Googles fildelningsguide: alla frågor besvaras

Google Drive tillhandahåller en fantastisk uppsättning molnbaserade lagringsalternativ och produktivitetsverktyg, men det som gör tjänsten ännu bättre är den mängd samarbetsfunktioner som ingår i.

Du behöver inte längre arbeta med ett dokument ensam när dina kollegor samtidigt kan göra ändringar och kommentarer - ja, allt i realtid.

Google Drive: s fildelningsfunktioner kan dock känna sig överväldigande till en början. Så låt oss ta ett djupt andetag och dyka in i några av de frågor som kan dyka upp när vi hanterar all denna awesomeness!

Läs också: Komplett säkerhetskopiering och återställning av Android: Den enda guide du behöver

F. Hur kan jag dela en fil?

A. Google Drive gör det mycket enkelt att utföra privat fildelning. Högerklicka bara på en fil och klicka sedan på Dela för att öppna popup-fönstret Dela med andra.

Ange e-postadresserna till alla som du vill dela filen med i fältet People. Google Drive bör omedelbart föreslå alla befintliga kontakter när du fyller, vilket gör hela processen till en lek.

Du är redo att börja dela nu.

Oh vänta! Är du OK med behörigheterna?

Fråga: Hur ändrar jag behörigheter?

A. Fråga bara dig själv exakt vad du vill åstadkomma genom att dela filen och du bör ha en klar uppfattning om de behörigheter som krävs för varje samarbetspartner.

Som standard ger Google Drive fullständig redigeringsbehörighet till alla. Du kan dock ändra detta direkt genom att klicka på pilen nedåt bredvid People-fältet.

Välj Kan redigera för att bevilja fullständiga redigeringsrättigheter, Kan kommentera för att begränsa kollaboratörer till att bara kommentera, eller Can Visa för att helt låsa dokumentet i skrivskyddat läge.

Obs: Vissa filformat - till exempel video eller ljud - har inte alternativet Kan kommentera tillgängligt för val, vilket är förståeligt.

F. Kan jag ändra behörigheter efter delning?

A. Att dela ett dokument med någon annan är inte slutgiltigt. Google Drive ger dig full kontroll även efter att du har gett fullt tillstånd. Klicka på Avancerat i popup-rutan Dela med andra för att se en lista över personer som du har delat dokumentet med.

Behörigheterna för varje person kan ändras via den dedikerade pilen nedåt placerad bekvämt bredvid varje namn. Du kan också ta bort åtkomst till en person helt genom att klicka på x.

F. Kan jag dela en fil offentligt?

A. Det går bra med privat delning, men om du vill göra en fil tillgänglig för nästan alla? Du kan göra det också.

Använd alternativet Get Shareable Link för att generera en offentlig länk - du kan också välja att direkt dela länken via Gmail, Google Plus, Facebook eller Twitter direkt från själva Google Drive.

Vid behov kan du ändra behörigheter för personer som kommer åt filen via länken.

Klicka på Ändra under vem som har åtkomst och använd rullgardinsmenyn bredvid Access för att välja mellan Redigera, Kommentera eller Visa.

Du kan ytterligare ändra hur länken fungerar när du publicerar den någonstans. Välj På - Offentligt på webben så att vem som helst kan hitta och få åtkomst till filen, eller På - vem som helst med länken för att begränsa åtkomst till personer med länken.

Om du vill inaktivera länken väljer du bara Av - specifika personer. Dina privata delningskonfigurationer ska förbli intakta.

Läs också: Hur man använder och synkroniserar mer än ett Google Drive-konto i Windows

F. Kan jag dela en hel mapp?

A. Naturligtvis kan du göra det. Högerklicka bara på mappen som du vill dela och klicka på Dela-alternativet. Allt fungerar precis som med individuell fildelning. Samma sak gäller delning av allmän länk.

Obs: I stället för att dela en hel mapp kan du också välja att dela flera filer inifrån. Håll bara ned Ctrl-tangenten för att göra valprocessen enklare.

Fråga: Vad sägs om att dela en hel Google Drive?

A. Nej, du kan inte göra det. Det är en vanlig fråga, särskilt när du vill dela en hel enhet med en arbetsgivare eller medarbetare. Tyvärr är Google inte så tillmötesgående.

Innan du går vidare och vidtar extrema åtgärder - som att dela din e-postadress och lösenord - bara hålla i!

Det finns en lösning och det innebär att skapa en huvudmapp - inget skrämmande, bara en annan mapp. Högerklicka inom enheten, välj Ny mapp för att skapa en mapp och flytta sedan allt inuti den mappen.

Slutligen, bara dela mappen som du gör med någon annan mapp och voila! Det är inte snyggt men det gör jobbet.

Pro-tips: Det är ganska enkelt att flytta allt även om du har dussintals objekt inom roten till enheten. Tryck bara på Ctrl + A för att välja allt. Håll nu Ctrl-tangenten och klicka på huvudmappen för att avmarkera den från resten. Slutligen dra och släpp de markerade objekten i huvudmappen.

F. Kan jag dela filer med användare som inte är Gmail?

A. Du kan. Dock måste dina medarbetare ha ett Google-konto innan de kan redigera eller kommentera ett dokument - annars skulle de vara begränsade till att bara visa saker.

Om du inte visste det, kräver inte ett Gmail-konto för att skapa ett Google-konto - nästan alla e-postadresser fungerar. Det borde göra övertygande människor att skapa ett Google-konto desto lättare!

F. Hur förhindrar jag filnedladdningar?

A. Du vill dela en fil eller mapp. Du vill också hindra människor från att ladda ner den. Om inte personen har redigeringsbehörigheter kan du förhindra att det händer.

Under de avancerade delningsinställningarna finns det ett trevligt alternativ med namnet Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentatorer och tittare. Det här alternativet hindrar människor från att ladda ner, skriva ut eller flytta filer till personliga Google-enheter.

F. Kan jag överföra ägande av en fil eller mapp?

A. Är du trött på att hantera en fil? Överför bara ägandet av filen till en annan samarbetspartner och koppla av. I listan över personer som har tillgång till en fil klickar du på pilen nedåt och väljer Är ägare.

Obs: Var dock försiktig. Den nya ägaren kan ta bort din åtkomst till dokumentet om han eller hon så önskar. Nu kommer det inte att vara vackert.

Att överföra mappägande är lite rörigt. Alla filer i mappen tillhör fortfarande dig. Så du kanske måste överföra ägandet manuellt till allt i mappen en massa efteråt.

Fråga: Finns det någon lagringsgräns för delning?

A. Som ägare till en fil eller mapp räknas den mängd data som används upp bara till din totala - och inte din kollegas. Men när någon lägger till ett nytt objekt i en delad mapp räknas lagringsutrymmet mot den ursprungliga skaparen av objektet och inte dig.

Dessutom kan dina medarbetare, om de har redigeringsbehörigheter, välja att kopiera filerna till deras enhet. I så fall räknas lagringen till deras kvot.

Om du har slut på utrymmet på ditt konto men en samarbetspartner har en bättre lagringsplan är överföring av äganderätt till objekt ett alternativ - om du inte vill uppgradera din Drive.

Läs också: Vad du ska göra när din Google Drive tar slut

F. Vilket annat ska jag tänka på?

Det finns ett antal begränsningar som inte borde betyda för majoriteten av användarna. Till exempel kan bara högst 100 personer redigera eller kommentera ett dokument när som helst, men ett obegränsat antal kan visa filen.

Endast högst 100 personer kan redigera eller kommentera ett dokument.

Du kan också bara lägga till högst 200 personer via privat länkdelning. Det är dock möjligt att överskrida denna begränsning genom att skapa en Google-grupp.

Vidare finns det begränsningar för storleken på olika filtyper - ett 50MB-tak på textdokument, ett 200MB-lock på presentationer, etc. Google Drive kommer inte att synkronisera några ändringar om du eller dina medarbetare överskrider dessa gränser.

Här hittar du en fullständig lista över filtyper som stöds och filstorlek.

Fildelning enkelt

Google Drive gör faktiskt fildelning och hantering enkel. Se bara till att du håller filbehörigheterna i kontroll för att förhindra att folk går i skam med dig och att saker och ting skulle vara bra. Kontrollera också lagring när du hanterar stora filstorlekar för att hindra saker och ting att komma ur handen.

Cooltips: Använd det här verktyget för att kontrollera din Google Drive-lagring i ett lätt smältbart format.

Om du har ytterligare frågor om fildelning med Google Drive, släpp bara en rad i kommentaravsnittet nedan.

Se nästa: Hur du säkerhetskopierar och synkroniserar Google Photos and Drive from Computer