Fem enkla steg att gå (nästan) papperslösa

Det är över mellan mig och mitt arkivskåp. Sex lådor fulla av döda träd. Total vikt: en gigantisk 194,7 pund av papper. Jag kan inte tänka mig något mindre användbart sätt att använda hemmakontor, speciellt när det mesta av innehållet, när det är arkiverat, aldrig kommer att röras igen. Jag håller också på att flytta, och tanken på att packa, packa upp och refilera alla de sakerna gjorde mig ännu mer angelägen om att avsluta relationen, pronto.

Innerskärningarna av min arkivskåp före den stora rensningen av 2013.

Mitt mål var inte nödvändigtvis att bli av med varje pappersskrot (en omöjlighet i vissa fall, som jag kommer att diskutera), men i alla fall ville jag hämta det hela till en enda filskåpslådan. Så här gjorde jag det, och du kan också.

1. Sifta och sortera hänsynslöst

Siktning genom nästan 200 pund pappersarbete är en herculean uppgift som tog mig till en bättre del av två fulla eftermiddagar. Om du börjar med en liknande uppgift, är det här första steget lätt det svåraste men också den mest givande delen av processen.

Säg farväl till de senaste decennierna.

Här är några av de döda

• Författaravtal som jag skrev under 1990-talet.
• FedEx-fraktkvitton för över åtta år sedan.
• En nondisclosure-överenskommelse, utgått i juni 1991, för att granska en Toshiba Libretto-bärbar dator.
• Storyklipp och tårar för bitar som jag skrev tillbaka till 1995. (Även om det var ledsen att kasta ut dessa saker, uppgick det till nästan tio pund av rippade- ut magasinsidor.)
• Betala stubbar från långt borta.
• Ändlösa filer fulla med uttalanden från banker och värdepappersföretag. (Varför måste dessa alltid vara minst fem sidor?)
• Kortkortsintäkter i stor skala.
• En roman jag skrev när jag var tonåring.
• Avslaget för den här novellen.
• Många pund värda produkthandböcker, inklusive en för min långväga videobandspelare.
• 2. Återvinna omedelbart

Det förvånade mig hur mycket av dessa saker var fullständigt skräp. Dessutom var många av de "viktiga" artiklarna, inklusive kontoutdrag och räkningar, tillgängliga online, vilket gör papperskopior (och även skanningar) av dem överflödiga. De flesta banker och finansinstitut räddar utlåtanden i minst ett år, och ibland håller de på sig för upp till sju. Jag visste att någonting jag troligen skulle behöva nu kunde jag få tillgång till online på begäran, och om jag behövde något, skulle det vara inom 12 månader, för skattemässiga ändamål. Bottom line: Jag skulle inte behöva spara dessa saker -

eller skulle jag behöva skanna den till eftertiden. Tornen av mappar krympte sig snart ner till två städa högar.

Judicious pruning av allt fick min totala pappersbelastning till ca 30 pund efter bara en omgång siktning genom filer.

IRS

Det som var kvar var pappersarbete som kunde skannas, men jag ifrågasatte om insatsen skulle vara värt det. Var mina skatter från 2006 något jag någonsin skulle vilja kolla igen? Eller skulle den här filen hållas kvar i ett år tills den obligatoriska "sjuåriga regeln" löpte ut? Jag hade också ett stort antal juridiska handlingar som jag visste att jag borde behålla - med tanke på alla sina officiella frimärken, sälar och signaturer - och som jag tidigare måste producera i konkret form. Men inget av detta behövde fylla en lådan. Jag lossade dessa typer av dokument till en förvaringslåda som säkert kunde samla damm i garaget om inte en sann nöd uppstod.

En andra omgång genom "behållarna" lämnade mig med drygt tio kilo pappersarbete att hantera. Dessa var främst medicinska journaler, dokument som skrivits på överdimensionerat papper, några finansiella poster som jag inte hade tillgång till online, och dokument rörande fastigheter och automatisk inköp (som ofta skickas i papper till nästa ägare). Därefter fanns det juridiskt pappersarbete, inklusive bolagsordning för mitt företag och olika affärslicenser (som "dessa meddelanden måste visa sig" certifikat).

3. Nu är det skannertid

Skanning var nästa steg, och jag tillbringade ett tag försök att strategisera. Skanna dokument till PDF-filer är det självklara valet (särskilt med OCR-programvara för att hjälpa till med sökning), men då vad? Många tycker om att lagra sina saker i Evernote, men medan jag är en stor Evernote-fan tyckte jag inte att det skulle vara ett bra alternativ för dessa dokument.

För det första var det inte dokument som jag planerade att använda på regelbundet - eller någonsin alls - och jag ville inte röra upp Evernote (som jag använder för dagliga anteckningar och uppgiftshantering). För mig kände jag att lagring av PDF-filer i mappar på hårddisken skulle vara bra och, viktigare, skulle det vara gratis från eventuella månatliga avgifter som kommer med onlinetjänster. (Cloud-baserade dokumenthanteringstjänster som eFileCabinet Online kostar minst $ 20 per månad.)

Doxie One-bärbara skannrar

Flera skannrar - inklusive Doxie och Neat-är speciellt utformade för att göra arkivering av dokument enklare, men jag kände inte att jag behövde återuppfinna hjulet här. Dokumentmatningssystemet på min Epson WF-3540 fungerar bra (och det saknas något Doxie), och det fanns ingen anledning att det inte skulle vara uppgift att slipa igenom några hundra sidor av räkningar och uttalanden.

Som arbetsprojekt går, är skanningsdokument inte exakt ett spännande sätt att tillbringa en helg. Det är tråkigt och ouppfyllande, men titta på din pappersbunt sakta krymper till att ingenting gör det värt.

Jag bestämde mig för att skanna dokument i stackar av sidor som är relaterade till varandra. Epson skannar till PDF och kommer att bunta flera sidor i en enda fil, så jag kan lägga ett dussin försäkringsräkningar på en gång och sluta med en enda fil i stället för 12 av dem. När scanningen slutfördes, gav jag varje fil ett lämpligt namn ("blue shield bills 2012") och släppte dem i en lämplig mapp på min hårddisk. När jag kom in i en rytm gick det ganska snabbt - det tog mig bara några timmar att slutföra skanningen. Om du vill använda Evernote för att hantera dina dokument är det enkelt att importera allt till anteckningsböcker när du har avslutat skanningarna och organisationsdelen av ekvationen.

Efter skanning min sista pappersfilsvikt: 4,9 pund- cirka 95 procent sparande i vikt. Det är inte bokstavligt papperslöst, men det är tillräckligt nära.

4. Kick pappersvanan för bra

Nästa och enklaste steget i processen är att starta paring av inkommande papper som kommer genom US-posten. Logga bara in på dina bank- och tjänsteleverantörs webbplatser, där du säkert hittar dem ber om att anmäla dig till elektronisk leverans eller e-fakturering. Du kan självklart också använda din bank för att betala dina räkningar elektroniskt, och ta bort ett annat papper från ekvationen.

Varje företags e-fakturering eller e-betalningssystem är annorlunda, vilket är lite av smärta. (Det här är också ett utmärkt tillfälle för en företagsam start som är modig för att standardisera en ganska rörig bransch. Någon?) Men det ger dig mycket flexibilitet, eftersom du verkligen inte behöver registrera dig med ännu en tredje- partileverantör för att skära in inkommande pappersinställningar och sedlar.

När du har blivit papperslös finns det mer du kan göra för att du ska minimera inkommande pappersbelastning framåt.

Varje sista strimla jag hade är nu antingen digitaliserad eller ner till den här lådan.

För att minimera skräppost, registrera dig för att välja bort förskriven erbjudanden för kreditkort och försäkring genom att besöka OptOutPrescreen.com, som drivs av de tre stora kreditrapporteringsbyråerna. DMAchoice och den nationella postlistan kan hjälpa dig att bli av med oönskad kommersiell post. Liksom med registeret för inte-samtal, varierar effektiviteten i listan Not Mail inte beroende på uppringarnas överensstämmelse, och effekten är långt ifrån omedelbar.

5. Snack-mail-skanningstjänster stoppar papperskölden

Earth Class Mail tar saker ett steg längre genom att virtualisera hela din fysiska brevlåda. Du har skickat ditt mail till ECM-tjänsten, och det skickar dig skanningar av allt. Du bestämmer vad du vill behålla, sopor eller har vidarebefordrat dig fysiskt. Paket kan vidarebefordras till dig också. Tjänsten kostar $ 20 per månad för upp till 50 stycken post, plus avgifter för överlåtelse på dina varor och för varje fysisk försändelse du väljer att ta emot.

Outbox är en liknande tjänst som är avsedd för bostadsanvändare istället för företag. post tas faktiskt upp direkt från din befintliga brevlåda tre gånger i veckan. Med utkorg kan du klicka för att "prenumerera" från skräppost och andra oönskade saker och organisera mail till mappar och att göra-listor. Precis som med Earth Class Mail kan du välja att få mail levererad fysiskt på begäran. Utkorg är bara $ 5 per månad, men tjänsten är bara tillgänglig i Austin och San Francisco för tillfället.

Vad sägs om alla anteckningar och Post-Its på ditt skrivbord? Tja, det kan du också göra, även om det här är mer en fråga om personligt beteende omskolning än en teknisk lösning. Obsfattande appar finns i överflöd för telefoner, tabletter och datorer, och det är här som ett super-sökbart verktyg som Evernote lyser. Microsoft OneNote är också värt, och Google Keep erbjuder enkelhet om du inte behöver mycket pizzazz.

En stor vikt har höjts

Inom några dagar hade jag gått från nästan 200 pund papper till cirka 2 GB värde av skannade filer, plus en kort stapel återstående dokument som enkelt lagrats. Jag hade också minimerat inkommande papper genom att konvertera till online-konton där det är möjligt och vidta åtgärder för att avvärja skräppost. Lättillgängliga skanningsverktyg och några användbara webbtjänster har gjort det enkelt att gå papperslös. Ta några helg eftermiddagar, och snart kommer ditt arkivskåp att listas på Freecycle tillsammans med minen.