Doo för Mac-granskning: kraftfull strategi för dokumenthantering

Dokumenthantering är fortfarande en av de heliga gralarna i den moderna teknikvärlden, och varje större teknikföretag verkar ha en annan lösning för det. Apples iCloud, med sin enkla men ändå otillgängliga strategi, glömmer filstrukturen helt. Sedan har vi Google med Google Drive och dess "dela med alla" -strategi som i sin tur är mycket lik Dropbox's, en annan extremt populär plattform för att dela filer och dokument över webben och olika datorer.

Som en konsekvens av att vi har alla dessa tjänster har vi troligtvis alla dokument som är spridda över dem alla, vilket kan göra att hitta och organisera dem ganska tufft. Lägg till det faktum att de flesta av oss fortfarande har fysiska dokument som vi också kämpar för att organisera, och du har det perfekta receptet för kontorschos.

För att lösa detta startade Doo.net ett projekt för några månader sedan som de äntligen började rulla ut i form av inbyggda appar för Mac, Windows 8 och mobila enheter (de kommer snart).

Appen kallas helt enkelt DOO och ger en helt unik strategi för hur vi organiserar dokument, med hjälp av en serie smarta verktyg och algoritmer för att få en viss ordning till inte bara digitala dokument, utan också fysiska dokument.

Idén bakom DOO

På Mac kan den gratisappen laddas ner från Mac App Store. När du har installerat kommer DOO att be dig skapa en mapp för appen, där den kommer att centralisera allt ditt innehåll.

Det är på nästa steg där vi får se appens smarta tillvägagångssätt för dokumenthantering: I stället för att bara försöka vara en annan dokumentsynkroniseringstjänst, ansluter DOO till dina befintliga och drar informationen i varje utan att krossa med sin egen organisation och / eller struktur.

De tjänster som stöds inkluderar Dropbox, Google Drive, dina lokala mappar och till och med dina e-postkonton, av vilka det får alla dokument bifogade dina e-postmeddelanden.

Hur DOO presterar

När dina mappar och konton har länkats till appen börjar den läsa dem och indexera dem. Det är här som några av DOOs mest innovativa verktyg spelar in: Appen använder en serie smarta algoritmer för att identifiera all relevant information i dina dokument och använda den för att klassificera dem.

Obs: DOO använder OCR (Optical Character Recognition) för att extrahera den viktigaste informationen från dina skannade fysiska dokument, vilket gör dem lätta att klassificera och hitta också.

Naturligtvis skulle den här appen inte vara användbar alls om du inte kunde hitta det dokument du enkelt vill ha. Tack och lov, när DOO är indexerad, är DOOs sökfunktion omedelbar och extremt exakt. Resultaten visas rätt när du skriver och kan filtreras efter taggar.

Dessutom kan du använda appens tidslinjesökfunktion, som hjälper dig att begränsa din sökning efter datum.

Resten av appen fungerar som förväntat, så att du kan sortera dokument på vilket sätt du vill, vare sig det är genom att synkronisera tjänsten, efter typ, efter arbetsyta och mer.

DOO erbjuder också sin helt valfria molntjänst (konto krävs), som kan lagra alla dina dokument på företagets egna molnservrar, vilket gör dem tillgängliga på alla andra enheter där applikationen är installerad.

Precis som de flesta tjänster som det fungerar med erbjuder DOO också en gratis tjänst med en serie uppgraderingsalternativ. Dessa är inte tillgängliga ännu, men deras prissättning verkar rimlig.

Slutsats

Medan jag hade några tvivel i början, så slutade jag med DOO och vad den försöker uppnå. Allomfattande lösningar tenderar att bli en orolig eller alltför komplicerad, men i det här fallet har utvecklarna av DOO skapat en app som är enkel och enkel att använda och utnyttjar perfekt den kraftfulla tjänsten som ligger bakom den. Jag måste fortfarande se hur det panoreras när det är fullt tillgängligt på alla enheter, men hittills ser det ut som det kommer att leva till sitt löfte.