17:00: Enkel anpassningsbar projektledning

Hantera och prioritera uppgifter är nyckeln till att uppfylla affärsförpliktelser. Nästan alla affärer har en metod att hantera små projekt och effektivt samarbeta med andra för att få jobbet gjort. Men kan dina förbättras?

Jag minns en klient som med stolthet visade mig sitt uppgiftshanteringssystem: Han prydde snyggt varje uppgift på en klistermärke och slog den på fönstret på sin dataskärm. När en uppgift blev hög prioritet flyttade han papperet högre på sidan av sin bildskärm och skiftade de andra anteckningarna lägre. När han var väldigt upptagen flög noterna över till sitt skrivbord och marscherade i två regimenterade linjer ner på vardera sidan av sin bildskärm till sitt tangentbord.

Korset krossade sitt hemodlade projektledningssystem en natt. En ny kontorsrengöring kom in och rengörde noggrant sin bildskärm och skrivbord. Nästa morgon hittade han alla hans exakt arrangerade stickies staplade i en snygg hög vid telefonen. Han tillbringade en halvtimme med sina uppdragsprioriteringar.

[Vidare läsning: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Det finns ingen ursäkt för att hålla fast vid ett pappersbaserat projektledningssystem när flera enkla webbtjänster nu kan göra jobbet så mycket bättre. Dessa tjänster hjälper också till att se till att alla projektteammedlemmar snabbt uppdateras om att ändra deadlines och nya utvecklingar.

Jag gillar QG | Mjukvara 17:00, en relativt billig (18 dollar per månad och mer), lättanvänd projektledningstjänst som kan hjälpa dig att prioritera dina uppgifter och hantera mindre projekt. Det sportar ett snyggt användargränssnitt som är mer anpassningsbart än de flesta andra webbaserade tjänster.

17:00 är inget Microsoft Project: Det går inte att hantera stora eller långsiktiga projekt. Men det låter dig skapa och uppdatera uppgifter och projekt antingen på webben eller via e-post. Visuellt tilltalande tidslinjekartor låter dig snabbt kontrollera dina framsteg. 5pm kan också integrera projektfristen med vissa kalendertjänster.

Totalt erbjuder 5pm ett välutrustad utbud av projektledningstjänster som passar de flesta lättanvändas behov.

Inget kreditkort krävs för försök

Registrering av ett konto är enkelt. Du behöver inte ens tillhandahålla kreditkortsinformation för gratisförsöket. 5 pm stöder populäraste webbläsare, inklusive senaste versioner av Internet Explorer, Firefox, Safari och Opera.

Du måste välja din egen underdomän (något som följer med " mycompany.5pmweb.com ") för att logga in på tjänsten och aktivera e-postintegration. Flera korta videotutorials ger grundläggande instruktioner om hur du använder tjänsten.

När du klickar på ett 5pm-projekt visas en lista med projektdetaljer, inklusive uppgifter och indikatorer för framsteg, i den högra rutan. Men helt enkelt svävar över ett projekt i några sekunder kommer det att bli ett popup-infofönster med ytterligare detaljer.

När du loggar in ser du fyra flikar längst ner på skärmens vänstra sida: Projekt, Tidslinje, Rapporter, och Profiler. Du spenderar förmodligen det mesta av din tid på fliken Projekt. Genom att klicka på den visas en lista med projekt i den vänstra rutan. När du klickar på ett projekt visas en lista med projektdetaljer, t.ex. uppgifter och framdriftsindikatorer, i den högra rutan. Att bara sväva över ett projekt i några sekunder kommer att ge mer information i ett popup-informationsfönster, en fin touch.

Jag gillar också hur du kan anpassa utseendet på 5 pm, helt enkelt dra kolumner för att ändra bredder eller utväg data. 17.00 kan till och med integreras med kalendrar som stöder iCalendar-flöden, till exempel Apple iCal och Mozilla Sunbird, så du kan kontrollera dina projektfristar i kalenderappen. Sådan datasynkronisering fungerar också med Google Kalender, men av någon anledning (företaget skyller på Google) är processen mycket långsammare än vad som är med Apples och Mozilla-appar.

E-postintegration

Du kan ange projekt och uppgifter direkt via webbgränssnittet. Alternativt kan du skapa dem genom att skicka e-post till din anpassade 5pm-adress. Du kan också använda e-post för att lägga till upp till 20 MB dokumentfiler och uppdatera procentandelens fullbordande av en uppgift. Parametrar i din ämnesraden för e-post låter dig ange fler detaljer som startdatum och deadlines.

5: e e-postintegration gör det särskilt enkelt att uppdatera projektinformation med hjälp av en mobilenhet. Även om din lilla mobilskärm är otillräcklig för att visa 5: e webbgränssnitt, kan du fortfarande skriva ut ett e-postmeddelande för att uppdatera ett projekts status.

17:00 stöder fyra typer av användare så att du kan finjustera serviceåtkomsten. Administratörer kan göra allting; Användare kan redigera projekt och uppgifter för lag som du tilldelar dem till Externa användare kan se projekt och uppgifter för sina lag; klienter kan se och redigera sina egna projekt.

Hur 5pm staplar upp

Jag har diskuterat andra projektledningstjänster i en tidigare kolumn. 17:00 hanterar mer än den populära basecampen, men lyckas fortfarande att vara lätt för en projektledningsnefyt att förstå. Det erbjuder dock inte alla aktuella möjligheter i WACI, som nyligen tillagt Wiki-liknande kunskapssamarbete.

Fem betalda planer för 17:00 är tillgängliga, med kostnader från $ 18 till $ 175 per månad. Grundplanen stöder fem användare, tio aktiva projekt och 250 MB datalagring, medan high-end-planen tillåter obegränsade användare och projekt och kepslagring på 5 GB. En 14-dagars gratis prov är tillgänglig.

Basecamp reglerar fortfarande roost när det gäller projektledningstjänster på entréplan. Men om du vill ha något lite slicker, så överväga 17:00.

Richard Morochove är en IT-konsult och författare. Skicka honom frågor om att använda teknik i din anslutna små till medelstora företag via e-post. PC World kan redigera din fråga och kan inte garantera att alla frågor kommer att besvaras.