Google Kalender: Synkronisera Outlook eller Din telefon, Lägg till funktioner

Ett par månader tillbaka berättade jag hur du lägger till händelser i Google Kalender genom att skicka textmeddelanden från din telefon. Sedan dess har jag upptäckt fler sätt att få kalender och kontaktuppgifter till Google Kalender, Kontakter och Gmail. Läs vidare för en helt ny uppsättning tips.

Synkronisera Outlook med din Google Kalender

De flesta kalenderdata bor i Outlook. Inte av valet, tänka dig, men för att det bara är där det har ackumulerats under åren.

Jag skulle hellre använda Google Kalender, vilket är mer mångsidigt och mindre, ja, Outlooky. Bara ett problem: hur flyttar jag mina data från den senare till den tidigare? Och lika viktigt, hur kan jag hålla de två enheterna synkroniserade?

Förvånansvärt få personer vet att Google erbjuder en lösning: den lämpliga namnet Google Kalendersynkronisering. Detta kostnadsfria verktyg körs under Windows och automatiskt håller Google Kalender och din Outlook-kalender synkroniserad.

Det betyder att du kan skriva ett möte på en plats och det kommer automatiskt att visas i det andra - och vice versa. Men du har också möjlighet att klara en enkelriktad synkronisering, som att kopiera alla dina Outlook-möten till GCal men inte kopiera GCal-möten till Outlook.

Google Kalender Sync är kompatibel med Windows XP och Vista (även om det enligt min erfarenhet är det fungerar bra med Windows 7 också). Det krävs Outlook 2003 eller 2007 - Jag är inte säker på om den är kompatibel med Outlook 2010.

Inställningen är en snap:

1. Hämta och kör verktyget.
2. Ange din Google-kontoinformation.
3. Välj ditt synkroniseringsalternativ (ett eller två sätt).
4. Ange hur ofta verktyget ska synkronisera dina kalendrar (standard är varannan timme).

Det är det! Den första synkroniseringen tar några minuter; efter det är det nästan omedelbart. Nu kan du använda båda kalendrarna, men du tycker om att hålla dem båda samtidigt.

Synkronisera Google Kalender med din smartphone

En av de saker jag älskar om Google Kalender är att det inte behöver någon stationär komponent. Visst kan du synkronisera det med Outlook, men inte alla behöver eller vill ha ett sådant program bara för att hantera möten.

Faktum är att fler och fler människor föredrar att hålla sina kalendrar på sina mobiltelefoner, precis som de gör sina adressböcker.

Om du använder Outlook har du förmodligen redan konfigurerat den för att synkronisera med din telefon. Om inte, eller om du, som jag, försöker migrera bort från det obehagliga odjuret, titta inte längre än Google Sync - en gratis tjänst som synkroniserar mobiltelefoner med Google Kalender.

Och inte bara Google Kalender utan även Google Kontakter och Gmail. Tjänsten fungerar med BlackBerry, iPhone och Nokia S60-enheter. (Varför inte Android? Eftersom Googles mobila operativsystem redan synkroniseras med de olika Googles tjänsterna, natch. Vad gäller Palm Pre och Pixi kan de synkronisera med Google direkt ur rutan.)

Google innehåller alla instruktioner du behöver för konfigurera och använda Google Sync, så jag kommer inte att rehash dem här. Mitt mål är helt enkelt att förklara varför det är en bra idé.

Om du redan är en Google Kalender-användare, ska det vara ganska uppenbart: Sync tar en kopia av ditt schema till din telefon - och håller båda versionerna uppdaterade. Praktiskt!

Om du inte är en Google Kalender-användare, ger Sync effektivt en online-säkerhetskopiering av ditt schema - något som kan visa sig ovärderligt om telefonen blir trasig, förlorad, stulen, etc.

Dessutom finns det mycket att säga om att ha en kalender som är tillgänglig från vilken som helst webbaktiverad enhet (skrivbord, netbook, iPad, etc.). Samma sak gäller dina kontakter.

Lägg till en "Nästa möte" -boks till Google Kalender

Nu när du vet hur du synkroniserar smartphones och Outlook med Google Kalender, låt oss prata om några andra sätt att göra det mer användbart. > Liksom många av Googles appar och tjänster erbjuder Kalender en "Labs" -avdelning där du kan hitta olika tweaks och förbättringar som fortfarande finns i teststadiet. En av mina favoriter är nästa möte, som lägger till en ruta som visar - du gissade det - ditt nästa planerade möte. Det är en liten förändring, men en mycket praktisk.

För att aktivera nästa möte, logga in på Google Kalender och klicka sedan på den lilla gröna bägaren som visas längst upp till höger på sidan. Det tar dig till Labs-sidan. Bläddra ner nästan hela vägen till botten, hitta Nästa möte, klicka på Aktivera och klicka sedan på Spara-knappen längst ner.

Det är allt som händer! Nu när du tittar på din kalender ser du den nya rutan i nedre högra hörnet. Det visar nästa schemalagda post i din kalender och en nedräkningstimer.

Som sagt, det är en liten tweak - men absolut värt att göra.

Om du har ett problem som behöver lösas, skicka det till min sätt. Jag kan inte lova ett svar, men jag kommer definitivt läsa alla e-postmeddelanden jag får - och gör mitt bästa för att åtminstone ta del av dem i

PCWorld Problemfri datorblogg. Min 411: [email protected]. Du kan också si gn upp till Hämta gratis Hassel-Free PC-nyhetsbrevet varje vecka.