Förbered din verksamhet för digital katastrof

Obs! Denna artikel publicerades ursprungligen i slutet av september 2012. Men efter orkanen Sandy och ökade oro för katastrofberedskap har vi bestämt oss för att skriva ut den här handboken. Om du har några förslag som inte omfattas av artikeln, vänligen dela dina idéer i en kommentar nedan.

Du behöver inte se svårt att hitta tales om teknisk katastrof. Gauss-viruset infiltrerade tusentals Mellanöstern-PC, där det kunde fånga upp Internetbankuppgifter. Apple iPhones avslöjade vara sårbara för spoofed SMS-meddelanden. Översvämningar utom rivna Western Digitals hårddisktillverkningsanläggningar i Thailand.

Närmare bestämt så skrev författaren Mat Honan sitt digitala liv, men raderades när en hacker använde ett par telefonsamtal för att beställa fjärrkontroll av sin MacBook Air. Honan säger att han förlorat mer än ett års värde av bilder efter brottet - bilder som han självklart inte hade säkerhetskopierat.

[Ytterligare läsning: Så här tar du bort skadlig kod från din Windows-dator]

Dessa incidenter - och till viss del, allt som går fel med ditt tekniska universum - har en sak gemensamt: med noggrann planering kunde offren ha gjort problemen mycket enklare att återhämta sig från.

Visst håller en översvämning som torkar ut din produktionsanläggningen är värre än att förlora några lagrade bebisbilder, men katastrofplanering är avgörande för individer och företag av alla former och storlekar. Den enda verkliga variabeln är komplexiteten i den nödvändiga planeringen. För småföretag är det viktigt att planera för katastrofer så att du inte kommer att bli helt krossad om katastrofen slår. Så här startar du.

Backup

Du kan kraftigt minska de dåliga effekterna av de flesta tekniska problem genom att anta en enda överraskande enkel försiktighet: Säkerhetskopiera dina data.

Du har utan tvekan hört det här rådet innan, men även datoranvändare som har lidit kraschar, skadliga programvaror och andra katastrofer för datadödande är det ofta svårt att komma igång med rädsla för att regelbundna schemalagda säkerhetskopior är för trötta att utföra eller för komplicerade att sätta upp.

Inget av detta är sant idag. Mjuka lösningar och system har förenklat uppgiften att säkerhetskopiera, oavsett om du har en dator eller ett dussin. Här är några strategier du kan börja med.

Lokal USB-säkerhetskopiering

Det här är det enklaste sättet att utföra säkerhetskopior, men det är lämpligt för personer med bara en eller två datorer. Anslut en USB-hårddisk med hög kapacitet till din dator och ställ in ett backupprogram. Windows 7 har en inbyggd-Windows 8 kommer att lägga till filhistorikfunktioner till mix-och rikliga alternativ finns online.

Windows Backup and Restore-verktyget är ganska enkelt att använda.

Synkronisering

En annan strategi är att hålla två datorer synkroniserade så att om man går ner, den andra är tillgänglig så att du kan hämta upp var du slutade. Återigen är detta alternativ endast effektivt för mycket små företag eller i miljöer där alla använder samma maskin. En stor fördel med en synkroniseringsstrategi är att du kan ställa in datorer i olika rum eller olika delar av byggnaden så att om något händer i en del av arbetsplatsen (eller om en tjuven stal utrustning därifrån), är den andra sidan av byggnaden kan fortfarande vara säker. Läs GoodSync för ett solidt synkroniseringsarrangemang.

GoodSync hjälper dig att synkronisera dina data mellan två datorer.

NAS-säkerhetskopiering

När flera datorer behöver säkerhetskopiera, ger ett NAS-system (Network-Attached Storage) utmärkt känsla. En NAS-enhet fäster din router. Du använder då medföljande programvara eller ditt eget backupprogram för att säkerhetskopiera NAS regelbundet. En nackdel: Säkerhetskopieringsprogrammet som ingår i dessa enheter är ofta begränsat, och säkerhetskopiering kan vara så tung att det översvämmer ditt nätverk. Kolla in WD MyBook Live-serien för en stor liten kontors NAS.

Western Digital: s My Book Live NAS-box ger mobilåtkomst till dina filer.

Online-säkerhetskopiering

Om du har gott om Internet-bandbredd, kan säkerhetskopiering på nätet vara det säkraste sättet att skydda dina data mot katastrofer som ett hus eld som förstör allt på platsen. Online backup skickar dina filer (vanligtvis automatiskt) till en avlägsen plats, vilket eliminerar risken för förlust från fysisk stöld, brand eller översvämning i ditt företag. Å andra sidan har vissa online-molnbaserade tjänster blivit utsatta för säkerhetsbrott. Den risken är troligtvis acceptabel för de flesta av oss, men om du arbetar med mycket känslig information som kundkreditkortdata kan du bäst betjänas genom att säkerhetskopiera den här informationen lokalt och säkra på en plats utanför hotellet, till exempel ett värdeskåp.

Antimalware och datasäkerhet

En annan vanlig och ofta ignorerad tips är att installera antimalware-programvara på alla dina företags datorer och hålla den uppdaterad.

Denna åtgärd är inte fruktansvärt besvärlig om du handlar om en enda dator, men saker kan bli komplicerade och dyra om du försöker skydda ett litet företagsnätverk. Eventuellt antal betalda och gratis säkerhetslösningar för en dator finns tillgängliga. Om du har mer än ett fåtal datorer kan du spara pengar genom att välja ett paketpaket med mindre företagssäkerhet. Några av dessa paket är inte mer än ett paket licenser för den enskilda sviten, som var och en måste installeras och underhållas separat. Andra erbjuder en central hanteringskonsol för att driva uppdateringar ut till användarnas datorer och ta emot meddelanden om hot som finns på nätverket. Handla runt för att bestämma det tillvägagångssätt som fungerar bättre för dig.

Fysisk säkerhet

Programvarans säkerhetskrav åt sidan, en boll med en bult kan medföra stora skador på din verksamhet. Därför bör fysisk säkerhet vara ett viktigt övervägande, oavsett om du är en enmansbutik eller ett företag med hundra anställda. Varje företagare vet att låsa dörrarna och installera ett larmsystem om det finns värdefulla tillgångar i lokalerna. Men du bör också vidta specifika åtgärder för att skydda din datorutrustning, förutom att säkra din byggnad.

Kabellås

Kabellås är ett enkelt sätt att öka datorns säkerhet till mycket låg kostnad. Nästan alla bärbara datorer har en speciell Kensington-låsport, och de flesta skrivbord har en metallslinga som sträcker sig från baksidan och genom vilken du kan köra en säkerhetskabel. (Datorer som inte har en låsport kan istället använda ett "universellt" låsningssystem som fäster direkt på chassit.) Anslut datorn till ett skrivbord med kabeln och du har lagt till tillräcklig säkerhet för att motverka de flesta smash-och -grab operatörer. Var noga med att lagra nycklarna till kabellåsarna på ett säkert ställe. Du bör också använda ett kabellås när du tar en bärbar dator ut ur kontoret.

Kensington ClickSafe-kombinationslås kan förankra en bärbar dator till ditt skrivbord.

LoJack-system

LoJack för bärbara datorer är programvara som kör obemärkt i bakgrund men låter din bärbara dator sända sin plats när du rapporterar den som förlorad. Detta hjälper till att brottsbekämpningen lättare hittar datorn och gör det möjligt att torka hårddisken på distans om återhämtning verkar osannolikt. Verktyg som Find My iPhone erbjuder liknande funktioner för smartphone och surfplattform användare. Installera dem innan enheten saknas.

Videokontrollsystem

Kamerans allsynande öga hindrar inte bestämda tjuvar från att bryta sig in på ditt kontor, men fjärrövervakningssystem kan hjälpa dig att fånga dem med råtthänder. Videoövervakning med rörelsedetektering visar en brottsplats i realtid och inspelning av bilder för att hjälpa dig att fortsätta de onda senare.

Logitech Alert videoövervakningssystem är ett bra val för att övervaka flera platser.

Brand, översvämningar och Guds handlingar

Vi har tagit itu med tjuvar, men hur är det med interventioner av överväldigande storlek? De allmänna beredskapstips som beskrivs ovan - särskilt användningen av offsite-säkerhetskopieringar - hjälper till att mildra skador på grund av naturkatastrofer, men några enheter kan göra ännu mer om du är orolig för att en brand eller översvämning kan vispa bort ditt livs arbete.

För digital lagring gör ioSafe en rad externa hårddiskar som är konstruerade för att motstå både eld (upp till 1550 grader Fahrenheit) och vatten (en vattenkolonn på upp till 10 fot i 3 dagar). Håll analoga väsentliga saker som pappersdokument (och utskrifter av väsentlig information) antingen på plats i ett kassaskåp eller i en robust brandfack på platsen. Dessa billiga skyddsåtgärder är väl värda investeringen.

Och självklart bör du inkludera högkvalitativa överspänningsskydd eller UPS på alla högteknologiska produkter för skydd mot strömavbrott och blixtnedslag.

Försäkring

Du kan Byt ut datorutrustning, men det kostar pengar. Och om ditt företag är ute av kommission för en månad eller två medan du bygger om igen, kommer du inte att tjäna någonting under vägen. Det problemet kan förstöra ett företag som kan tåla den fysiska skada som orsakas av en katastrof.

Försäkring är i allmänhet den bästa skyddet mot ekonomisk ruin. Standard egendom försäkring kommer att täcka förlust av hårdvara, men affärsavbrott försäkring är viktigt om du vill ha ett säkerhetsnät för att bevara ditt företag mot förlorad försäljning.

Uppföljningsplanering

En annan komponent i ditt lilla företag måste skyddas: du. Vill du att ditt företag fortsätter att fungera när du har blandat bort den här dödliga spolen? Om planen är att stänga av det, hur kommer det att hända? Hur ska löpande ägarfrågor bestämmas? Vem ska köra showen?

Det här är komplicerade problem som alla småföretagare borde diskutera med en kvalificerad fastighetsplanerare för att lösa, och några protégés blir preparerade att ta över när du är borta måste du vara medveten om planerna i god tid. Programvara som Quicken WillMaker skrider en person genom grundläggande fastighetsplanering. Det är ett seriöst ämne, men tack vare skapandet av en vilja och en följdplan när du är ung och frisk är det mycket bättre än att vänta tills du ligger i en sjukhusbädd. Gör det en prioritet att skapa en kontinuitetsplan (eller en upplösningsplan, om du inte kommer att vidarebefordra verksamheten till en arving) och se om det årligen för att se till att det är snus.