Bli en PowerBooks-strömanvändare i 11 enkla steg

Det finns en anledning till att QuickBooks fortfarande är den mest populära programvaran för småföretag. Intuit har trots allt spenderat 13 år. Eftersom det finns en ny version varje år, kanske du inte är snabb på allt du kan göra för att göra QuickBooks enklare och snabbare att använda.

Oavsett om du bygger rapporter eller söker genvägar för att hämta nyckelfakta, dessa tips sparar tid och tangenttryckningar. Varje tips är märkt med QuickBooks-utgivningsåret, där det först uppträdde, går tillbaka till QuickBooks 2010. Allt äldre visas helt enkelt som före 2010.

Gör QuickBooks efter dina önskemål

QuickBooks erbjuder ett stort antal alternativ i fönstret Inställningar, som du kommer åt från Redigera-menyn. För varje Preference-artikel får du flikar för personliga och företagsalternativ. De personliga alternativen gäller endast den nuvarande användaren, medan företagsalternativen visas för alla användare. Det är värt att klicka på båda flikarna för att se alla dina anpassningsalternativ.

1. Välj ditt skrivbord (QB2010)

Skrivbordsbild

Standardflödesdiagrammet som visas när du först slår upp en ny kopia av QuickBooks ser ut som något från en redovisningsklass, men lyckligtvis står du inte fast med den. I Inställningar, Desktop View kan du välja en annan startskärm, till exempel den populära Snapshotsbilden, genom att gå till det fönster du föredrar och sedan klicka på Spara aktuell stationär radioknapp. Alternativt kan du ha QuickBooks helt enkelt spara de fönster du arbetar med när du stänger av det genom att klicka på Spara när du stänger företaget. I det samma fönstret kan du också välja mellan standardalternativet, hålla flera fönster öppna när du arbetar eller det enda i taget (när du öppnar ett fönster stängs den föregående automatiskt).

2. Snabba sökningar (QB2012)

Sök

Med QuickBooks sökfunktion kan du hitta objekt i antingen din företagsfil eller programmets hjälpfiler. Som standard visas ett sökfält i toppikonen (kallas i Visa, sedan Top ikonfältet) men under Inställningar, Sökning kan du ta bort det, och ange också om du vill ha ett företag eller hjälp filsökning. (Som standard kan QuickBooks välja från en rullgardinsmeny under sökningen som arkiveras varje gång du initierar en sökning.) På fliken Företag kan du också ange hur ofta QuickBooks ska indexera din företagsfil så att sökningarna kommer att återspegla senaste poster. QuickBooks rekommenderar indexering med 30-minutersintervall, men eftersom indexering kan sakta ner programmet kanske du vill välja längre sträckor. När du behöver hitta en ny transaktion kan du alltid klicka på knappen Uppdatera nu i det här fönstret.

3. Hitta gamla meddelanden (före QB2010)

QuickBooks har som standard en massa påminnelser som du kan stänga av genom att markera en do-not-show-this-message-again-box i meddelandet. Men om du vill ta tillbaka dem, hoppa bara till fönstret Allmänna inställningar och klicka på rutan "Ta tillbaka alla en gång". Här kan du också använda QuickBooks med Enter-knappen till fliken mellan fält, visa (eller undertryck) klippt text i ToolTips, välj mellan dagens datum och datum för den senaste transaktionen för nya transaktioner och mycket mer. 2012 och senare versioner ger dig möjlighet att köra QuickBooks i bakgrunden för att påskynda lanseringen.

Bättre med data och rapporter

4. Lägg till eller redigera flera listposter (QB2011)

Flera listposter

Säg att du måste uppdatera en QuickBooks-lista, allt från kunder och leverantörer till tjänster och delar. Lägg till / redigera flera poster under menyalternativet Listor ger flera praktiska sätt att göra det. Genom att visa listdata i ett kalkylblad-liknande gallerformat kan du infoga, ta bort eller flytta runt kolumner och klistra in kopierade Excel-celler, förutom att helt enkelt skriva in nya poster. A Kopiera ner kommandot som visas när du högerklickar på en cell fyller resten av kolumnen med innehållet i cellen. Använd dock noggrant eftersom det kommer att skriva över något tidigare innehåll.

5. Ändra en rapport innan den körs (före QB2010)

Ändra en rapport

QuickBooks gör tweaking rapporter super lätt, men du behöver inte vänta på att rapporten öppnas innan du gör ändringar. Gå till Inställningar, Rapporter och avmarkera Be mig om att ändra rapportalternativ innan du öppnar en rapport. Från och med då, när du väljer en rapport, får du ett fönster med dess alternativ innan du kör den faktiska rapporten. Om dina dataset är stora kan det här vara en realtidssparare.

6. Automatiska uppdateringsrapporter i Excel (QB2012)

Uppdatera rapporter automatiskt.

Många QuickBooks-användare gillar att exportera rapportdata till ett Excel-kalkylblad, där de kan göra tweaks som sträcker sig från formatändringar för att lägga till formler. QuickBooks för en tid sedan gjorde att skapa kalkylbladet enkelt genom att lägga en Excel-knapp högst upp i rapporterna, vilket ger ett fönster med exporterande alternativ. Du kan även ställa in några Excel-alternativ innan du exporterar data genom att klicka på knappen Avancerat.

Problemet med detta i tidigare utgåvor är att uppdatering av det tweaked kalkylbladet med nya data från QuickBooks kan vara rörigt. Formateringsändringar, till exempel, applicerades inte på de nya data. 2012-upplagan av QuickBooks uppgraderade Excel-exportfunktionaliteten för att åtminstone ta upp vissa av dessa problem. När du har skapat en Excel-arbetsbok med exporterad data skapar QuickBooks ett menyalternativ i Excel som låter dig uppdatera kalkylbladet utan att ens köra QuickBooks.

Processen är fortfarande inte perfekt: QuickBooks tillägger till och med ett ark i Excel-arbetsböcker skapade Använd exportfunktionen för att förklara några av dess begränsningar. Det kan dock göra livet enklare om du gillar att massera QuickBooks-data i Excel.

Hitta genvägar och menyanpassningar

7. Spela favoriter (QB2011)

QuickBooks har så många standardrapporter som att hitta de du använder regelbundet från menyerna kan bli irriterande. Du kan undvika menysurfning genom att beteckna rapporter som faves genom att klicka på hjärtsymbolen under någon rapportstandard, memorerade eller medverkade i Report Center. Därefter kommer det att visas i fliken Favoriter i Rapportcenter och det finns även kommandot Kör favoritrapporter för att få alla rapporter att uppdateras med ett enda klick.

8. Anpassa ikonfältet (före QB2010)

Ta inte bara ikonfältet som det kommer!

Standard QuickBooks-gränssnittet laddas upp med ikoner till objekt som du kanske aldrig behöver, och ibland de som du vill saknas saknas. Du kan göra ikonfältet mer relevant för hur du använder QuickBooks genom att lägga till eller ta bort ikoner i fönstret Anpassa ikonfältet genom att välja Visa och sedan Anpassa ikonfältet. Eller skapa nya ikoner genom att klicka på knappen Avancerad i det fönstret.

9. QuickBooks produktinformation (före QB2010)

Produktinformationsfönstret i QuickBooks ger en mängd statistik och andra detaljer som du kan behöva för teknisk support eller andra problem. Bland annat kan du ta reda på när du installerade din kopia, exakt utgåva, licensinformation, detaljer om antalet användare och listobjekt och mycket mer. Öppna den genom att trycka på F2-tangenten på din Windows-dator.

10. Pop-up-kalkylator (pre QB2010)

Popup-kalkylator

Om du behöver göra en snabb matematik i flygningen när du skapar en uppskattning, en försäljningsorder eller en faktura behöver du inte lämna QuickBooks-formuläret. Klicka på en av tangenterna + , - , * eller / med hjälp av markören i något dollarmängdsfält (för tillägg, subtraktion, multiplikation eller delning), och ett litet räknemönster visas.

11. Massor av tangentbordsgenvägar (före QB2010) : Människor som föredrar kortkommandon för att klicka på grafiska menyer och fönster har många alternativ i QuickBooks, många som går tillbaka till dess DOS-ursprung. Till exempel CTRL-F kallar det detaljerade Sök-fönstret för spårning av specifika transaktioner, CTRL-R producerar det register som är kopplat till den aktuella transaktionen. Det finns också massor av kontextkänsliga genvägar som endast gäller för specifika datatyper, till exempel om du arbetar i ett datumfält, trycker du på Y ändrar datumet till den första dagen i det aktuella året. För att se fullständiga listor med kortkommandon, börja med att gå till QuickBooks hjälpsidan om detta ämne. Därifrån kan du komma åt listor för alla genvägskategorier: Allmänt, Datum, Redigering, Hjälp Windows, Aktiviteter och Flytta runt ett fönster.