Sju väsentliga sätt att minska dina tekniska kostnader

Tekniska kostnader kan enkelt äta bort alla budgetar - några programuppgraderingar och nya system här, en annan IT-person som hanterar ditt nätverk där - och innan du vet det har du helt eroderat din vinst.

Om ditt företag har bara två personer eller tvåhundra, kan dessa tips hjälpa dig att skära kostnader, spara pengar och låta dig fokusera på det som är väldigt viktigt: botten.

1. Använd öppen källkod och fri programvara

Låt oss möta det - när du försöker hålla din verksamhet flytande, plunkerar du massor av pengar för off-shelf-mjukvara gör ont som att få en hålighet fylld utan Novocain. Tack och lov kan freeware och billig programvara vara en trevlig överraskning när det gäller robusthet och funktionalitet.

Även om det inte är så polerat som Microsofts Office-paket (men inte lika mycket av ett minne eller resurs hog), är OpenOffice.org en gratis, alternativ för öppen källkod med en komplett serie applikationer för ordbehandling, kalkylblad, presentationer och databaser som är kompatibla med Microsoft Office. Även om OpenOffice-appar kan du göra nästan vad som helst du kan göra i Microsoft Office, är driftskompatibiliteten mellan de två sviterna inte sömlös. Om du till exempel använder Words Track Changes-funktionen kan det vara svårt att senare radera eller ändra dina ändringar när du använder dokumentet i OpenOffice och vice versa.

Google Docs är ett annat livskraftigt och gratis alternativ till Microsoft Office-- och har ingen programvara för att ladda ner eller installera. Även om det inte är så fulländat som Office eller OpenOffice, kan dess grundläggande funktionalitet och strömlinjeformade gränssnitt vara allt du någonsin behöver.

Skapa PDF-filer kan vara avgörande för företag, men att spendera $ 450 på Adobe Acrobat Professional är inte. CutePDF är ett gratis program som enkelt exporterar filer till PDF. Bara ladda ner och installera det; från målfilen väljer du Arkiv • Skriv ut, och väljer CutePDF från skrivarens meny. (Om du använder OpenOffice eller Google Docs behöver du inte ens installera CutePDF - båda låter dig exportera till PDF direkt.)

2. Telecommute

Gartner Research förutspår att år 2009 kommer mer än 25 procent av den amerikanska arbetskraften att telecommute. Med telekommunikation kan du spara på gaskostnader, men du kan också förbli lika produktiv när du arbetar hemma tack vare verktyg som gör det enkelt att ansluta och samarbeta (nästan som om du var på kontoret).

Wikis gör det enkelt att skicka text eller dokument så att en grupp kan göra kommentarer eller ändringar. Vissa wikier är fria och offentliga, medan andra är mer företagsinriktade, med mer robusta säkerhetsfunktioner. PBwiki erbjuder tre smaker: Business, Academic och Personal. Webbplatsen innehåller WSIWYG redigeringsverktyg, lagringsutrymme, SSL-kryptering, automatiska meddelanden via e-post eller RSS och kontrollerar åtkomst. Det erbjuder också rimliga affärspriser - det är gratis för en till tre användare, $ 8 per månad per användare för 4 till 99 användare och $ 6 per månad per användare för 1000 till 4 användare.

De ovan nämnda Google Docs är också telecommuter- vänlig och erbjuder ett överkomligt och enkelt sätt att dela filer (och för att hålla flikar vid ändringar). När du har skapat en fil i Google Dokument, bjud bara in andra att samarbeta online. När du är klar kan du exportera filen till Word, Excel, PDF eller PowerPoint.

Om du cringe vid tanken på att skapa ett VPN (virtuellt privat nätverk) kan tjänster som LogMeIn Hamachi bara vara din biljett till huvudvärkfri fjärr VPN-åtkomst. LogMeIn Hamachi lovar enkel installation med hjälp av peer-to-peer-teknik för att låta anställda få tillgång till filer på plats. Tjänsten fungerar inom din brandvägg och kostar bara $ 5 per månad för en användarlicens.

Om ditt företag inte har och behöver inte en centraliserad server, är Central Desktop ett sätt att dela dokument online med nästan ingen inrätta. På webbplatsen kan stora eller små grupper enkelt dela filer, hålla reda på vem som har checkat ut vilka filer (eller ändrade dem) och konfigurera separata skrivbord för flera grupper av användare.

Den fria planen ger dig 25 MB utrymme och stöder två arbetsytor med fem användare. Den lägsta betalda planen är 25 dollar per månad för tre arbetsytor, 10 användare vardera och 500 MB fillagring. I den höga delen ger 249 dollar per månad dig 100 arbetsytor, 100 interna användare (anställda) och 100 externa användare (leverantörer, kunder eller partners), 25 GB lagringsutrymme och anpassad branding. En extra avgift ger extra säkerhets- och webbmöten.

För mer tips och fallstudier, kolla in PC Worlds Telecommuting Resource Guide.

3. Håll online möten

Varför flyga ut för att se en klient när du kan hålla ett möte i cyberspace? Med gratis programvara för videokonferenser, till exempel Skype, behöver du bara en webbkamera, en dator och en internetanslutning - spara pengar, inte bara på resekostnader utan även på långväga. Skype droppar samtal ibland och kan vara statiska, så håll några möten innan du släpper din fast telefon helt.

Om du vill uppgradera till en mer robust webbkonferenstjänst kan Cisco WebEx dela dokument, stödja upp till fyra webbkameror och låter dig köra presentationer från skrivbordet.

GoToMeeting är en annan lösning som erbjuder VoIP, stöder möten med upp till 15 deltagare och låter dig presentera, samarbeta eller ge utbildning från skrivbordet, spara pengar på resan kostnader och mötesrum. Vem vill inte göra presentationer i deras pyjamas?

För det mer äventyrliga, låter Second Life dig skapa en avatar gratis och träffa "in-world", göra videopresentationer och hålla virtuella möten eller träningssessioner. Du kan också köpa kontor i Second Life om du vill skapa en mer permanent plats för anställda att träffas och samarbeta.

4. Köp renoverad maskinvara

Med rippning öppna en låda som innehåller en glänsande ny dator är en oöverträffad spänning, vilket gör att du kan spara ett paket med en nära sekund. Att köpa renoverad (nästan ny) hårdvara är ett bra sätt att få en överenskommelse.

Om du har ett öga på ett specifikt märke av datorn, gå till tillverkarens webbplats för att hitta erbjudanden på renoverade system. Men notera att varje leverantör definierar renoverade lite annorlunda. Till exempel säljer Dell tre typer av renoverade datorer, som alla testas och återställs till fabriksspecifikationer: Certified Refurbished inkluderar bärbara datorer och stationära datorer som returnerades till Dell och kan ha mindre kosmetiska smuts eller fläckar. Tidigare Ordered New betyder en dator som skickades ny, men kunden bestämde sig för att returnera systemet utan att starta det, Skrapan och Dent-produkterna kan vara lite mer "slitna" på utsidan, men fungerar fortfarande bra och innehåller inga saker eller repor på handledsstödet eller skärmen.

Dell Outlet Store kan du söka efter renoverade Dell-skrivbord, tillbehör och bärbara datorer till prisklass; de flesta av artiklarna kostar upp till 35 procent under detaljhandeln. Exempelvis var en Flamingo Pink Certified Renoverad Inspiron 1720-bärbar dator med en Intel Core 2 Duo-processor, en 17-tums LCD-skärm och en 120 GB SATA-hårddisk $ 879 på Dell Outlet-webbplatsen. Priset beror på om föremålet har repor och bucklor, om det beställdes nytt och andra faktorer. Och om du inte är nöjd med ditt köp, kan du returnera produkter inom 21 dagar från leveransdatum, med mindre en återbetalningsavgift om produkten inte är defekt.

Om du är en Mac-hängare, säljer Apple renoverade produkter genom sin onlinebutik. Men förvänta dig inte stora besparingar - några av de nyare produkterna är bara $ 200 mindre än detaljhandelspriset. Men i vissa fall kan du spara mycket mer. En ny titt på Apple Store avslöjade en renoverad MacBook Air (med en 1,6-GHz Intel Core 2 Duo-processor, en 13,3-tums blank skärmdisplay, 2 GB minne, en 80 GB PATA-hårddisk och en inbyggd iSight kamera) listad på $ 1499, jämfört med $ 1799 detaljhandel. En renoverad iMac (med en 2,8 GHz Intel Core 2 Extreme CPU, en 24-tums blank bildskärm, 2 GB minne, en 500 GB hårddisk och en inbyggd iSight-kamera) listades till $ 1599, jämfört med $ 2299 detaljhandel.

Apples renoverade produkter omfattas av en års garanti, och du kan också köpa en utökad garanti. Apples renoverade produkter är "ägt ägda", men Apples webbplats hävdar att varje artikel genomgår en "stringent renoveringsprocess före erbjudandet till försäljning". Vissa produkter returnerades, medan andra togs tillbaka på grund av tekniska problem. För att läsa hela listan med renoverade tester och kvalifikationer, besök Apples webbplats.

Amazon.com har en lång lista med renoverade återförsäljare, och webbplatsens säljaren betyg ger dig omedelbart veta vilken typ du hanterar. Säljarna rapporterar också utrustningen med ett betygssystem: Bra, Som Ny, Renoverad, och så vidare. Under Amazonas A-Z Safe Buying-garanti kan säljare låta dig returnera artiklar om de är defekta.

eBay erbjuder också en mängd erbjudanden. Som köpare kan du omedelbart veta om säljaren är skuggig eller ansedd på grundval av användarrecensioner. Leta efter en säljare med en stor positiv feedback, minst 95 procent. Var säker på att tummen genom köparens återkoppling för att se kommentarer innan du dyker in och bjuder. I likhet med Amazon återhämtar eBay köpare, och samhället kommer att starta om någon om de inte är på nivån.

Renoverade system kanske inte omfattas av några garantier, och säljaren kan sälja den till dig "som det är". Det kan vara en mardröm om operativsystemet helt enkelt installeras på en ny hårddisk och enheten sitter fast i datorn. Var noga med att ställa frågor från säljaren innan du köper.

5. Klipp ner på utskriftskostnader

Enligt GreenBiz.com behöver du inte spendera pengar för att vara grön. Du kan spara på papperskostnader om du bara kopierar sidor på båda sidor eller använder föråldrade brevhuvud för inrikes memo. Om ditt kontor för närvarande skickar ut pappersmeddelanden till anställda, försök att skicka in memorierna istället på en central plats (till exempel en bräda nära vattenkylaren) där folk normalt samlas och kommer att se det.

En annan pengarbesparande tips är att använda Skrivarens utkastsläge för att minska användningen av bläck och ersätta bläckpatronerna mindre ofta. Draft-läget är mycket snabbare och använder mindre bläck. När du skriver ut e-post och webbsidor, kolla på ett "skrivarvänligt" alternativ.

Färgpatroner kostar vanligtvis mer, så utskrift i gråskala med endast den svarta patronen kan spara pengar och du byter ut färgpatronen mindre ofta. De flesta skrivare erbjuder massor av inställningar, så kolla skrivarens programvara för att se vilka funktioner som kan spara pengar.

Om du sällan skriver ut, men bläcket är lågt, kan det bero på att skrivaren automatiskt rensar skrivhuvudena. För att undvika detta, skriv ut regelbundet (minst en gång i veckan) för att undvika bläckuppbyggnad.

Se PC World Video, "Spara pengar vid utskrift", för fler idéer.

6. Outsource Work

Många företag saknar en heltids IT-professionell eller har en mycket överbetald person som hanterar nätverket och systemen. Eller kanske har du ett webbprojekt som behöver avslutas eller ett enkelt pressmeddelande du vill ha skrivit, men har inte personalen.

I stället för att anställa en headhunter (vars avgifter kan vara 10-40 procent av en ny hyra första års lön) eller en temporär, använd en av många frilans webbplatser som adresserar alla slags jobbfunktioner och inte kosta en dime. eLance.com är en sorts frilansare marknadsplats där entreprenörer lägger fram resuméer, portföljer, referenser och detaljer om deras arbete. Arbetsgivare kan skicka jobb eller bjuda frilansare att bjuda direkt. eLance testa frilansare på platsen i sina givna kompetensområden för att certifiera sina färdigheter och låta kunderna skicka feedback när jobbet är klart.

Guru.com är en liknande tjänst som låter dig söka igenom en ledig lista över frilansare per kategori, få bud, tilldela arbete, visa portföljer och sedan betala för arbete när det är klart. Varje professionell granskas av tidigare arbetsgivare och rankas enligt feedback. Webbplatsen erbjuder ett brett utbud av jobbkategorier - juridisk, programmering, marknadsföring, CAD, fotografi - och är gratis för arbetsgivare.

7. Använd virtualiseringsprogramvaran

Virtualiseringsprogrammet erbjuder många kostnadsbesparande fördelar, till exempel att konsolidera servrar och minska backup och återställningstid. Och eftersom du kör färre servrar sparar du pengar på din energibrev.

Industristandard VMware erbjuder sina erbjudanden, från sviter för hantering av stora datacenter till VMware Workstation för att köra flera operativsystem på en enda dator. Genom att använda VMware kan du testa nya operativsystem eller prova ny programvara utan risk. VMware Player är tillgänglig gratis, så att du kan importera backupbilder eller dela data.

Microsofts gratis virtuella server och virtuella dator (sök på microsoft.com) kan du testa virtualisering och prova företagets Silverlight virtualiseringsverktyg.

Parallels är en av de mest kända Mac-vänliga lösningarna. Parallels-programvaran körs på Windows- och Linux-värdar, liksom på Mac-datorer med dess Parallels Desktop for Mac-produkt. (VMware har följt efter och erbjuder nu också en Mac-app.) Parallels erbjuder skrivbords-, server- och automationsvirtualiseringspaket med prissättning som är billigare än VMware.

Om du hellre vill gå till öppen källväg är FreeVPS ett genomförbart alternativ till den kommersiella programvaran som anges ovan. Som med vissa andra programvaror med öppen källkod, tillhandahåller FreeVPS inte officiellt stöd, men fullständig dokumentation finns tillgänglig på webbplatsen.

Medan ekonomin kan vara osäker, en kombination av fri programvara, gratis tjänster och lite av kunniga kan hjälpa företag att tvinga in tekniska kostnader.