E-poststrategier: Bilagor, Subject Lines

Människor: Det är 2009. E-post är inte ett nytt fenomen. Som en planet har vi varit i det i några decennier nu. Vi har till och med etikettguider om ämnet (till exempel "E-postetikett: Tips för hem och arbete" och "E-postetikett" till exempel). Och ändå har vissa andra mycket intelligenta-jag-säkert folk fortfarande inte behärskat grunderna. Som att skriva en effektiv ämnesrad.

Till exempel fick jag nyligen ett e-postmeddelande med det här ämnet: "From Joe User." (Namnen har ändrats för att skydda, det är felaktigt.)

Um, Joe? Jag vet att det är från dig. Det står så precis där i fältet Från. Vad jag inte vet är vad din e-post handlar om eller varför jag borde läsa den.

[Ytterligare läsning: Din nya dator behöver dessa 15 gratis, bra program]

Ett annat meddelande kom med ämnet " KRÅNGEL." Återigen, inget för upplysande där. Behöver du hjälp med att lösa ett problem eller skriver du för att krångla mig? Jag har massor av de senare redan, tack.

Jag tycker att de värsta förbrytarna är människor som inte kan vara störda att skriva en ämnesrad alls. Det är som att slå en knock vid dörren, tittar genom kikhålet och ser ingen på andra sidan. Gissar jag inte behöver öppna den!

Nu är det mitt jobb att läsa ditt mail, och det gör jag, lyckligtvis. (Okej, jag kan inte svara på allt, men jag försöker svara på frågor här närhelst jag kan.) Men om du hoppas på bästa möjliga svaret från det e-postmeddelande du skickar är det viktigt att ta hand om din ämnesrad.

Med andra ord, gör det kort men informativt. Om du skriver till Hassle-Free PC, till exempel, ge en snabb beskrivning av ditt problem. Ett bra exempel: "Datorn känner inte igen DVD / CD-ROM-enheter."

Kom ihåg att ämnesraden i ditt e-postmeddelande är det första mottagaren ser. Det borde vara en liten sammanfattning av vad som finns i kroppens e-post. Allt annat och ditt meddelande kan bli förbisedt, gått över eller helt enkelt ignoreras.

Tre sätt att undvika glömda bilagor

Eftersom jag är perfekt på alla sätt har jag aldrig glömt att bifoga en fil till en email. Men jag har varit på mottagaränden, och inget slår över känslan av överlägsenhet som kommer från att komponera detta svar: "Du glömde bifogad fil, doofus!"

För att undvika smackdowns av e-post, så överväg att installera en plug- I det här meddelar du dig bortglömda bilagor (den digitala motsvarigheten att visas på någon dörr utan byxor).

Dessa verktyg skannar dina utgående meddelanden för nyckelord som "fil", "bifogad" och "bilaga". Om de upptäcker ett sådant ord, men det finns inget fäst, får du en varning - så att du kan bifoga den avsedda filen och undvika framtida förlägenhet.

Outlook 2007-användare kan fånga den saknade bifogade PowerToy eller den mycket starkare Glömt Attachment Detector (som stöder anpassade sökord och kan till och med varna dig om tomma ämnesrader).

Om du använder en tidigare version av Outlook, försök Attached4Sure - den stöder alla versioner som går tillbaka till 2002.

Bästa nyheter om alla? Varje plugin som jag nämnde är gratis.

Rick Broida skriver PC World's Hassle-Free PC-blogg. Anmäl dig för att få Ricks nyhetsbrev skickat till dig varje vecka.