela.

En ännu större fördel med att arbeta genom molnet är det att du kan dela filer och samarbeta med någon annan i världen. Trots allt är webben molnet och webben är en plattform för att dela information - vanligtvis i form av webbsidor. Det faktum att filer och data bor i molnet snarare än inom ett brandväggigt nätverk eller på en användares lokala hårddisk betyder att alla kan dela och komma åt filerna.

[Läs vidare: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Standardmappstrukturen på SkyDrive liknar vad användarna ser i Windows Vista och Windows 7. Du får en My Documents-mapp, som förmodligen skulle hålla de flesta av dina data tillsammans med en allmän mapp där du lagrar de filer du vill dela.

Du kan klicka för att skicka en länk eller kopiera koden för att bädda in filen på en webbsida.

Som standard tillåter den offentliga mappen alla att visa filer men begränsar användarna från att ändra eller ta bort filer. Eftersom det är Public-mappen kan du inte ändra dessa behörigheter.

Du kan dela en fil i den allmänna mappen genom att välja filen och sedan klicka på

Mer för att skapa en rullgardinsmeny med Kopiera, Byt namn på eller delningsalternativ. När du väljer Dela kan du välja antingen att skicka en inbjudningslänk till specifika användare eller att bädda in kod på en webbsida som visar den delade filen. Om du bestämmer dig för att e-posta en länk kan du då välj från kontakter som är kopplade till ditt Windows Live-konto eller manuellt lägga till e-postadresser. Inbjudnings-e-postmeddelandet som skickas till de utsedda användarna innehåller en länk för dem för att visa filen.

Val av 'Välj personer' ger dig en rad alternativ för att ange åtkomst.

Använd HTML-koden för att integrera filen i En webbplats kommer att visa en ikon för filen på webbsidan, vilka användare kan klicka på för att komma åt filen från dess plats i SkyDrive Public-mappen. En fördel att bädda in data som detta är att du kan ändra eller uppdatera filen och besökare på webbplatsen ser alltid den aktuella versionen.

I mappen Mina dokument eller i mappar du skapar kan du anpassa åtkomst genom alternativen märkta Just Me, Everyone, My Network (som inkluderar alla kontakter du har i Windows Live) eller Välj personer. Om du väljer Välj folk ser du ett större utbud av alternativ, inklusive möjligheten att ange åtkomst baserad på Grupper du har skapat i dina kontakter, eller möjligheten att lägga till användare en i taget genom att skriva in deras e-postadress. Observera att den aktuella e-postadressen måste kopplas till ett Windows Live-konto för att användaren ska kunna komma åt data.

Användare som du beviljar åtkomst till mappar på din SkyDrive får en e-postinbjudan som den här.

För varje grupp eller individ du väljer kan du bara tillåta dem att visa filer, eller du kan ge mer kraftfull tillgång, till exempel möjligheten att lägga till, redigera och ta bort filer. Du kan få en inbjudan till e-post som skickas ut till dem som är utsedda med åtkomst.

Möjligheten att få tillgång till filer i molnet och dela den åtkomsten med andra är inte ny: Dessa funktioner är en funktion av SkyDrive och har varit tillgänglig för vissa tid. Vad som är nytt är dock att användarna kommer att kunna se filerna oavsett om de har de associerade Microsoft Office-programmen installerade och varje fil kommer att göra exakt som användaren skulle se den om de öppnade filen i sitt ursprungliga program.

Där Office Web Apps verkligen ändrar delning och samarbete kan flera användare komma åt och arbeta med samma fil samtidigt i Excel eller OneNote. OneNote-programmet är ännu inte tillgängligt i den tekniska förhandsgranskningen, men jag kunde arbeta med funktionen för realtidssamarbete i Excel.

Min redaktör (personen jag delade filen med) och jag kunde få tillgång till Excel-kalkylblad samtidigt. Var och en av oss redigerade fält och kunde se vad den andra personen skrev i realtid. Möjligheten att arbeta med Excel-kalkylblad och OneNote-bärbara datorer på detta sätt - samarbeta med kamrater eller kunder i realtid via molnet - är en bestämd produktivitetshöjning.

Att arbeta genom behörigheterna och bevilja åtkomst till inbjudna deltagare var inte lika intuitivt eller användarvänligt som jag skulle vilja. I slutändan är det emellertid inte möjlighet att dela data i molnet som är imponerande, men möjligheten att interagera med data via Office Web Apps-programmen.

Vill du se mer av Microsoft Office Web Apps? Ta en närmare titt på Excel Web App och PowerPoint Web App. Vid presstid var Word och OneNote ännu inte fullt fungerande.

Tony Bradley är en informationssäkerhet och enhetlig kommunikationsexpert med mer än ett decennium av företags IT-erfarenhet. Han tweets som

@PCSecurityNews och ger tips, råd och recensioner om informationssäkerhet och enhetlig kommunikationsteknik på hans webbplats på tonybradley.com.