MS Office-strider Google i molnet

När Microsoft släpper ut nästa version av produktivitetspaketet, Office 2010, kommer det att vara ett mycket annat konkurrenslandskap än det som Office 2007 mötte i slutet av 2006.

Tidigare Google Apps hade begränsad tillgänglighet, och knappast någon hade hört talas om hosted applikationsleverantör Zoho. IBM hade ännu inte släppt sin programvara med fri produktivitet, Symphony, och medan många tyckte om ideen om OpenOffice.org, behöll kompatibilitetsproblemen med andra program den på marginalerna i de flesta vanliga kontorsmiljöer.

Sakerna har ändrats sedan dess, med Google mer än något annat företag som utgör ett verkligt hot mot Microsofts kontorsfäste. På mer än två år har Google Apps gjort framsteg på företagsmarknaden, särskilt bland småföretag som inte behöver alla avancerade funktioner för Office-funktioner och som föredrar Googles US $ 50 per användare, per årspris.

[Ytterligare läsning: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Google Apps - som har mycket av den funktionalitet som de flesta företagsanvändare behöver i Office men lägger till delning av dokumentdelning och samarbetsfunktioner Office har inte - används nu av hundratals tusentals företagsanvändare, sade Google-talesman Andrew Kovacs.

Och småföretag är inte de enda som använder Google Apps; Företaget räknar med några stora företag, som Motorola, Genentech och Sabic (tidigare GE Plastics) som kunder, som alla har tiotusentals anställda som använder värdtjänsten.

Microsoft är medveten om det växande hotet och kommer att motverka det i Office 2010, som för första gången kommer att innehålla webbaserade versioner av sina mest använda produktivitetsapplikationer, Word, Excel, PowerPoint och OneNote.

Företaget anser att det genom att erbjuda val till sina kunder kan behållas Office-skrivbordsbrukare som kan tänka på en övergång till en webbaserad applikation eller vinna tillbaka några kunder som redan kan använda Google Apps.

I en intervju sa Stephen Elop, presidenten för Microsoft Business Division medan tillströmningen av alla dessa nya webbaserade konkurrenter till Office är ny, är själva paketet inte en främling för konkurrensen.

Innan Office konkurrerade med Google Apps och andra konkurrerade den sig med sig själv i form av piratkopior som personer var Gett ing från varandra, sa han. Faktum är att fler använder sig av gratis Office-versioner än att använda Google Apps, vilket bör ge ett visst perspektiv på företagets nuvarande dominans på produktivitetsmarknaden.

"Vi har väldigt bra sätt att fler människor använder gratisversioner av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, vad har du - långt mer än vad Google har eller vill länge använda Google-applikationerna, säger Elop. "Av de 500 miljoner exemplar av Office som används idag har hälften av dem betalats. Den andra hälften har varit gratis. Det är klart att jag tippar en hatt till personer som kan låna programvara."

Elop sa att inkluderingen av Office Web Apps kommer att ge Office-användare möjlighet att samarbeta och dela program via webben, vilket är en av anledningarna till att vissa Google Apps-företagsanvändare har sagt att de föredrar att använda de webbaserade applikationerna istället för skrivbordspaketet.

"När du använder Office 2010 kan du arbeta inom Word 2010 och säga," Hej, lagrar jag dokumentet lokalt eller lägger jag upp det i en molnbaserad miljö i SharePoint eller skickar jag det till webben?' - alla dessa typer av saker samlas på ett sätt som är meningsfullt för användaren och tillåter företaget att dra fördel av några av dessa produkter, säger Elop.

Googles Kovacs sa att Microsoft saknar punkten, Men när det pratar om Office Web Apps som "lättvikts" versioner av mer robusta Office-applikationer.

I stället för att försöka ta skrivbordet med att använda Office på webben med Google Apps, sa Kovacs att Google försöker "ompröva sätt människor samarbetar, "ger dem en plats som låter dem redigera och dela dokument och kommunicera med varandra när de jobbar på dem tillsammans.

"Vi tittar inte på [Google Apps] som lättviktsversioner - vi ser dem som mer kraftfulla, vilket gör det möjligt för människor att vara mycket mer produktiva", sa han.

Tidiga Google Apps-användare tenderar att vara överens med Kovacs; De flesta använder satsen tillsammans med en version av Office för att komplettera den, inte ersätta den, och det är de samarbetsfunktioner som de tycker mest attraktiva.

"Vi använder fortfarande Microsoft Word och Excel när du skapar dokument, men om det finns en dokument som produceras som behöver samarbeta eller sprida sig över hela företaget, går det vanligtvis via Google Docs, säger Andrew Johnson, CIO i SF Bay Pediatrics, en läkares övning med kontor i San Francisco och Mill Valley, Kalifornien. öva med ett Google Apps-kalkylblad som receptionister på båda kontor använder som en del av deras dagliga arbetsflöde för att svara på frågor eller tillhandahålla schemaläggningsinformation till patienter. Det är möjligheten att direkt meddela varandra inom applikationen som gör den så användbar, säger Johnson. Kari Barlow, biträdande vice president för University Technology Office vid Arizona State University, sa att Microsoft Office alltid kommer att föredras av vissa användare som behöver sina mest avancerade funktioner. "Det kommer alltid att vara avancerade [Office] -användare som behöver pekartabeller för kollaps eller kalkylblad, men det är inte alla", sa hon.

ASU ersatte ett hemgrannat e-postsystem för sina studenter för flera år sedan med Google Apps, och en del av fakulteten har sedan övergått från universitetets Exchange-e-post-e-postsystem för e-postadresser för att använda Gmail och samarbetsfunktionerna i Google Apps.

Barlow prissätter också realtidssamarbete. "Synkron redigering av ett enda dokument, med flera personer samtidigt som du redigerar dokumentet, förmågan att dela den med en person, en grupp människor, en domän, världen - det är väldigt enkelt och enkelt", sa hon.

Från dessa tidiga användningsfall är Elop troligen rätt att inte vara oroad över att Google Apps kommer att slå Office ut ur sin dominerande position, eftersom många organisationer fortfarande är beroende av Microsoft-sviten för tung lyftning. Mer än 80 procent använder det fortfarande mer än någon annan produktivitetssvit, enligt de senaste siffrorna från Forrester Research.

Men som företag granskar närmare kostnaderna för IT och inser att funktionaliteten som tillhandahålls i en webbaserad samarbetssats som Google Apps passar många av sina användare, Office kommer att bli mindre av ett måste-applikationsföretag över hela världen, säger Forrester-analytiker Sheri McLeish.

Eftersom företag sorterar sina användare enligt produktivitet och samarbetsfunktionalitet de behöver, kommer det slutligen att betyda färre Office-licenser, och kan leda till några företag som inte behöver Offices robusta funktionalitet för att så småningom överge det helt, säger hon.

Microsofts Elop hävdar att Office Web Apps utesluter att människor gör det. Han sa att befintliga Office-användare sannolikt kommer att gå till Microsofts Office Web Apps före en konkurrerande tjänst på grund av det gemensamma användargränssnittet och varumärket.

Men McLeish sa att Office Web Apps faktiskt kan vara mindre intuitivt för kontorsanvändare än några av sina konkurrenter, och att det faktiskt kan vara enklare för någon att använda Google Apps eller Zoho om de redan är bekanta med Office.

"När det gäller Web Apps, för att komma åt dem måste du registrera dig för Windows Live Spaces," sa hon, som för närvarande har mer än 100 miljoner användare. "För personer som är bekanta med denna miljö och Windows Live SkyDrive … kan det hända att Office Web Apps kanske inte är komplex för att navigera. Men för personer utan erfarenhet på denna webbplats kommer det definitivt att vara lite av en inlärningskurva."

Google och Zoho, å andra sidan är "väldigt lätt att komma igång idag", sa hon och krävde bara ett steg för att registrera sig innan någon kan arbeta på ett dokument eller kalkylblad.

Den nuvarande situationen ställer definitivt scenen för en konkurrenskraftig uppgörelse när Office 2010 och Office Web Apps slog marknaden tidigt nästa år, sa McLeish. "Alternativen mognar, blir mycket mer genomförbara alternativ för organisationer som vill spara pengar," sa hon. "Det kommer att bli mycket mer konkurrenskraftigt för Office 2010."