E-posttips från problemfri dator

Hantera flera Gmail-konton med Gmail Manager

Med risken att jag hörs, har jag fem Gmail-konton. Hej, Google gör reglerna, inte jag. Gmail-konton är gratis, och det finns ingen gräns för hur många en enda person kan ha. Men att kontrollera alla dessa konton blir smärta, vad med all inloggning och signering. Det är därför jag litar på en av mina favorit Firefox-extensions i alla tider: Gmail Manager.

Med tillägget kan tillägget hantera flera Gmail-konton från din webbläsares bekväma gränser. När du har installerat det och konfigurerat dina konton i Inställningarna ser du en statushanterare i Gmail Manager längst ned till höger i webbläsarfönstret. Mus över det för en popup som visar dina senaste meddelanden. Klicka på den för att öppna Gmail i en ny flik. Eller högerklicka på det för att välja ett annat konto.

Gmail Manager har massor av alternativ som du kan tweak, till exempel meddelanden om nya meddelanden, ett numeriskt antal olästa e-postmeddelanden och ett popup-fält. Kort sagt, det gör allt du vill ha för att inte läsa ditt mail för dig. Detta är en förlängning av mördare och ett måste för alla som använder flera Gmail-konton.

Använd Gmail för att bekämpa spam

Alla har en favoritmetod för att bekämpa spam, rutan för inkorgar över hela världen. Verktyg som MailWasher och SpamAssassin får jobbet gjort för vissa, men jag är partiell i en annan lösning: Gmail.

Googles generellt adored mail service gör ett bra jobb som filtrerar bort skräp-men inte bara för Gmail-konton. Se, jag har en personlig domän (låt oss kalla det hasslefreepc.com) som jag använder för mitt primära e-postkonto, och det blir positivt bombarderat med spam.

Genom att utnyttja ett par inbyggda Gmail-funktioner, men jag kunde rensa min inkorg med 99,9% av det. Här är processen i ett nötskal:

1. Jag skapade ett nytt Gmail-konto. (Jag hade redan en, men jag ville ha en sekund som var uteslutande dedikerad till min domäns mail.)
2. Jag klickade på Gmail-inställningslänken och gick sedan till fliken Konton.
3. Jag klickade på Lägg till ett nytt e-postmeddelande konto och konfigurerade Gmail för att hämta meddelanden från domänens servrar (och att inte lämna kopior där, annars skulle min server slutligen bli full och börja avvisa meddelanden).
4. Presto: Gmail söker automatiskt efter skräppost när det hämtar post från andra servrar, så jag kunde ha slutat där. Jag ville dock inte att webbläsarbaserad Gmail ska vara min primära destination för e-postaktiviteter, eftersom jag föredrar att använda Outlook på skrivbordet och min mobiltelefon för att skicka meddelanden på resan.
5. Därför ledde jag mig till Gmail: s vidarebefordrings- och POP / IMAP-flik och aktiverat IMAP, vilket möjliggör dubbelriktad kommunikation mellan Gmail och andra mailklienter.
6. Slutligen följde jag Gmail konfigurationsinstruktioner för att konfigurera IMAP med Outlook och andra klienter.

Nu, när jag får e-post via Outlook eller min telefon är det helt transparent: Det finns inga tecken på Gmails engagemang, förutom den totala bristen på skräppost, som filtreras bort under vägen (och lagras i Gmails Spam-mapp där du kan enkelt granska det för falska positiva kommentarer).

Med andra ord fungerar Gmail som spamförmedlare mellan min domän och min dator eller telefon. Och som en extra bonus låter jag mig komma åt mitt mail på webben, vilket är mycket praktiskt ibland. Ibland önskar jag att jag skulle kunna ge Gmail en stor fet kus.

Fixa extra radbrytningar i Outlook-signaturer

Jag kan inte ens komma ihåg när det började hända, men av någon anledning min Outlook-signatur - texten som visas på botten av varje e-post jag komponerar - har extra radbrytningar. Det är som om någon vände på dubbelavstånd utan att fråga mig. Även om signaturen ser korrekt ut (dvs enstegsavstånd) i Outlooks signaturredigerare (och även i Word, där jag lagt till några hyperlänkar) visas raderna för mystery line när jag skapar ett nytt meddelande.

Lyckligtvis snubblade jag äntligen på en lösning (med lite hjälp från Microsoft, tro det eller inte). Kanske förvånansvärt visade sig problemet vara fel typ av HTML-tagg i signaturen: "paragraph" istället för "single line break". Men för att jag inte kunde se någon av de underliggande HTML, kunde jag inte korrigera taggarna. Lyckligtvis finns det en enkel fix. (Observera att jag arbetar i Outlook 2003 - inte säker på att detta gäller för andra versioner.)

1. I menyn Verktyg i Outlook klickar du på Alternativ.
2. Klicka på fliken E-postformat.
3. Klicka på Signaturer
4. Markera signaturen som du vill ändra och klicka sedan på Redigera.
5. Placera infogningspunkten efter det sista tecknet i raden.
6. Tryck på Radera, och tryck sedan på Skift-Enter.
7. Upprepa steg 5 och 6 för varje textrad.
8. När du är klar med alla rader klickar du OK tre gånger.

Presto! Inga extra radbrytningar i din signatur. Och bra riddance!

Rick Broida skriver PC World's Hassle-Free PC-blogg. Anmäl dig för att få Ricks nyhetsbrev skickat till dig varje vecka.