Få mer från Outlook med problemfri dator

Sök Outlook E-post med Xobni

För bättre eller sämre är jag en Outlook-användare. Jag säger det för att jag gillar att ha alla mina mail, kontakter, möten och liknande under ett mjukvarutak, men hitta Outlook själv för att vara uppblåst, övervunnen gris av ett program. Lyckligtvis har jag hittat ett verktyg som gör det mycket lättare att leva med: Xobni.

Xobni gör bara några saker, men gör dem bra. Först indexerar det hela mitt e-postmeddelande för att möjliggöra snabb och dynamisk sökning (resultat visas när jag skriver). Ännu bättre, om jag klickar på ett meddelande i min inkorg, visar Xobni mig en fullständig profil för avsändaren: kontaktinformation (inklusive telefonnummer extraherade från e-post), en lista över e-postmeddelandena "samtal" vi har haft, en lista över filer som vi har utbytt och eventuellt hans eller hennes detaljer på sociala nätverk som Facebook och LinkedIn.

Du kan även kolla in statistik för varje avsändare, som antalet meddelanden som skickats och mottagna och ett stapeldiagram som visar meddelanden som skickas per timme. Jag finner inte den här informationen särskilt användbar, men det är intressant.

Det är snabbt och enkelt att söka som gör Xobni till ett måste-verktyg, särskilt för Outlook 2003-användare (Outlook 2007 har anständiga sökfunktioner, men ingen av Xobnis andra bekvämligheter). Otroligt, Xobni är gratis, åtminstone medan det är i beta (vilket det har varit ganska länge). Berätta inte för företaget jag sa det, men jag skulle gärna betala några pengar för det.

Skicka stora filer direkt från Outlook

Stort bifogat fil suger. Med vilken jag menar att de suger upp bandbredd, täpper både din utkorg och mottagarens inkorg (och himlen hjälp den stackars uppringd användare som fastnar ner en oönskad 5MB-bilaga). Dessutom, eftersom många mailservrar balkar vid att skicka och / eller ta emot stora filer, kan du ta med dig en stor mängd bilder, sommar-semestervideo, mördare PowerPoint-presentation, eller vad som än kan hända i sina utkorgspår.

Därför är jag delvis till tjänster som YouSendIt, som låter dig skicka stora filer utan alla krångel. För att använda tjänsten går du till webbplatsen, ange namnen (erna och e-postadresserna) till din mottagare och välj sedan filen du vill skicka den till. När det har laddats upp mottager mottagarna ett e-postmeddelande som innehåller en länk som hämtar filen.

Det är självklart mycket mer än att bara bifoga en fil till ett e-postmeddelande - det är därför jag använder det nu YouSendIt är Outlook plug-in. Den här freebieen låter mig utnyttja tjänsten utan att använda webbplatsen eller till och med lämna Outlook: Jag kan "bifoga av digSändIt" någon fil som jag normalt skulle bifoga ett e-postmeddelande, eller om plug-in automatiskt sparkar in för filer som är större än en utsedd storlek (säg 5 MB).

Det finns också en ny plug-in för Microsoft Office som fungerar ungefär samma sätt, men fungerar inom ramen för Word, Excel och PowerPoint. Snygga saker.

YouSendIt är inte det enda spelet i stan: Det finns massor av tjänster som matchar eller överträffar dess möjligheter. (Drop.io kommer i åtanke.) Men jag har alltid haft lycka till med YouSendIt, och plugin-programmen är isbildning på kakan. Du måste registrera dig för att kunna använda dem, men i gengäld får du ett gratis YouSendIt Lite-konto som låter dig skicka filer så stora som 100 MB.

Undvik att skriva samma text över och över

Trött att skriva samma ord, signaturer, fraser och även stycken om och om igen? Vad du behöver är ett program som automatiskt infogar text när du skriver en förkortning eller trycker på en snabbtangent.

PhraseExpress är ett sådant program, och det är min favorit av flera anledningar. Till att börja med utvidgar den förkortade förkortningar till fullständiga fraser. Du kan skriva, säga "fwiw" och PhraseExpress skulle omedelbart infoga "för vad det är värt". Eller "sig" för att infoga en anpassad signatur (komplett med bilder och / eller HTML-kod) i slutet av e-postmeddelanden.

Denna funktion fungerar i alla program (ordbehandlare, e-postklient, bloggverktyg, etc.) och PhraseExpress kan även skanna dina dokument och e-postmeddelanden för att hitta vanligt använd text som ska läggas till i sin autofullständiga lista. (Det kan också importera befintliga AutoCorrect-poster från Word.) Naturligtvis kan du också definiera dina egna poster.

Programmet innehåller också en global stavningskontrollfunktion och ett urklippshistorikverktyg som lagrar alla nya urklippsposter, inte bara den senaste.

Det är naturligtvis en killer app, en du kommer snabbt att hitta för att vara oumbärlig. Förra anledningen till att det är min favorit? Det är gratis.

Rick Broida skriver PC World's Hassle-Free PC-blogg. Anmäl dig för att få Ricks nyhetsbrev skickat till dig varje vecka.