10 Fantastiska nya funktioner i Excel 2013

Microsofts uppdaterade kalkylarkverktyg får inte många nya, whiz-bang-funktioner, men det blir mer funktionellt. Det är något som både nya och erfarna användare kommer att njuta av - särskilt ett nytt tillvägagångssätt för ett gammalt problem som brukade kräva en besvärlig lösning. Komplexa uppgifter blir enklare att utföra tack vare verktyg som rekommenderade diagram och rekommenderade pivottabeller. Andra ändringar placerar val närmare dina data och använder stora företag för att knyta data direkt till Excel.

För att hjälpa dig att få fart, läs vidare om 10 nya funktioner som gör ditt arbete enklare i den nya Excel. Vill du veta mer om den nya Office-sviten? Du hittar vår fullständiga översyn av Office 2013 här, liksom 10 mördarfunktioner i det nya Word 2013 här.

1. Startskärmen ställer in scenen

Excels nya Startskärm hjälper dig att arbeta snabbare. Längs den vänstra kanten är de senast använda kalkylbladen, vilka kan vara fasta på din senaste lista så att de alltid kommer att vara synliga. Här kan du också klicka på Öppna andra arbetsböcker för att komma åt dina filer från en disk eller molnet. Startskärmens högra hörn visar också SkyDrive-kontot (eller SharePoint) som du för tillfället är anslutet till.

En rad mallar visas här för att hjälpa dig att snabbt starta ett projekt. Dessa kan också pinnas, eller du kan använda sökfunktionen för att titta online för andra mallar. En lista med föreslagna sökningar kan hjälpa dig att komma igång.

Nya användare kommer att uppskatta mallvalen och befintliga användare kommer att tycka om den senaste fillistan och snabb åtkomst till befintliga filer. Även om startskärmen kan avaktiveras tycker jag att den är tillräckligt bra för att hålla fast vid den.

Fliken Öppna har länkar till nyligen öppnade filer och platser.

2. Njut av en ny backstage-vy

Backstage View, introducerad i Office 2010, är ​​tillgänglig från Arkiv-menyn. I Excel har detta uppdaterats för att visa exakt vad du gör så att du kan välja lämplig uppgift.

Öppna fliken Nu ger dig tillgång till nyligen öppnade arbetsböcker, vilket gör det till en kombination av fliken Öppna och Nyligen från Excel 2010. Du kan ange arbetsblad till den här listan eller klicka på Dator för att få tillgång till nyligen åtkomna platser (vilket du också kan sticka permanent här också). Det finns också tillgång till ditt SkyDrive-konto och möjligheten att ställa in ytterligare SkyDrive- eller SharePoint-konton.

Vill du dela för- och efternamn i två kolumner? Se till den nya funktionen Flashfill.

3. Gör Flash Fill magic

Den mest whiz-bang nya funktionen är Flash Fill-verktyget. Dess prediktiva datainmatning kan detektera mönster och extrahera och mata in data som följer ett igenkänt mönster. Det löser några vanliga problem som för närvarande kräver besvärliga lösningar för att uppnå.

Ett sådant problem är att extrahera en persons förnamn från en kolumn med fulla namn. I en tom kolumn i anslutning till den som innehåller fullständiga namn skriver du bara förnamnet och klickar sedan på fliken Hem och väljer Fyll, Flashfyllning. Förnamn på alla i listan kommer direkt till den kolumnen att anges. Du kan använda samma process för att extrahera efternamn, för att gå med för- och efternamn, för att extrahera månader, dagar eller år från datum och till och med extraheringsvärden från celler. Medan du alltid kan göra det med formler, garanterar nu Flash Fill att någon kan göra det mycket snabbt och enkelt.

Ta gissningen på vilket diagram du väljer för att bäst visa dina data.

4. Förenkla val med rekommenderade diagram

Det här faller någonstans mellan en whiz-bang ny funktion och något som gör att Excel fungerar mer intuitivt. Rekommenderade diagram visar bara en delmängd av diagramtyper som är lämpliga för de data du har valt. Det kommer att hjälpa oerfarna användare att skapa diagram som hjälper till att förklara data och inte förvirra betraktaren.

För att använda verktyget, välj data som du vill kartlägga, klicka på fliken Infoga och välj Rekommenderade diagram. En dialogruta visas med en rad diagram för att välja från-klicka på var och en för att se hur din data kommer att se ut på det diagrammet. Välj önskat alternativ och klicka på OK och diagrammet skapas automatiskt.

Ändra utseendet på diagrammet genom att välja alternativ från popupmenyn

5. Kartverktygen blir smartare

I tidigare versioner av Excel, när ett diagram väljs, visade fliken Diagramverktyg tre ytterligare flikar: Design, Layout och Format. Gränssnittet är enklare i Excel 2013, med endast flikarna Design och Format att välja mellan.

Dessutom visas en uppsättning ikoner utanför den övre högra kanten av ett diagram när den väljs. Klicka på någon av dessa knappar - Diagramelement, Diagramformat eller Diagramfilter - för att visa ytterligare diagramformateringsalternativ. Klicka på Diagramelement för att lägga till eller ta bort element, till exempel axeltitlar och legender. klicka på Diagram Styles för att ändra stil och färg på diagrammet. eller klicka på Diagramfiler för att visa filtrerad data med en live-förhandsgranskning.

Quick Analysis erbjuder formatering, totals och diagram för analys av dina data.

6. Analysera dina data snabbt

Det nya snabbanalysverktyget kan hjälpa både nya och erfarna användare att hitta alternativ för att arbeta med utvalda data. För att använda den, välj den data som ska analyseras, och ikonen för snabbanalys visas i nedre högra hörnet av vald data.

Klicka på den här ikonen och en dialogruta visas med ett antal verktyg för att analysera data, t.ex. Formatering, Diagram, Totals, Tabeller och Sparklines. Klicka på valfritt alternativ och en serie valbara val visas. förhandsgranska dessa val genom att mousing över dem. Klicka sedan på det alternativ du tycker om att tillämpa det på dina data. Den här funktionen påskyndar processen att formatera, kartlägga och skriva formler.

PivotTables blev bara löjligt enkelt att skapa.

7. Svara frågor direkt med pivottabellerna

Pivottabeller är ett kraftfullt verktyg för att analysera och svara på frågor om dina data, men de är inte lätta för nya användare att skapa. För första gången kan du, om du klickar på en musknapp, skapa ett meningsfullt pivottabell tack vare de nya rekommenderade pivottabellerna. För att använda den, välj dina data, inklusive rubriker, och välj Infoga rekommenderade pivottabeller. En dialogruta visas med en serie pivottabeller med förklaringar av vad de visar. Allt du behöver göra är att välja tabellen som visar vad du vill se, klicka på OK, och pivottabellen dras automatiskt för dig.

Excel 2013 integrerar nu Power View för biffig analys och rapportering.

8. Skapa snabba rapporter med Power View

Tillägget Power View, tillgängligt för tidigare versioner av Excel, är nu integrerat i Excel 2013. Power View används vanligtvis för att analysera stora mängder data som tas in från externa datakällor, bara typ av verktyg som storföretag kan använda.

Ingår i Excel, det är nu tillgängligt för alla. För att se det på jobbet, välj dina data och välj Infoga, strömvisning. Första gången du använder den, installeras funktionen automatiskt. Då läggs ett Power View-ark i din arbetsbok och analysrapporten skapas.

Du kan lägga till en titel och sedan filtrera data och organisera den för att visa hur du vill. Fliken Power View på verktygsfältet i verktygsfältet visar alternativ för rapportformat, till exempel temat och textformat. Visa alternativ för fältlista och filterområdepaneler som du kan använda för att filtrera och sortera dina data.

Försök arbeta på en arbetsblad som någon annan redigerar? Du kommer bli varnad att den är låst. Du kan visa och ladda ner den, men kan inte ändra den.

9. Dela filer och arbeta med andra personer

Arbeta med andra personer på delade filer i realtid är ett dubbelkantat svärd. Även om det är användbart att göra det, kommer du att möta problem när två personer försöker ändra samma sak samtidigt. I Excel 2013 kan du dela och samarbeta på filer med andra via SkyDrive med hjälp av Excel WebApp, och flera personer kan arbeta på samma fil samtidigt. Du kan dock inte öppna ett kalkylblad från SkyDrive i Excel 2013 på din lokala dator om någon annan för närvarande arbetar i samma kalkylblad. Detta skyddar kalkylbladet mot motstridiga ändringar.

I stället om en person redigerar en Excel-fil som lagras online kan andra med behörighet se och hämta det, men de kan inte ändra originalet, vilket är låst tills den som arbetar med den är klar.

Liksom andra program på kontoret 2013-paket, sparar Excel 2013 som standard filer till molnet. Du kan öppna, visa och redigera Excel-filer online i en webbläsare med Excel WebApp utan att ha Excel 2013 på den lokala hårddisken.

Dela dina molnlagda arbetsblad med vänner på Facebook, Twitter eller LinkedIn.

10. Dela arbetet med dina sociala nätverk

Det här är ett praktiskt sätt att dela en att göra-lista, ett evenemangsplaneringsblad, eller vilket kalkylblad du vill ha med ditt sociala nätverk. Du kan nu dela Excel-arbetsböcker med Facebook och mer från Excel 2013 själv. För att se alternativet Post till sociala nätverk, det bästa sättet att spara filen först till SkyDrive.

Om du inte har sparat filen till SkyDrive väljer du File, Share, och klicka på Bjud in personer. Du kommer att gå igenom processen för att spara filen till molnet så att alternativen Spara som visas senare automatiskt. När det här är gjort returneras du till panelen Dela där alternativet Post till sociala nätverk visas nu. Här kan du välja vilket socialt nätverk du har länkat till ditt Office 2013-konto. Du kan välja om tittare kan visa eller redigera ditt delade arbetsblad, och du kan inkludera ett meddelande och sedan lägga in det för granskning.