Fem sätt att förbättra din företags sociala nätverksstrategi

Enterprise Social Networking Software, som erbjuder sociala medier som är anpassade för arbetsplatssamarbete som anställda profiler, aktivitetsflöden, microblogging och dokumentdelning har utvecklats från ett "trevligt att ha" till en "borde ha" status i företag.

Plockade upp på det skiftet, Microsoft plungade ner mer än 1 miljard dollar förra sommaren för att köpa Yammer-vid den tidpunkten en ledande oberoende leverantör av ESN-programvara - för att öka ESN-kapaciteten främst i samarbetsservern SharePoint och även i andra produkter som Office, Lync, Outlook och Dynamics.

Medan Microsoft har varit upptagen med att integrera Yammer med SharePoint bakom kulisserna är det nu klart att ansträngningen är komplex och att en fusion av produkterna kommer att ta minst två år att slutföra.

[Ytterligare läsning: Bästa NAS-lådor för media streaming och säkerhetskopiering]

För närvarande kommer integrationen att vara blygsam. Microsoft sa i mars att Office 365-kunder får alternativet i sommar för att ersätta SharePoint Onlines aktivitetsströmkomponent med Yammers aktivitetsflöde.

I den här grundläggande integrationen kommer användare att klicka på Yammer-länken att öppna en ny webbläsarfönster och be dem att logga in på Yammer. I samma tidsram kommer Microsoft att leverera ett Yammer-program som låter användare bädda in en Yammer-gruppmatning till en SharePoint-webbplats, både med SharePoint Online och med SharePoint 2013-servrar som installeras på kundlokaler. Microsoft kommer också att göra det möjligt för kunder att ersätta nyhetsflödet i SharePoint 2013-servrar som installeras på grundval.

Senare under året kommer integrationen att fördjupas med ett enda inloggning och införandet av Yammer i Office 365-gränssnittet. Yammer kommer också att få integrering med Office Web Apps, den webbläsarbaserade versionen av Office-produktivitetspaketet före årets slut.

Under 2014 kan Office 365-kunder förvänta sig integration mellan Yammer och andra Office 365-komponenter utöver SharePoint, som Lync och Exchange. Yammer integreras också med Microsoft Dynamics Enterprise-programvara.

SharePoint, som lanserades för ett dussin år sedan, har länge varit 800 pund gorilla av samverkanservrar, men det har kämpat för att fortsätta på företagets sociala nätverk fronten.

Microsoft ökade SharePoints inbyggda ESN-funktioner i 2010 och senast 2013-versionen av produkten, men som förvärvet av Yammer visar, erkänner även företaget att det behöver göra mer.

"Problemet med SharePoint har varit att företags sociala drag går väldigt snabbt, och SharePoint gör det inte för att det är en stor komplex produkt "det gör många andra saker, säger analytiker Rob Koplowitz för Forrester Research.

Faktum är att SharePoints ESN-begränsningar öppnade möjligheterna till andra säljare att komma ut med produkter som förstärker eller ersätter SharePoint för ESN.

"Det intressanta är just nu att vi börjar se en mognande marknad med några nya ledare, säger Koplowitz.

Så vad ska strategin för CIOs om SharePoint, Yammer och konkurrerande ESN-verktyg på denna marknadskorsning? Nedan erbjuder vi analyskriterier och förslag.

Inte alla ESN-leverantörer är skapade lika

Företag som gör ESN-programvara faller i tre kategorier: samarbetsplattformsföretag, affärsleverantörer och specialspelare.

Microsoft faller i första kategori, tillsammans med andra som IBM med sin Connections-produkt och Cisco med WebEx Social. Dessa är stora mjukvaruförsäljare som har andra samarbets- och kommunikationsprodukter.

Sedan finns det företagsapplikationsleverantörer som har lagt till ESN-komplement för sina centrala ERP- och CRM-sviter. Det är så fallet med Salesforce.com med sin Chatter-produkt och SAP med Jam. Middleware-leverantören Tibco har en ESN-produkt som heter Tibbr.

Slutligen finns det de mindre nischaktörerna som Jive Software, Socialtext och NewsGator som fokuserar enbart eller primärt på egna ESN-produkter.

Således är kriterier för CIO, speciellt de organisationer vars program ännu inte använder ESN-program kan vara att titta på de säljare som de redan gör affärer med.

"Se vilka leverantörer du har befintliga relationer med och kanske föredrar att arbeta med", säger Larry Cannell, en gartneranalytiker.

Det finns fördelar och nackdelar som är tydliga på ytan för leverantörer i varje kategori. Leverantörerna i de två första kategorierna är större, med fler resurser och kan därmed antas vara stabila. De kan också erbjuda ett löfte om bredare mjukvarupackar som är integrerade med deras ESN-komponenter.

Men de kommer oundvikligen att närma sig ESN från sina egna perspektiv, och det är inte klart för Cannell vilken kommer att framstå som den mest lämpliga.

"Är ESN en förlängning av andra enhetliga kommunikations-, samarbets- och e-postprodukter? Eller är det en förlängning av affärsapplikationer, säger han. "Vi vet inte hur det ska skaka ut ännu. Det finns trovärdiga argument på båda sidor. "

Dessutom fokuserar de mindre specialisterna inte bara på ESN, men de tycker också att det är lättare att flytta snabbare när de anpassar sina produkter till kundernas feedback och tekniska innovationer. De behöver inte heller följa konkurrensmandaten för en större företagsförälder och kan därmed vara mer agnostiska i sina partnerrelationer och programvaruintegrationer från tredje part.

Bestäm din komfortnivå med molnet

A nyckelhänsyn för CIO: er bör vara deras organisations vilja eller motvilja att få sin ESN-programvara att köras i ett offentligt moln.

ESN är mest effektivt när det blir ett underliggande lager av sociala samverkansförmågor som integreras i de applikationer som anställda använder dagligen Baserat på huruvida det är e-postklienter, CRM-programvara, ERP-applikationer, applikationer för kontorproduktivitet eller videokonferenser. Självklart kan de uppgifter som är involverade i alla dessa applikationer vara mycket känsliga. Därför måste IT-ledare avgöra om deras ESN-utplaceringar kommer att vara alla i lokaler, allt i molnet eller i ett hydrid scenario och sedan titta på vad de olika leverantörerna erbjuder.

När det gäller Microsoft har de flesta SharePoint-implementeringar hittills varit i kundlokaler. Företaget har emellertid gjort klart att framtiden för SharePoint och Office-produkter i allmänhet är i molnet via Office 365.

Så Microsoft kommer att stödja båda modellerna, men det lägger utvecklingen och innovationens betoning på det moln bara Yammer och på SharePoint Online, den molnversion av produkten som ingår i Office 365 Cloud Cooperation och Communication Suite.

Det är inte klart i vilken utsträckning Microsoft kommer att kunna behålla synkroniseringen SharePoint Online och SharePoint-servern, förutsatt att SharePoint Online kommer att uppgraderas mycket oftare och Yammer kommer att förbli moln-bara, sade Cannell.

Koplowitz lade till: "Om Yammer är vadet, vad sägs om de människor som vill ha SharePoint men kan inte gå till molnet?"

På grund av dessa frågor kan CIOs som vill behålla sin SharePoint-server på lokaler, förlita sig på ESN-tillägg som NewsGators, som varit en av de föredragna tilläggen i många år och är fortfarande särskilt attraktiv för företag som är " t comf ortable via SharePoint Online.

NewsGators sociala webbplatser är utformade för SharePoint-implementeringar på kundlokaler eller i dedikerade privata moln. Nyligen har företaget arbetat med att utöka sociala webbplatser så att den inte fungerar som en SharePoint-tillägg, utan också spelar den delen för andra samarbets- och affärsapplikationer.

Andra produkter erbjuder moln, lokaler och hybridinstallationsmöjligheter, inklusive IBM Connections, Jive och Tibbr, medan leverantörer som Salesforce.com klarar sig med ett molnligt tillvägagångssätt med sin Chatter-produkt.

ESN-programvara kan användas i ditt företag utan Din kunskap - och det skulle vara bra

Några CIO som fortfarande funderar på vad ESN-programvaran ska välja skulle bli förvånad över att de anställda har gjort slutkörning runt IT och antagit ESN-verktyg redan.

Faktum är mycket av Yammers antagande har hänt på detta sätt, eftersom fickor av anställda och chefer registrerar tjänsten och bjuder kollegor till sitt nätverk utan att konsultera IT-avdelningen.

"Se om det finns ett nätverk redan, ta reda på vem som startade det och lära sig hur det används, säger Cannell.

CIOs och IT-chefer i denna strävan bör avstå från att stänga ner de nätverk som de hittar.

"Titta inte på detta som en policyöverträdelse utan som en möjlighet att lära dig hur du kan använda dessa verktyg, "h IT-ledare bör upprätta ett förhållande med dessa första adoptrar och bygga på deras intresse för ESN för att få andra att vara entusiastiska och ivriga att anta ESN-programvara.

"Det här är inte e-post eller ljudkonferenser, där du lägger ut tjänsten och folk tar det naturligt upp, säger han. "Vi är inte där ännu med ESN."

Om du inte vill vänta på SharePoint-Yammer-integrationen, leta någon annanstans eller behåll vad du har om det fungerar

IBMs anslutningar, som släpptes för första gången 2007, har varit en solid produkt, särskilt som ett ESN-komplement för SharePoint, enligt Koplowitz.

I sitt senaste utgåva i år syftar Connections till att bli en bredare konkurrent med starkare dokument- och innehållshanteringsfunktioner och förbättrade analysfunktioner. IBM driver också ESN-buntar skräddarsydda för personal och marknadsföring.

För några år sedan beslutade Electrolux, en svensk apparatleverantör, att det var nödvändigt att ge sina anställda ett ESN-verktyg som skulle bidra till att stimulera innovation och samarbete. Företaget använde SharePoint, men bestämde sig snabbt för att de inbyggda ESN-kapaciteterna i produkten då inte var tillräckliga för sina behov och utnyttjade IBM Connections. Idag använder företaget båda produkterna SharePoint för mer statiska intranätfunktioner som lagwebbplatser och IBM Connections för sociala samspel som microblogging och aktivitetsflöden.

"Vi skulle inte ha kunnat uppnå det vi ville göra med den fristående SharePoint ", säger Ralf Larsson, Electrolux direktör för onlineansvar och engagemang.

" Anslutningar och SharePoint kan existera eftersom de är riktigt bra på olika områden ", tillade han.

När det gäller Jive Software, Koplowitz ser det ut att utnyttja sin förmåga att flytta snabbt och vara agnostisk med avseende på dess driftskompatibilitet med programvaror från tredje part.

Cannell delar en liknande åsikt. "Jive är en väldigt genomförbar leverantör och ledare", sa han.

Salesforce.com's Chatter har också blivit en dominerande produkt på ESN-marknaden, enligt Koplowitz, som också sa att han har blivit överraskad av Tibbrs framgång. "Tibco har gjort det. Tibbr har stigit över brottet och sålt mycket bra, säger han.

Cannell kallar Tibbr "en av de mest intressanta" ESN-produkterna.

InterPortPolice, en mellanstatlig myndighet för samarbete mellan flygplats och hamn i USA och utomlands, beslutade att anta ett ESN-verktyg nyligen. Tidigt i urvalsprocessen korsade den SharePoint på grund av sin dåliga mobilåtkomst, en återkommande kritik av den produkt som håller på denna dag.

Istället valde den Tibbr, vars mobila support mötte myndighetens behov. "Nittio procent av våra människor är borta från sina skrivbord 90 procent av tiden", säger Jay Grant, generalsekreterare för InterPortPolice.

Det fann också att SharePoint saknade sociala sociala samarbetsfunktioner och tyckte att produkten passar bättre för dokumenthanteringsuppgifter än för folk-centrerat samarbete, sa han. Tibbr å andra sidan ger byrån den typ av socialt samarbete som det letade efter att ge sina användare.

Men var uppmärksam på att Microsoft lovar stora belöningar för dem som går med SharePoint-Yammer

Fördelarna med den djupa integrationen av Yammer med SharePoint, Office, Outlook, Lync och andra Microsoft-produkter kommer att vara enorma, enligt Adam Pisoni, en Yammer grundare som nu är teknisk chef i Microsoft Office Division.

"Med ett produktperspektiv kommer kombinering av sociala med Office och SharePoint att ge en produkt som har den mest integrerade erfarenheten kring dokument samarbete, skapande, medförfattare och sociala än andra erbjudanden där ute, säger han.

"Det är en extrem bredd av möjligheter som vi förenar sömlöst på ett socialt sätt," tillade han.

Som fusion av Yammer med SharePoint och de andra Office 365-verktygen utvecklas, gränssnittet och användarupplevelsen kommer att förenas och så småningom bli en enda produkt som helt integrerar alla funktioner.

"Slutresultatet blir större än summan av dess delar, säger Pisoni.

Den visionen är spännande för Dawn Gartin, samarbetschef på Manhattan Associates, en leverantör av mjukvaruförsörjning.

Företaget började använda SharePoint 2007, men beslutade för 18 månader sedan var tvungen att lägga till ett extra ESN-verktyg. Det valde Yammer, några månader innan Microsoft förvärvade det.

Ju tidigare Microsoft kan integrera produkterna, desto bättre är det för henne.

Manhattan Associaties, som använder SharePoint 2010 på lokaler, är nu utarbeta sin plan för uppgradering till SharePoint 2013 och eventuellt förskjuta vissa uppgifter för SharePoint Online, vilket innebär en hybridutplacering.

Företaget använder SharePoint för intranät och Yammer för samverkan och samarbete mellan medarbetare.

Användarna föredrar mycket Yammer, som tyst infördes av ekonomidirektören och uppnådde 96 procent adoption inom cirka en månad bland de cirka 2 400 anställda. SharePoint, efter sex års användning, ligger ingenstans i närheten av den adoptionsnivån.

"SharePoint för oss är inte lika stort omtyckt av olika anledningar som inte alla är nödvändigtvis SharePoint-problem," sa hon.

"Det är en del av lektionen vi tittar på när vi går vidare till SharePoint 2013 och med integrationen av Yammer: Hur det kommer att fungera tillsammans från en samarbetssynpunkt som vår plattform. Hur vi kan hjälpa användaren att få vad de vill ha, oavsett var de är, säger hon.

Företaget, som har en BYOD-policy (med egna enheter) för smartphones och surfplattor, är också ivrig efter att SharePoint förlänger sin mobil "Det är viktigt för oss att se den typen av funktionalitet på alla enheter", sa hon.