Aktivera e-postmeddelanden för delade Google Docs-kalkylblad

Om du fortfarande har standardnamnet på ett namn som inte har rubriken, kommer du att uppmanas att ändra namnet innan du delar det.

Titta under Vem har tillgång så hittar du vem du delar dokumentet med. Eftersom standard är att inte dela kommer du att vara den enda personen som listas här.

Klicka på Ändra bredvid det privata avsnittet. Detta fönster för delningsinställningar är att specificera hur delning ska ske.

Offentligt på webben: Dokumentet kan hittas i sökmotorer och vem som helst kan öppna och komma åt det baserat på Access- regeln.

Alla med länken: Endast de personer som har länken till dokumentet kan nå den. Åtkomst baseras på Access- regeln.

Privat: Ingen kan se eller ändra detta dokument utan ägaren.

Säg att vi väljer det andra alternativet för Alla med länken för att få tillgång till dokumentet.

Klicka på Spara för att återgå till det vanliga delningsinställningsfönstret. Härifrån kan du kopiera länken som ska användas för delning eller använda någon av de sociala delningsknapparna under länken.

I stället för att använda ovanstående alternativ kan du skicka ett dokument till någon via e-post direkt från fönstret Delningsinställningar.

Längst ner anger du ett e-postmeddelande i avsnittet Bjud in människor och ange en åtkomsttyp till höger.

Nu när vi har delat en fil, låt oss titta på hur man aktiverar aviseringar för att veta när en användare gör ändringar.

Aktivera aviseringar för ett Google-kalkylblad

Viktig anmärkning: Den här funktionen är endast tillgänglig i Google Docs-kalkylblad och inte i dokument och bilder.

Navigera till Verktyg -> Anmälningsregler.

Detta öppnar fönstret Ställ in anmälningsregler. Det är här vi kommer att göra alla ändringar som krävs för e-postmeddelanden.

Välj något av alternativen för vilka händelser som kommer att behöva äga rum för en avisering. Välj till exempel alla ändringar som görs för att skicka ett e-postmeddelande när något i kalkylarket ändras. Välj alternativt enskilda celler eller ett annat alternativ från den här listan.

Välj slutligen när du vill skicka e-postmeddelandet längst ner. Under Meddela mig med, välj för att få ett smälta-e-postmeddelande som skickas ut en gång om dagen med information om ändringar eller välj e-post - direkt för att få meddelandet omedelbart efter att ändringen har gjorts.

Obs! Meddelanden via e-post skickas endast till den adress som är kopplad till Google Docs-kontot. Inga ytterligare adresser kan inkluderas i e-postmeddelanden.

Klicka på Spara för att se till att alla ändringar skickas in.

Slutsats

Att dela ett kalkylblad till en kollega är en bra idé för samarbete. Det är när ändringar görs att du troligen kommer att behöva kolla in igen och granska dem. Konfigurera e-postmeddelanden på delade kalkylark med hjälp av Google Dokument.