HyLighter hjälper grupper att samarbeta på dokument

Samarbeta med andra medlemmar i ditt lag Att skapa och ändra dokument är ett vanligt affärsbehov. Men vad är det bästa sättet att hantera denna uppgift? En ny samlingstjänst på nätet, kallad HyLighter, låter dig använda färgkodning för att markera annoteringar, som tjänsten spårar separat från originalet.

Produkter som är utformade för att tillgodose behoven hos personer som samarbetar på dokument har funnits i ett tag. Ett känt exempel är Microsoft Words Track Changes-förmåga; introducerades för flera år sedan, låter användarna markera ett Word-dokument med kommentarer och förslag till ändringar som andra medarbetare kan acceptera eller avvisa.

Många kända webbtjänster ger mycket flexibla alternativ för dokumentsamarbete, inklusive tillgång till delade dokument. Microsoft Office Live och WebEx WebOffice kan till exempel låta dig ladda upp dokument till en privat webbplats för att dela, granska och ändra. Basecamp tillhandahåller en online Writeboard för dokument samarbete, samt enkla projektledningstjänster.

HyLighter, för närvarande i beta-test, specialiserar sig endast i dokument samarbete. Det ger fördelar otillgängliga i mer generiska onlinedelningstjänster - framför allt ett intuitivt färgkodningssystem som belyser områden som berör företagsgruppen.

HyLighter spårar kommentarer och föreslagna ändringar separat så att de inte döljer originaldokumentet. Faktum är att du inte kan ändra dokumentet själv inom HyLighter, vilket kan göra det olämpligt för vissa användare. Men i situationer där spårningspersonalens problem är viktigt, kan det vara ganska praktiskt.

HyLighter gjorde felaktigt den små bokstaven c under det här importerade PDF-dokumentet.

HyLighter är ett pågående arbete, så jag rekommenderar inte att förlita sig uteslutande när du arbetar med viktiga dokument var beredd att använda något annat om du stöter på diificulties med den. Tjänsten säger till exempel att den stöder dokument i Word, PDF och HTML-format, men vissa PDF-filer som jag laddade upp till tjänsten har inte gjort fullständigt trovärdigt. (HyLighter bekräftar att vissa flerfärgade PDF-filer med inbäddad grafik, som den i skärmbilden som visas ovan till vänster, kanske inte visas korrekt.)

Å andra sidan visas Word-dokument felfritt. HyLighter säger att det planerar att stödja annotering om grafik, ljud och videofiler så småningom.

Hur HyLighter Works

HyLighter känner igen två typer av användare: dokumentets upphovsman och inbjudan - personen som upphovsmannen ber att delta i samarbetet. Korta animerade tutorials på HyLighter s webbplats förklarar båda användarrollerna mer detaljerat.

Upphovsmannen startar processen genom att anmäla sig till tjänsten och ladda upp ett dokument. Jag gick in i ett mindre problem första gången jag försökte anmäla mig: Jag fick inte bekräftelse via e-post. Men vid ett andra försök följande dag lyckades jag.

När du är inloggad ser du ett extra gränssnitt. Överst är menyalternativ för åtkomst till dokument som du kommer från och dokument som du har blivit inbjuden att samarbeta med. En ruta på höger sida innehåller länkar för att ändra din profil och för att importera dokument som du vill arbeta med i HyLighter.

Importera dokument är enkelt. Du anger en dokumenttitel, hittar filen på din dator, tilldelar den upphovsrätt (säker, väntande eller ej) vald från en rullgardinsmeny, ange en beskrivning om du vill och ange e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in som samarbetspartners.

Varje inbjudan mottar ett e-postmeddelande som begär input på dokumentet. Innan du arbetar på ett dokument måste bjudaren skapa ett HyLighter-konto.

Kommentarer, ändringar

När du har laddat upp ett dokument från datorn till onlinetjänsten (som tar några sekunder) kan du starta anteckna det.

HyLights färgstänger liknar riktiga höjdpunkter som appliceras med färgade markörspennor: De döljer inte texten. Gula staplar markerar passager där du har kommenterat, blåa indikerar kommentarer från andra och gröna signaler av gemensamt intresse. Mörkare nyanser av blått eller grönt visas när samarbetarna visar särskilt starkt intresse för ett segment - till exempel när flera deltagare lämnar kommentarer om samma text.

Kommentarer visas i en ruta till höger om dokumentet. Varje kommentar visas under författarens namn och med en liten lådformad ikon till höger om författarens namn blir relevant markering röd. Andra små ikoner låter dig ersätta, lägga till eller ta bort kommentarer.

När du lägger till eller ersätter kommentarer visas en enkel textredigeringsruta som erbjuder några vanliga formateringsalternativ som för fetstil och kursiv. Du kan infoga länkar till webbplatser eller data på en extern server - t.ex. videoklipp från YouTube - men du kan inte ladda upp externa data till HyLighter själv.

Knappar som ligger ovanför kommentarfältet gör ytterligare dokumentbredd funktioner tillgängliga. En låter dig skapa en G-note - en allmän kommentar som inte är länkad till ett visst område i dokumentet. En jämförelseknapp gör att du kan ange vilka kommentarer du ser - din egen, säg eller bara kollegor.

När samarbetet är klart kan du trycka på Exportera för att exportera dokumentet och kommentarer till en HTML-fil, till synes begränsa tjänstens användbarhet. (HyLighter planerar att inkludera stöd för export till RTF, PDF och eventuellt Word-format i framtiden.)

I medeltiden föreslår HyLighters hjälpfil en lösning som använder Easy View-knappen: Klicka på den för att skapa ett smalare fönster där det markerade dokumentet visas i den övre rutan och kommentarerna i nedre rutan. Om du inte har en väldigt liten skärm har du tillräckligt med utrymme för att öppna din dokumentskapande app (Word, till exempel) i ett andra smalt fönster bredvid fönstret Easy View. då kan du göra ändringarna manuellt. Självklart är detta inte ett effektivt sätt att arbeta.

Är HyLighter värt det?

Jag tycker om det sätt som HyLighter separerar kommentarerna från dokumentet. De flesta webbaserade samarbetsverktyg ändrar själva dokumentet, och som följd, när många användare är involverade, kan avsikt och ton i den ursprungliga texten gå vilse.

Om bara en eller två personer granskar ditt dokument, Risken för att drunkna i kommentarer kan vara mycket liten. Samtidigt kan det extra arbetet med att överföra kommentarer och ändringar i originaldokumentet vara en stor nackdel.

HyLighter är gratis att använda under beta-perioden och tjänsten visar ett verkligt löfte. Om du behöver samarbeta på dokument rekommenderar jag att du prövar det för att se om det passar din stil.

När den sista versionen av HyLighter visas kommer den att vara tillgänglig som ett program som användare kan installera på sin server, som såväl som att vara en värdtjänst. Prissättning har inte fastställts.

Richard Morochove är en IT-konsult och författare. Skicka honom frågor om att använda teknik i din anslutna små till medelstora företag via e-post. PC World kan redigera din fråga och kan inte garantera att alla frågor kommer att besvaras.