Hur man skapar grafer från grunden med MS Excel 2013

Ha en presentation på jobbet / skolan med grafer och du har ingen aning om hur du gör dem? Tja, steg 1 skulle vara att andas och lugna lite. Och nästa steg skulle vara att inse att behärska grafer på Microsoft Excel faktiskt inte är så svårt.

Om du har dina data rätt kan du bara ordna dem i valfritt antal rader och kolumner och få en grafisk representation av dina data. Så här gör du.

Plotta dina axlar

Som alla andra MS Excel-trick måste du börja någonstans. Öppna ett tomt Excel-ark och bestäm dina X-axlar och Y-axeldata. För mitt exempel har jag valt år v / s inflation% för varje år. Det är slumpmässiga nummer, men du bör få en uppfattning om hur du kan integrera detta i din egen graf.

Det är bäst att ge ett namn till diagrammet som kanske eller inte kan vara en del av en större presentation. Jag har angett namnet (diagram: År v / s inflationen%) precis under mina data, men du kan göra det var som helst.

Skapa genom att välja

När dina data är klara, klicka på Infoga- fliken från alternativen överst och fundera sedan på en minut för att se vilken graf som passar bäst för din presentation. Om du är osäker kan du ändra det senare, så låt oss inte oroa oss för mycket nu.

När du klickar på ett diagram är grundidén att sortera data på X- och Y-axlarna som planerat. Så högerklicka på utrymmet som skapas när du klickar på diagrammet och väljer Välj data.

Om du har något i rutan med titeln Legend Entries (Series), välj det och tryck på Ta bort. När det är tomt, gå vidare och klicka på Lägg till och välj här serienamn som namnet på diagrammet, som jag hade namngivit som diagram: År v / s Inflation%.

Nästa är att välja X-värden och Y-värden för serien och det kan enkelt göras genom att välja data från respektive kolumner. Se till att du bara väljer data och inte namnet på kolumnen. När alla tre är markerade, tryck på OK- knappen och voilà, så har du din graf redo.

Redigera grafer

När din graf är klar kan du redigera den ytterligare efter din smak. Om du håller muspekaren över den ser du 3 alternativ till höger om diagrammet. Den första är Chart Elements som låter dig lägga till eller ta bort saker du inte gillar. Om det till exempel är en lång graf med ökande komplexitet kan det vara vettigt att hålla rutan Data Labels markerad, eftersom detta kommer att indikera värden på själva diagrammet.

Om du behöver ändra utseendet på din graf kommer det andra alternativet, Style, att vara praktiskt. Genom att flytta över några av dessa alternativ får du en snabb uppfattning om hur din graf kommer att se ut i slutändan. Detsamma kan göras genom att klicka på DESIGN- alternativet uppifrån och klicka på olika alternativ, som visas nedan.

Om du vill förbättra det ytterligare, gå tillbaka till toppen, klicka på Design och klicka sedan på Snabblayout och prova sedan några layouter som kan passa dina behov. Om du vill att axelnamnen ska markeras, har jag upptäckt att layout 3 är mest användbart. Det finns fler alternativ här, att lägga till skuggeffekter, för att ge bättre gränser. Så spendera lite tid och få det rätt.

Master PPT: Läs vår artikel om att behärska PPT med dessa fantastiska tips, som kommer att göra långt för att förbättra dina färdigheter.

Ge det ett försök

Saker ser vanligtvis ganska tufft ut när du inte vet hur, men skulle du tro att jag gjorde diagrammet nedan på mindre än 3 minuter?

Allt som krävs är lite kunskap och ett snabbt avgörande sinne. Om det ser bra ut för dig kommer det att se bra ut för dina kamrater och handledare. Få en andra åsikt om du måste, men inte innan du utforskar möjligheterna.