Windows

Så här gör du med medförfattare och samarbetar på Excel-arbetsböcker samtidigt

Seminarium om cirkelns betydelser

Seminarium om cirkelns betydelser

Innehållsförteckning:

Anonim

Online-co-authoring är en tjänst där du och dina kollegor kan arbeta i samma dokument. Vanligtvis sparar dokumentet automatiskt och ändringar som gjorts av andra medförfattare är synliga inom några sekunder. Det gör det enklare att arbeta med dokument med hjälp av molnteknik. Microsoft Office 2016 har gjort det möjligt för realtidssamarbete, en funktion som verkar vara ganska framgångsrik på marknaden. Det började med att möjliggöra medförfattande på Words stationära version, och nu har Live-samarbete varit huvudpunkten för Microsoft Office. I stället har de flesta användare helt ändrats till online-medförfattande istället för att skapa och dela dokument via e-posten.

Medförfattare och samarbeta i Excel

För att börja med lagsamarbete och medförfattande med Excel, gör du kan använda följande steg:

1] Se till att du har en aktuell version av Windows och Office 365-prenumerationen. Du skulle använda dessa filformat:.xlsm,.xlsx eller.xlsb-filer. Om du har ett annat format kan du ändra det genom att öppna filen genom att klicka på Arkiv> Spara som> Bläddra> Spara Som Typ och ändra sedan formatet till tillämpliga typer.

Om du inte har en prenumeration kan du fortfarande samarbeta genom att skapa dokument online genom att logga in på din personliga OneDrive. Funktionen är dock begränsad.

2] Skapa eller ladda upp ett kalkylblad på SharePoint , OneDrive eller OneDrive for Business .

3] Om du har valt att ladda upp en fil klickar du bara på filnamnet och arbetsboken öppnas i en ny webbläsare.

4] Klicka på alternativet Redigera i Excel . Om du får en uppmaning att välja en version av Excel väljer du Excel 2016.

5] När filen öppnas och du ser att den fortfarande finns i Skyddad vy klickar du bara på Aktivera redigering för att kunna göra ändringar i filen.

6] Klicka på knappen Dela i övre högra hörnet av fönstret. I rutan Bjud in personer skriver du bara in e-postadresserna till dina gruppmedlemmar till de personer du vill samarbeta med. Separera varje e-postadress med en halvkolon. Välj Kan redigeras och fortsätt sedan för att klicka på knappen Dela .

7] De personer som du har delat filen med skulle få ett e-postmeddelande med länken till filen och tillgång till att öppna den. Som medförfattare måste de klicka på Redigera arbetsbok och välj sedan Redigera i Excel.

8] När du öppnat filen ser du din inbjudna medarbetares avatar eller bilder i övre högra hörnet av Excel-fönstret. De brukar visas antingen med sin egen sparade bild, avatar eller i bokstav G vilket betyder "gäst" eller initialerna i deras namn om det inte finns några profilprofiler. Dina val skulle vara markerade i grönt medan andra människors val skulle vara i andra färger som blå, röd, gul eller violett.

När du klickar på avataren kommer du att dirigeras till var den andra personen för närvarande arbetar på kalkylblad. Hans närvaro kan märkas med en blinkande färgad markör. Nu kan du redigera dokumenten samtidigt med medförfattande på kalkylblad, vilket gör att det går snabbt och enkelt att arbeta på projekt.

Automatisk lagring vid medförfattande på MS Excel

Automatisk lagring är en funktion som standard aktiverad på alla dokument som är avsedda för medförfattande eller på annat sätt på OneDrive. Det sparar ändringarna i dokumentet i sekunder, ibland i en bråkdel av en sekund.

Val av andra användare

Användare som använder Microsoft Excel eller Excel online skulle kunna se andra användare på en lista överst. De andra användarnas val och text skulle vara synliga i olika färger. Användare som har andra versioner av MS Excel skulle inte kunna använda den här funktionen.

Meddelanden "Uppdaterad rekommenderad" och "Uppladdnings misslyckad"

Om du får dessa felmeddelanden medan du automatiskt räddar och utkasten är olagrade kan du överväga att kopiera länken på en annan flik och trycka på Enter. Kom ihåg att göra detta när du är säker på att internet är anslutet.

Två användare ändrar samma sak på dokumentet

När två användare ändrar samma sak genom att automatiskt spara eller klicka på spara sparas den senaste ändringen. För att underlätta det, tillåter Excel online en kommentarsektion för att diskutera detta bland användare. Det fungerar som en chattlåda.

Läs nästa : Excel Tips & Tricks.