Hur du säkerhetskopierar och synkroniserar zoho-dokument

När det gäller att välja mellan Google Docs, Zoho Docs (Writer) eller MS Word Online, och den mest primära oro som kommer till minnet är tillgängligheten över plattformen. Allt du behöver är en anständig internetanslutning, och du kan fortsätta ditt arbete nästan var som helst. Och samarbetsfunktionen är körsbäret på toppen.

Du kommer att känna en extra känsla av säkerhet om du vet att du har en säkerhetskopia att falla tillbaka på om du under vissa oförutsedda omständigheter inte har tillgång till de primära filerna. En sorglig situation, men som vi alla vet händer det med de bästa av oss.

I dag anses nästan en norm att ta en molnskopia av dina offlinefiler. Och naturligtvis är det andra sättet också sant. När allt kommer omkring skulle du inte tappa bort dina värdefulla data.

Tack och lov kan Zoho Docs synkronisera dina filer mot tjänster som Dropbox eller låter dig spara din Writer-fil på ditt Google Drive-konto.

Låt oss se hur det går.

Också på

10 tips för att använda Zoho Notebook som en proffs

Synkroniserar med Dropbox

Zoho Docs låter dig också konfigurera ditt Dropbox-konto. Den enda fången är att det är en tvåvägssynkronisering, vilket betyder att alla dina filer på ditt Dropbox-konto kommer att synkroniseras till Zoho och vice versa.

Följ stegen nedan för att konfigurera ditt Dropbox-konto.

Steg 1: Öppna Zoho Docs och klicka på Dropbox-ikonen i det övre högra hörnet. Klicka på Konfigurera ditt Dropbox-konto.

Nu kommer du att omdirigeras till en ny inloggningssida. Allt du behöver göra är att ange dina Dropbox-kontouppgifter och logga in.

Steg 2: När kontot har verifierats ser du ditt Dropbox-användarnamn. Klicka på den så kommer du att omdirigeras till konfigurationssidan för synkronisering.

Mappstrukturerna för både Dropbox och Zoho Docs visas, och allt du behöver göra är att välja rätt mapp för din uppgift. När du är klar trycker du på knappen Sync Folders och det är det. Synkroniseringen startar omedelbart.

Du kan till och med välja synkroniseringstider. Beroende på din prioritering kan du välja Synk kontinuerligt. Men jag skulle säga, gå med alternativet Sync once eftersom det tar hand om de flesta saker.

Visste du: Dropbox Paper har en mängd kortkommandon för formatering av text.

Saker att tänka på

Zoho Docs tillåter bara en Dropbox-mapp att synkronisera. För närvarande har jag hållit min Dropbox-mapp tom eftersom jag inte vill ha dessa filer i Zoho. Zoho tillåter inte heller synkronisering av undermappar och filer i dessa mappar.

Om du tar bort en fil i någon av tjänsterna måste du också ta bort filerna i den andra manuellt. Det beror på att Zoho Docs inte har synkronisering av filraderingen som skrivtiden.

Synkroniserar med Google Drive

Zoho Docs låter dig inte synkronisera mappar eller dokument till Google Drive, tekniskt sett. Istället kan du spara en fil direkt på Google Drive. Du kan också använda den här processen för att spara filer i din Dropbox-mapp.

När du har slutfört ditt arbete med dokumentet (och alla kommentarer som adresserats) klickar du på Arkiv> Spara på andra enheter och väljer Google Drive från listan.

Naturligtvis måste du logga in och ge relevanta behörigheter. När du är klar bör du kunna se alla dina Google Drive-mappar som visas snyggt i det lilla fönstret.

Nu kan du antingen välja eller skapa en ny mapp för att spara din fil. Tryck bara på knappen "Lägg till i den här mappen" så kommer ditt dokument att laddas upp omedelbart.

Det bra med denna process är att du kan välja format för din fil. Från PDF till DOCX eller ODT kan du välja från en anständig lista med alternativ. Du kan också lägga till mer än ett Google Drive-konto. Om du är någon som är lite paranoid när det gäller sekretess- och säkerhetsfrågor kan du till och med ta bort kontot när du är klar med ditt arbete.

För båda, klicka på Alternativ> Ta bort i fönstret Spara till andra enheter.

Tyvärr är inte samma funktion aktiverad för Zoho-presentation eller Zoho-kalkylblad.

Också på

#google-enhet

Klicka här för att se vår artikelsida för Google Drive

Vad sägs om säkerhetskopiering offline

Även om Zoho Docs inte ger ett eget sätt att säkerhetskopiera filer till din dator, finns det lite lösning. Med det kan du uppnå nästan liknande resultat. Jag sa liknande och inte exakt.

Om du är en vanlig Zoho Docs-användare måste du nu veta att det låter dig ladda ner filer till din PC. Det goda är att Zoho Docs ger många alternativ att välja mellan. Oavsett om du vill spara filen som en PDF eller som en vanlig textfil är valet ditt.

För att göra det, öppna File, klicka på Download As och välj ett av alternativen. Du kan också välja att skydda dina filer med ett lösenord för att använda en delad dator.

Pro-tips: Zoho Writer erbjuder ett distraktionsfritt skrivläge som kallas Focus Typing. För att komma åt det klickar du på Verktyg> Layoutalternativ och växlar omkopplaren för Fokusskrivning.

Också på

Hur du ställer in Windows Backup för att försvara er från Ransomware

Välkommen fred!

Med en modern touch och coola redigeringsverktyg är Zoho Docs ett lämpligt verktyg för alla dina ordbehandlingsuppgifter eller kalkylarkbehov. Dessutom är de snygga samarbetsfunktionerna pricken i toppen. Och när du har kommit fram till ett ordentligt sätt att säkerhetskopiera alla dina viktiga dokument, skulle jag säga att du kommer att sorteras.

Nästa: Med samtal, visste du att Zoho Writer låter dig låsa dina dokument under samarbetet? Läs följande inlägg för att veta alla dolda tips och tricks.