Kraft genom scheman med 21 Google Kalender-tricks

Kanske laddar du genom dina planer med Patton-liknande precision, planerar allt till en minut. Eller, som Marilyn Monroe, kanske du "varit på en kalender, men aldrig i tid". Det spelar ingen roll vilken metod du använder. Google Kalender kan passa din stil.

Tjänsten är tillgänglig var du än än, och det erbjuder granulära kontroller för typ A-personligheter samt färgkodning för stilmedvetna. Det är även socialt medvetet, så att du kan lägga till kalendrar utanför din organisation och att involvera ditt sociala nätverk i händelser. Men du kommer sannolikt att förbannas då och då när den fryser (även om Google garanterar 99 procent uppetid), eller när kalenderlössen gör att du saknar ett möte.

Du kommer åt de flesta av följande tips via växelsymbolen ovanför din kalender.

Den här guiden hjälper dig att ta kontroll, oavsett om du är en Google Kalender-nybörjare eller en strömanvändare. De flesta tipsen gäller både gratis Google Kalender och den som medföljer en betald Google Apps for Business-prenumeration.

Inte alla användbara genvägar är officiella funktioner. Google bryter ständigt nya sammansättningar, så besök dess Labs för att hitta unika verktyg. Till skillnad från med skrivbordsprogram kan Google utöka nya funktioner närhelst den gillar.

Arbeta snabbare och fokusera

1. Använd tangentbordsgenvägar

Rör inte för musen eller pekplattan. Google erbjuder en lång lista med genvägar som kan spara tid. De flesta är ganska intuitiva; För att börja med, tryck på bokstaven C på tangentbordet för att skapa en händelse. För mer, kolla in hela listan med genvägar.

2. Hitta något datum i skynda

Hoppa direkt till dagen när du behöver planera.

Behöver du veta vad du gjorde förra sommaren, eller vill du förhindra konflikter för framtida planer? Vada inte genom veckorna för att hitta ett visst datum. Besök Labs från växelsymbolen, aktivera "Hoppa till datum" och klicka sedan på Spara. Nu visas verktyget "Hoppa till datum" till höger om din kalender, och du kan stansa på någon dag för att göra just det.

3. Anpassa kalendernavigering

Använd din minikalender.

Det är inte direkt uppenbart att du kan se din kalender mer än den dag, vecka, månad eller 4 dagars synpunkter som Google visar, men du kan. Gå bara till minikalendern till vänster om huvudkalendern och markera tidsramen - till exempel två veckor - som du vill se. Din huvudkalender justeras omedelbart. Vad händer om du alltid föredrar att räkna dina dagar i en ovanlig tid, till exempel tre veckors inkrement? Klicka på kugghjulsikonen från kalendersidan och ändra i de allmänna inställningarna både "Standardvy" och "Anpassad vy" till 3 veckor. När du har sparat ser du 21 dagar i taget när du öppnar din kalender.

4. Vad finns på din dagordning?

Se dina kommande planer i en färgstark textlista.

Om du är en kraftanvändare med massor av delade kalendrar och möten kan dagvyn vara svårt i ögonen. Du kan hämta en vanlig textlista med händelser för dagen framåt genom att klicka på knappen Agenda ovanför din kalender.

5. Dim mindre viktiga händelser

Carpe diem! Vem bryr sig vad som hände förra veckan? Varför låt den veckovisa påminnelsen om att byta skräp dominera din kalender? Du kan göra förbi och upprepa framtida händelser ser lite mindre levande ut. Klicka på kugghjulsikonen och på sidan Kalenderinställningar hitta "Händelse dimming". Kontrollera en eller båda av rutorna Dim past events och Dim recurring future events. (Å andra sidan kan det här alternativet inte vara för dig om du tenderar att glömma tisdagens försäljningsmöte.)

Nu är dina mest akuta påminnelser och möten mörkare än andra.

6. Dölj helgerna

Du använder Google Kalender bara för arbete, så tuck lördag och söndag ur sikte. Du kan visa bara måndag till fredag ​​genom att klicka på kugghjulet och välja Dölj helgerna på sidan Allmänna inställningar.

7. Minimera alla dagens händelser

Företagets utelämnade kalenderposter är höga utrymmen högst upp på arbetsdagen. Få dem ur vägen: Hitta bara den lilla triangulära pilen som visas nedan och till vänster om veckans första dag och klicka på den. Nu ser du en synopsis, som "19 händelser ", istället för en hög med text.

8. Håll båda jobbet och spela till hands

Vänd mellan dina Jekyll- och Hyde-kalendrar.

Om du hellre inte vill ha privata händelser i arbetsveckan, kan du enkelt växla mellan ditt hem- och arbetskalender. Säg att du redan är inloggad på ditt Google Apps for Business-konto. Klicka på din e-postadress i det övre högra hörnet på Google Kalender-sidan och välj Lägg till konto. Ange detaljerna för din privata Gmail-adress. Nu när du klickar på din e-postadress i det hörnet ser du båda identiteterna där och du kan enkelt byta mellan de två kalendrarna.

Gör schemaläggning smartare

9. Schemalägg en händelse med en en-liner

Google Kalender kan förstå något av ditt språk, vilket innebär att du kan lägga till en händelse med en rad text, och du behöver inte krångla med hela formuläret Skapa händelse. Börja med att klicka någonstans i din kalender och fyll i textfältet. Som Google föreslår tycker du som en reporter och tillhandahåller "vem", "vad", "var" och "när" i en fras. Du kan till och med konfigurera återkommande händelser genom att till exempel lägga till "den tredje torsdagen i varje månad". Som vanligt varar en händelse en timme om du namnger en starttid utan en sluttid, eller det varar hela dagen om du inte " t lista en gång alls.

Tänka som en reporter: Skapa en händelse i en fras.

10. Se när en kollega är tillgänglig

Utvid rullande menyn Övriga kalendrar till vänster om din kalender. Du får se en lista med kalendrar från tredje part om du redan har lagt till några. Om ditt företag använder Google Apps for Business, bör du kunna lägga till medarbetare kalendrar. Börja med att skriva någon annans e-postadress, och Google försöker autofyll resten. Välj antingen en e-postadress eller helt stava ut den, och den personens färgkodade möten kommer plötsligt att visas i din kalender.

Visa någon annans händelser hjälper till om du behöver röra basen ofta.

11. Kontrollera om alla kan träffas - i rummet med utsikten

Hyr Smart Rescheduler som din personliga assistent.

När det är viktigt att alla händer är på däck, är det här verktyget en gudstjänst. Klicka på kugghjulsikonen för att besöka Labs. Bläddra ner, välj Aktivera för Smart Rescheduler, och klicka sedan på Spara. Tillbaka till din kalender, välj det viktiga mötet. Se till höger om din kalender för Smart Rescheduler-modulen och klicka på Hitta en ny tid. Google laddar lagets kalendrar och visar allas tillgänglighet på en gång. Den visar även hur lång tid det är för personer i andra tidszoner. Om ditt företag använder Google Apps for Business, ser du också förslag till lediga rum i byggnaden.

12. Dölj händelser du inte deltar i

Bli inte förvirrad av en långvarig kalenderpost för ett möte som du hoppar över. Klicka på kugghjulsikonen och på fliken Allmänt i Kalenderinställningar, säg bara Nej till "Visa händelser du har avböjt". Omedelbart under det här alternativet ser du en annan inställning för att hjälpa till att städa upp din kalender. Som standard, när du får en händelseinbjudan, pekar Google in den. Men du har andra alternativ under "Lägg automatiskt till inbjudningar i min kalender", inklusive valet att inte se dessa händelser om du inte har accepterat inbjudan. Glöm inte att klicka på Spara.

Du behöver inte hålla konfabbarna som du hoppar över på din agenda.

13. Låt Google Kalender RSVP för dig

Om du hellre inte vill slösa bort tiden som svarar på nej till något möte som händer när du är predisponerad, sparar det här verktyget tid. Besök Labs efter att ha klickat på kugghjulsikonen, aktivera "Avsluta händelser automatiskt" och spara. Nästa gång någon inbjuder till något som händer när din kalender bokas, får de ett omedelbart svar.

14. Missa inte nästa möte

Håll dig på spår med den här lilla kryssrutan.

Visas du ofta omedvetet sent? Är din chef börjar märka? Blara en påminnelse för ditt nästa möte i stora fetstil genom att lägga till en modul i din kalender. Du hittar det genom att besöka Labs från växlingsmenyn och aktivera "Nästa möte".

15. Se vem som är ledig eller upptagen

Lägg till medarbetare till din lista "Gratis eller upptagen".

Detta tips är användbart om du ofta träffas med samma person och redan delar en kalender med den medarbetaren. När du aktiverar tillägget "Gratis eller upptagen" (från rullgardinsmenyn väljer du Labs), den modulen visas längst till höger i kalenderen. Skriv in din kolas e-postadress, så får du ett statusmeddelande som alltid är "gratis" eller "upptaget". Inte längre gå ner i hallen till sitt tomma kontor.

Hantera flera platser

16. Visa två tidszoner

Låt Pacific och Central Time samleva i din kalender.

Säg att du delar månaden mellan San Francisco och Chicago. Du kan lika väl veta vilken tid det är i båda städerna en överblick - och din kalender kan hjälpa till. Klicka på kugghjulsikonen och välj Inställningar. Under fliken Allmänt ser du din nuvarande tidszon, Stillahavsområdet. Om du vill lägga till Central tid klickar du på Visa en extra tidszon och väljer Central i rullgardinsmenyn. Tillbaka på din kalender ser du tiderna för både vänstra kusten och den tredje kusten visas nu sida vid sida.

17. Hantera flera tidszoner

Din utvecklare är i Ho Chi Minh-staden, din designer är i Reykjavik, och din investerare är i Palo Alto. Om du behöver spåra ett ton tidszoner på en gång tar Google Kalender världsklockan upp mindre utrymme än det som beskrivs i föregående tips. Lägg till klockan genom att besöka laboratorierna från kugghjulsikonen. Bläddra ner och välj Aktivera bredvid "Världsklocka". Från modulen som visas på din kalender kan du lägga till Indokina Time och Greenwich Mean Time tillsammans med din nuvarande Pacific Time.

18. Vet vädret

Låt Google kolla vädret för dig.

Nu vet du vilken tid det är i Chicago, men vad ska du bära där? Låt din kalender göra prognosen. Klicka på kugghjulsikonen och i Allmänna inställningar bläddra ner för att ange din postnummer. Under det här fältet väljer du Celsius eller Fahrenheit under "Show weather based on my location". När du har klickat på Spara ser du ikoner som stormskyer eller en ljus sol under dina händelser under hela dagen. Klicka på stormmoln för dagens detaljer - och ta reda på dina galoscher.

Anslut din kalender med världen

19. Lägg till kalendrar från hela webben

Hämta ditt spel i kalendern.

Google Kalender använder iCalendar-formatet, vilket gör det enkelt att dela dina kalendrar och prenumerera på andra människors kalendrar. Om du planerar din arbetstid runt Green Bay Packers, klicka till exempel på den lilla pilen till höger om andra kalendrar och välj sedan Bläddra bland intressanta kalendrar. Klicka på alternativet Sport och hitta ditt lag. Du kan också söka på webben för ett ämne som intresserar dig och lägg till "ICS" eller "ICAL" på frågan. Bland resultaten kan du hitta en webbsida med ett alternativ för att lägga till relaterade händelser i din kalender. Så länge du är inloggad på ditt Google-konto, är alternativet bara ett klick eller två borta. Återgå till listan Övriga kalendrar för att tilldela en nyans till varje kalender (klicka på den lilla pilen bredvid vilken kalender som helst i listan), så att du kan skilja mellan dem på ett ögonblick.

20. Planera händelser från ditt sociala nätverk

Kanske använder du redan Google+ för arbete, till exempel för att hålla videokonferenser på Hangouts. Om du har byggt upp tillräckligt med kontakter på det nätverket kan det vara till nytta för planeringen av din stora lanseringshändelse. På din sida i Google+ hittar du det tomma fältet Dela vad som är nytt och klickar på kalenderikonen till höger. Skriv sedan in detaljerna för din händelse. (På den här tiden har Google+ inte naturliga språkfunktioner, så du kan inte bara stava ut "Fundraiser nästa tisdag kl 19.00.") Bjud in någon eller alla dina kontakter eller kontaktgrupper i "Bjud in … innan du klickar på Bjud in, välj en bild för att klä upp händelsen. Du kan också integrera Facebook-händelser med Google Kalender: Från din Facebook-händelse, börja med att klicka på Facebooks växelsymbol och välj Exportera händelser.

21. Dela din kalender

Kanske lanserar ditt företag en veckovis YouTube-show, eller bläcket torkas bara på din bokresa. Spara dina fans genom att publicera sådana händelser och göra din kalender tillgänglig för allmänheten. Under din mini kalender klickar du på den lilla pilen bredvid "Mina kalendrar" och väljer sedan Skapa en ny kalender. Fyll i alla fält och välj Dela den här kalendern med andra, sedan Gör den här kalendern offentlig. (Om du föredrar kan du begränsa delningen här till enskilda personer eller grupper i ditt företag.) När du är klar, lägg till en länk till din kalender från din webbplats och glöm inte att dela den på Facebook och Twitter: Du kan ta tag i inbäddningskoden och webbadressen för din nya kalender genom att besöka Inställningar från menyn som visas när du klickar på pilen bredvid kalendern.