Vad NAS kan göra för småföretag

Alla affärer av vilken storlek som helst, springer på information, om det håller reda på bokföringsdata eller hanterar flödet av förslag och order. Under de senaste 25 åren har datorer förändrat det sätt som småföretag arbetar, vilket gör det möjligt att organisera och hantera information på ett sätt som helt enkelt inte var möjligt under pappersformat och indexkort.

Men när en verksamhet växer större än en enda anställd står du inför ett problem med den informationen. Hur håller du informationen, men gör den fortfarande tillgänglig för de olika personerna i företaget som behöver jobba med det? Stora företag har företags IT-avdelningar som kan göra det tunga lyftet att designa och upprätthålla komplexa datanät, men de flesta småföretag är hårt pressade att få allt sitt arbete gjort utan att lägga på bördan för att hantera komplicerade datorsystem. [

: Bästa NAS-lådor för media streaming och backup]

Lyckligtvis har datanätverk blivit mycket enklare att installera och använda. Du behöver inte en dedikerad server, och många företag finner att ett lokalt nätverk kan vara värt investeringen om bara för att dela resurser som en Internetanslutning eller en snabb skrivare. Och nu är det enklare än någonsin att dela data på ett nätverk.

Du kan enkelt dela data genom att låta andra datorer i nätverket se en del av datorns hårddisk, men data är endast tillgängliga för andra när din dator körs. Ett separat lagringssystem än vad som helst kan komma åt när som helst kommer runt det problemet. Sådana produkter, kända som Network Attached Storage - eller NAS - gör för en prisvärd och sofistikerad lösning för småföretag. (De är också mycket praktiska hemma, där de kan göra digitala medier som MP3-ljudfiler tillgängliga för alla datorer i ett hemnätverk.)

Komma igång d med en NAS-enhet

Som namnet antyder, en NAS-enhet fäster direkt till ditt nätverk. Anslut den med en Ethernet-kabel; Du kan ansluta den direkt till någon strömbrytare eller router. Anslut sedan strömkabeln till ett uttag. Om det kommer att bli en missionskritisk komponent, överväg att få en strömförsörjning för standby.

När du slår på enheten startar enheten upp, kommunicerar med ditt nätverk och får en nätverksadress. På den punkten är det klart att gå.

Konfigurera enheten är i allmänhet lätt också. Om du vill ändra standardinställningarna - som att definiera grupper eller begränsa åtkomsten till vissa mappar (mer om dessa alternativ nedan) - kommer enhetens verktyg att stega dig igenom det. I nästan alla fall kommer enheten att ha en webbsida som finns i dess kontroller som du kan komma åt med en webbläsare. Skriv in IP-adressen i din webbläsare, och du kommer vanligtvis att presenteras med en inloggningsskärm där du kommer att bli ombedd till ett namn och lösenord. Därifrån kan du konfigurera användare och grupper, säkerhetskopieringsinställningar och aktivera funktioner som webbåtkomst.

För den enklaste åtkomsten vill du att enheten ska se på din dator som en annan lokal hårddisk. Så här gör du det i Windows XP:

Öppna Utforskaren i Windows och välj Verktyg, Kartnätverksenhet. Fönstret Kartnätverksdriven kan du ange drivbrevet som ska användas för enheten. Du kan välja vilket brev som inte redan är tilldelat datorn. I det här fallet har vi valt att ha det som Drive Y, men du kan välja vilket brev du vill ha, till exempel Drive N för "Network".

Nästa, klicka på Browse-knappen för att hitta NAS-enheten på din nätverk. I fönstret Bläddra efter mapp kan du hitta enheter på ditt Windows-nätverk och sedan ansluta till den delade mappen på NAS.

(I denna figur är "Ts-xlb66" namnet på NAS-enheten som det visas på vår nätverket. Du kan ändra det om du vill, men vi använde standardinställningen.)

När du har valt mappen väljer du OK för att återgå till fönstret Kartnätverksdriven. Observera att det finns en kryssruta längst ner i det här fönstret: "Återanslut vid inloggning". Om du gör en check här kommer datorn automatiskt att återanslutas till NAS-enheten när den startar, så du behöver aldrig göra dessa steg igen.

Observera att med Vista är stegen nästan identiska. Markera Dator i Utforskaren mappar och välj sedan alternativet Map network drive längst upp i fönstret. Dialogrutan Kartnätverksdator har samma alternativ och val som XP-versionen som beskrivs ovan.

Och Browse for Folder fungerar på samma sätt som med XP.

Vi har förklarat hur du ansluter till NAS-enhet för att visa hur lätt det är att använda. Du behöver inte veta några snygga nätverkstips. Du behöver inte veta om IP-adresser eller filsystem eller Linux. Bara två fönster och du är klar. NAS-enheten visas som en annan hårddisk på din dator. Vi hoppas att det verkar lätt att du vill veta hur lätt det är att installera en NAS-enhet i ditt nätverk och vad det kan göra för dig.

Är detta en RAID?

Innan vi täcker några detaljer om NAS-enheter, låt oss prata om lagringen. Hela poängen med att använda en NAS-enhet är att göra det lättare att använda din värdefulla företagsinformation. Fokusera på ett ögonblick på ordet värdefullt. Förmodligen gör du för närvarande din bokföring på en enda dator, och data lagras på datorns hårddisk. Och förhoppningsvis har du en uppsättning rutiner på plats som säkerställer att dessa data säkerhetskopieras så att du kan återställa det om något händer med den hårddisken eller datorn. (I alltför många fall känner människor som driver småföretag att de inte har tid att säkerhetskopiera data, och så sätter de sitt företag i riskzonen för en allvarlig förlust.)

Men om hårddisken på det datorn dör, kommer din bokföring att stanna så länge som det krävs för att återställa den senaste säkerhetskopian. Och du kommer fortfarande att förlora data som har lagts in sedan den senaste säkerhetskopian, vilket kan kräva en viss tidskrävande rekonstruktion från pappersposterna.

Vad händer om det fanns något som låter dig fortsätta arbeta om en hårddisk misslyckas? Om du har flera hårddiskar som delar upp data kan du bara göra det.

De billigaste NAS-enheterna har bara en enda hårddisk, som inte innehåller något dataskydd alls. Om din NAS-enhet har tre eller flera hårddiskar, är det dock möjligt att ha all din data lagrad så att ingen av det går vilse om en av enheterna skulle misslyckas, och du kan fortfarande fortsätta arbeta medan den enheten blir ersatt. Denna teknik kallas RAID, som står för Redundant Array of Cheap Disks.

RAID-system finns i olika nivåer, men den enda som verkligen lever upp till den "överflödiga" delen av namnet är RAID 5. I det här systemet, all data sprids över alla enheter i enheten tillsammans med paritetsdata. Detta innebär att om en enhet misslyckas kan data på de andra enheterna användas för att rekonstruera all dess data med hjälp av paritetsinformationen för att fylla i de saknade delarna. Detta gör att andra enheter kan fortsätta att fungera. Byt ut den misslyckade enheten och de återstående enheterna kommer att rekonstruera de saknade data på den nya enheten.

Paritetsinformationen för de andra enheterna tar upp lagringsutrymme, så den totala kapaciteten på NAS-enheten minskas med storleken på en kör. I många fall kommer RAID 5 NAS-enheter konfigurerade med fyra hårddiskar. För den här delen använde vi en 2 TB-version av TeraStation III från Buffalo Technology (www.buffalotech.com) som har ett uppskattat gatupris på $ 1,300. Denna enhet är konfigurerad med fyra 0,5 TB hårddiskar. Till följd av detta är enhetens totala tillgängliga kapacitet 1,5 TB vid användning av RAID 5-konfigurationen.

RAID 5 gör datalagring mycket mer tillförlitlig, men det är inte ett ersättningsalternativ för säkerhetskopiering. Om en till exempel en viktig fil raderas av en slump, raderas den från alla enheter. Och om en inbrott stjäl NAS-enheten, har du förlorat allt. Det enda sättet att återställa data som förlorats i någon av dessa möjligheter är att ha säkerhetskopior. Så tänk inte att du kan hoppa över säkerhetskopiorna bara för att du har ett RAID 5-system.

Observera att det finns andra RAID-nivåer som inte ger samma skydd. RAID 1 speglar enkelt data på två enheter; När data skrivs till en, skrivs samma data också till den andra. Detta är mindre sofistikerat och har inte den felkontroll som paritetsdata kan ge. RAID 0 är konstruerad för hastighet, inte skydd. Genom striping - spridning av en fils data över flera enheter - och därigenom tillåter enheterna att hämta sina delar samtidigt kan det förbättra prestanda när de arbetar med stora filer. Detta ökar faktiskt risken, eftersom fler enheter innebär större sannolikhet för fel, och om du förlorar en enhet, förlorar du innehållet i alla enheter.

RAID 5 ger dig det bästa av RAID 1 och 0, eftersom det ger redundans för skydd och bandning för förbättrad prestanda. Så för en företagsapplikation, se till att du får en NAS-enhet som använder en RAID 5-konfiguration.

Vad kan NAS göra?

I kombination med hårddiskarna innehåller NAS-enheten en dator avsedd för att köra NAS uppgifter. Det går förmodligen Linux, men allt du behöver veta är att du kan komma åt dess funktioner genom att använda systemadministrationsprogramvaran som följde med enheten. Olika enheter kan erbjuda olika funktioner, men vissa är av särskilt intresse för småföretag. Observera att inte alla enheter kan ha alla dessa funktioner. Och det är också viktigt att inse att medan dessa funktioner kan vara tillgängliga behöver du inte använda dem om du inte vill ha dem.

Även om hela punkten på en NAS-enhet är att låta enskilda datorer få tillgång till en nätverksåtkomst filer, kanske du inte vill ge alla i företaget tillgång till all delad information. I de flesta system kan du definiera vem som kan komma åt vilka mappar på enheten . Du kan tilldela åtkomsträttigheter till individer eller grupper. Således kan alla i en Försäljningsgrupp få tillgång till alla förslag och bud, men de kommer inte att kunna få tillgång till anställdas information. Du kan också ge individer egna mappar så att de kan hålla privata filer på enheten.

Vissa NAS-enheter kan också vara värd för en skrivare, så att du kan använda den för att dela en skrivare.

Några NAS-enheter kan Du kan också kopiera data från en USB-enhet automatiskt och placera data i en delad mapp.

De flesta NAS-enheter har backupprogram, men eftersom du kan mappa en delad mapp till din dator kan du i allmänhet använda vilken säkerhetskopia som helst. Detta kan göra det lättare för alla i företaget att säkerhetskopiera alla kritiska filer som lagras lokalt på sin dator till NAS-enheten. (Du borde fortfarande ha rutiner som skapar säkerhetskopior som kan lagras på plats, men det är mycket bättre än ingen säkerhetskopiering alls.) Genom att använda en automatisk funktion som gör att vissa mappar säkerhetskopieras vid vissa tillfällen kan du göra Det är lättare för människor att kopiera sina värdefulla data och därmed göra det mer sannolikt att de kommer att göra det.

Om ditt företagsnätverk är anslutet till Internet har vissa NAS-enheter låter dig få tillgång till delade data på distans. Till exempel kommer du till en utsikts kontor och upptäcker att du inte har tagit med någon dokumentation som du behöver för ett bud. Logga bara in på NAS-enheten och kopiera filen du behöver. Du kan också ladda upp filer som du har skapat i fältet till NAS-enheten, så att andra i företaget också kan komma åt dem.

Några NAS-enheter stöder också Internet FTP (File Transfer Protocol) som tillåter användare att ladda upp eller ladda ner filer till en viss del av NAS-enheten via Internet. Det här kan vara särskilt användbart när någon försöker skicka en fil som är för stor för e-post, eller när du har en sådan fil som du försöker skicka till dem.

En NAS-enhet kan lösa många små affärsproblem och göra din tillgång till viktiga data mycket effektivare, så det finns liten anledning att inte börja använda en på ditt system direkt.