Google Docs får delade mappar

Google Docs fick en översyn denna vecka som gör det lättare för användarna att dela objekt, ladda upp dokument och hålla sig organiserade. De nya tweaksna tog också en liten förändring på Googles Docs-hemsida med ett mer enhetligt och enklare utseende.

Delade mappar

En av de bästa funktionerna i Google Dokument är dess förmåga att låta dig dela och samarbeta i dokument med andra användare. Tidigare, om du hade flera dokument som du behövde dela med en arbetsgrupp, krävde Google Dokument att du skulle skicka ut flera delningsmeddelanden för varje dokument.

Den nya delade mappfunktionen löser problemet genom att låta dig konfigurera delning behörigheter för en mapp. Dra och släpp bara de filer du behöver dela i en mapp och klicka sedan på "dela den här mappen" och bjud in medlemmar i din arbetsgrupp. Folket i din arbetsgrupp får ett e-postmeddelande som meddelar dem att du har delat den här mappen. När de har loggat in till Google Dokument kan medlemmarna i din arbetsgrupp se de filer du har lagt till i mappen och släppa även filer i din mapp för att dela med samma grupp.

Den nya funktionen är praktisk, men Det finns ett par pjäser du borde tänka på. Även om ett dokument finns i en delad mapp, är åtkomstbehörigheterna för det dokumentet fäst i mappen - inte filen. Så om du drar ett dokument som du äger (dvs du skapade det) ur den delade mappen, kommer din arbetsgrupp inte längre att kunna komma åt dokumentet.

Hantera ditt arbetsflöde

Till följd av den populära efterfrågan är "Artiklarna Inte i mappar "filter som låter dig se vilka dokument du har som inte är organiserade i mappar. Google tog tillbaka funktionen eftersom vissa personer använde det här som ett arbetsflödesverktyg.

Ett sätt att dra nytta av detta filter är att använda det som ett verktyg för att spåra dokument i utkaststeget. Då kan du flytta ett dokument till en mapp när det är klart för prime time.

Det finns en detalj som du borde vara medveten om när du använder den här funktionen: Låt oss säga att John delar en rapport direkt med Mary, men John har inte det rapportera i en mapp. Om Mary lägger in det i en av hennes mappar, kommer John se att rapporten har en mapptagg, men det kommer fortfarande dyka upp när John filtrerar sina dokument med "Items not in Folders." På så sätt stör inte Marias handlingar Johns arbetsflöde. Filen "Poster inte i mappar" kan nås under menyn "Fler sökningar" i navigeringsfönstret till vänster.

Med Google Docs kan du också ladda upp flera filer samtidigt. Välj bara alla filer du vill använda med knappen "shift" eller "ctrl" ("command" på en Mac) och starta sedan uppladdningen.

Den nya layouten av Google Docs.

Google Docs gamla layout.

Du kommer också märka att Google Dokument har ett något annorlunda utseende. Den nya layouten är en liten boxier, och de visuella ikonerna (som stjärnorna, dela, ladda upp och ta bort) har tagits bort för ett text-bara utseende.

Dela Alternativ

Om Google Dokument inte är för dig, Microsoft har också två alternativ för dokumentdelning. Live Mesh, som lanserades förra året, låter dig skapa ett nätverk av enheter och synkronisera mappar mellan dem. Live Mesh ger dig också ett eget skrivbord, kallat Live Desktop, där du kan dela mappar med personer utanför ditt nätverk eller Mesh. För att använda Live Mesh måste du ladda ner ett litet program, men personer du delar objekt med behöver bara registrera dig för Live Desktop. Live Mesh fungerar på både PC och Mac-system.

Microsofts andra alternativ är dess lagringsutrymme online Skydrive. Skydrives delningsbehörigheter är dock lite för komplicerade, så jag rekommenderar att du går med Live Desktop och Live Mesh om du är en Windows Live-användare.