8 Bästa sätten att använda Microsoft-formulär

Microsoft lanserade Microsoft Forms i september 2018. Sedan dess har den samlat en hälsosam publik av människor som letar efter en tjänst som låter dem skapa undersökningar, enkäter och frågesporter. Jämfört med Google Forms har Microsoft Forms ett renare gränssnitt. Vissa av dess funktioner är dock lätta att missa, eller de är ganska svåra att hitta.

Oroa dig inte. Det är där vi kommer in. Vi har gått igenom Microsoft Forms med en fin tandkam så att du utnyttjar den på bästa sätt.

Eftersom det kommer att bli ett långt inlägg, låt oss hoppa rakt in och se några av de bästa sätten att använda Microsoft Forms.

Också på

Hur man skapar och hanterar regler i Outlook 365 Webmail

1. Hur man skapar formulär

När det gäller att skapa formulär ger Microsoft Forms sju val -

• Flera alternativ
• Text
• Betyg
• Datum
• Rankning
• Nätpromotörscore

När det gäller flervalsfrågor är det bra att formulär analyserar din fråga och hjälper dig med svaren. Så till exempel om frågan börjar med "Köpte du …" kommer formulär att uppmana dig med Ja, Nej och Kanske.

Eller för den delen, om det första alternativet är tråkigt, kommer formulär att uppmana dig att lägga till glad och arg som det andra och tredje alternativet. Nifty, eller hur?

Att lägga till dem är en icke-brainer. Allt du behöver göra är att välja alternativet och gå vidare till nästa fråga.

På samma sätt, för textrelaterade frågor, kan du ange om det kommer att bli ett långt svar eller ett kort svar. Du kan också begränsa typen av svar. Om du till exempel vill ha ett värde mindre än 5 klickar du bara på trepunktsmenyn och väljer Begränsningar.

Välj sedan ett av värdena från rullgardinsmenyn och lägg till värdena.

För betyg kan du ange nivåer och symboler.

2. Delning och inbäddning: Vem kan svara

När formuläret är klart kan du skicka det ut för att samla in svar. För att göra det, klicka på Dela-knappen i det övre högra hörnet.

Du kan välja publik för din form. Om du vill hålla den begränsad till personerna i din organisation, gå med standardalternativen. Men om inte, klicka på länken "Endast personer i min …" och välj alternativet "Vem som helst med länken".

Återigen kan du dela länken direkt med din målgrupp. Men det bästa alternativet är att bädda in formuläret på din webbplats eller blogg. Eller bättre, du kan helt enkelt ladda ner QR-koden för ditt formulär och sedan dela den på din blogg, eller lägga till den i ett e-postmeddelande. Den här metoden gör det oerhört användbart för dina svarande att svara.

Snabbtips: Vill du att ditt formulär ska klonas? Om ja, aktivera alternativet Dela som en mall och dela länken med dina kompisar, eller på ditt formulär själv.

Också på

#onlineverktyg

Klicka här för att se våra artiklar om onlineverktyg

3. När ska man använda filial

Om du skapar enkäter och enkäter ofta, måste du veta att inte alla enkäter eller enkäter är en uppsättning raka frågor. Villkorlig logik kommer säkert att dyka upp, och tyvärr låter Microsoft Forms inte lägga till villkor lika lätt som Google Forms gör. Detta är en av de dolda funktionerna i Microsoft Forms.

För att lägga till villkorad logik, inkludera alla dina frågor och när du är klar klickar du på tre-punktsikonen längst till höger och väljer Filial.

Klicka sedan på frågan som du vill förgrena. Välj nu nästa fråga från rullgardinsmenyn. Observera att du måste göra det för alla frågor.

För att förhandsgranska ditt formulär med villkorad logik, gå bara tillbaka och tryck på förhandsgranskningsikonen.

4. Dela för att samarbeta

Blanketter och undersökningar kan också vara ett tvåpersonsjobb eller mer, och för det har Microsoft Forms inkluderat funktionen för att samarbeta. Om du vill dela ett formulär med din vän eller kollega trycker du på knappen Dela överst och väljer alternativet Dela från höger meny.

Välj sedan den som du vill och dela länken med dina kollegor. Den enda nackdelen är att du inte selektivt kan välja namn för att dela ett formulär, något som skulle vara ett välkommet tillägg i framtiden.

5. Gruppformer: Vad är de och vad gör de

Innan vi kommer till det, låt oss titta på vad grupper är. Groups är en exklusiv Office 365-tjänst som hjälper dig i samarbete med dina lagkamrater. Och dessa grupper är inte bara relaterade till formulär utan är spridda över Office Suite.

Kommer till gruppformulär kan teammedlemmar både visa och redigera ett formulär. Och om du ingår i en grupp behöver du inte ha en länk till formuläret för att se det. Istället kommer dessa formulär att finnas tillgängliga under avsnittet Gruppformulär.

Också på

11 bästa Microsoft Word-tips och tricks online

6. Hur man lägger till tidsbegränsningar och andra anpassningar

Vid första anblicken verkar Microsoft Forms sakna flera funktioner. Men som vi nämnde ovan är några av funktionerna dolda, och detta är en av dem.

För att lägga till startdatum och slutdatum, gå till Inställningar i tre-punktsmenyn och kryssa i rutan för Startdatum och slutdatum. Ange datumen, och det är det.

En annan anpassning som du också kan göra är att blanda frågorna bland dina svarande. På samma sätt kan du också lägga till ett anpassat "tack" -meddelande i slutet av formuläret.

Men den inställning som är av yttersta vikt är e-postmeddelanden. Kontrollera inställningen för avisering och det handlar om det. Nästa gång, när någon svarar på en undersökning, kommer du att meddelas om detsamma.

7. Analysera svar

Så du har skickat ut undersökningen och svaren har börjat hälla in. Men hur analyserar du svaren?

Gå bara till fliken Svar på formuläret så ser du svaren. Det goda är att Microsoft Forms ger en visuell representation av alla svar, vilket gör det lätt att förstå.

Men om du vill visa alla enskilda svar klickar du på Visa resultat. Därefter står svararens namn på rutan Responder och svaren visas längst ner.

För att se nästa svar, klicka på pilikonen. För att ladda ner alla svar på ett kalkylblad, klicka på knappen Öppna i Excel så kommer kalkylbladet att laddas ner till ditt system.

8. Byt tema & mallar

Det jag älskar med Microsoft Forms är att gränssnittet är rent och rörigt. En annan sak som är värd att älska med den här tjänsten är dess teman. Med ljusa och stansiga färger kommer dessa teman att göra att dina former sticker ut från resten.

Allt du behöver göra är att trycka på temaknappen längst upp och välja en. Samtidigt kan du också ge en anpassad färg till din form eller bättre välja en bild i din dators galleri.

Så till exempel, om din undersökning handlar om prylar och telefoner, kommer en bakgrund med en gadget att vara mer meningsfullt än en med en man som surfar.

För att göra det, klicka på Plus-ikonen och välj ett av två alternativ. För att ladda upp en bakgrund kan du också välja att ladda upp en bild från ditt OneDrive-konto eller söka på ett från webben.

Gör dem Rock!

Även om Microsoft Forms har en mängd funktioner kombinerat med en bra design, saknar det fortfarande vissa alternativ som möjligheten att ladda upp filer. Dessutom har den inte heller färdiga mallar som du bara kan plocka upp och fortsätta ditt jobb utan att slösa bort mycket tid på att bygga strukturen.

Nästa: Vill du skapa en filbarbar form på Microsoft Word? Läs artikeln nedan för att ta reda på hur.