Virtualisering omarbetar småföretag

Clarkdale Volkswagen, en ledande bilhandlare i Vancouver, håller på att fira sitt 50: e år i affärer. Det står självklart att en IT-strategi inte var på plats när återförsäljaren öppnade sina dörrar 1960, och företagets teknikinfrastruktur har vuxit på ett ad hoc-sätt under åren. För att få ordning på kaoset och effektivisera verksamheten, ringde Clarkdale i Computer Troubleshooters Canada.

Clarkdale VWs senaste stora IT-översyn var 2003, men det föråldrade POP3-e-post- och decentraliserade nätverket av stationära datorer erbjöd liten kommunikation mellan avdelningarna 65 anställda, gjorde säkerhetskopior ett sporadiskt krångel, och behöll IT-kostnaderna högt genom att kräva att alltför mycket arbetskraft behöll. Clarkdale var redo att anställa en heltid IT-person för att hantera denna röra, men visste att det skulle innebära att det skulle bli en stor hit på lönebudgeten. Computer Felsökare rekommenderade en virtualiseringskonfiguration för att förenkla företagets tekniska infrastruktur och eliminera behovet av IT-personal på heltid.

[Ytterligare läsning: Bästa NAS-lådor för media-streaming och säkerhetskopiering]

Åldringsinfrastruktur

Före datorfelsökare gick in, återförsäljaren hade lite datacenter att tala om. En enda Linux-server sprang företagets Enterprise Resource Planning-programvara och sex skrivarservrar kopplade tio skrivare till nätverket. E-post serverades direkt till skrivbordet med ett POP3-konto från en lokal ISP.

Med ingen domän i nätverket hanterades användarna enskilt på varje stationär dator. Samtidigt var företagets LAN anslutet till flera olika trådlösa nätverk, inklusive ett offentligt trådlöst nätverk för kunder, vilket ledde till att nätverket riskerade att intränga. Detta var särskilt problematiskt, eftersom det inte fanns någon säkerhet på plats för att förhindra attacker. Under tiden hade fjärrarbetare inte tillgång till data på nätverket och inget centralt lagringsutrymme för viktiga filer.

För att få det här nätverket uppdaterat, var vi tvungna att ta itu med varje enskilt objekt i IT-infrastrukturen. Målet var att skapa en miljö som kan stödjas utan IT-personal på plats, endast fjärrsupport och support för samtal. Nätverket måste ha en låg långsiktig supportkostnad utan att kompromissa med funktionalitet eller tillförlitlighet. Förlusten av en enda försäljning, eller en olycklig kund på grund av systemets driftstopp eller förlorad kommunikation, skulle inte vara acceptabelt.

Virtualization Revamp

Vi började genom att ersätta POP3-e-postmeddelandet med en hostad Exchange-tjänst från Kanadas Radiant Communications. Denna lösning ger klienten en hel instans av Exchange värd på en virtuell server i ett säkert datacenter utanför webbplatsen. Det finns ingen maskinvara att stödja, inga licenser att behålla, inga säkerhetskopieringar att övervaka, inga problem med uppgraderingar någonsin igen och ett team av högt certifierade tekniker som underhåller servern. Plus, Exchange lägger till schemaläggning och delade kontakter över hela företaget.

Efter avslutad fullständig teknisk revision var det tydligt att varje avdelning i återförsäljaren hade en fast uppsättning programvarubehov med liten variation från användare till användare, men varje avdelningen hade några mycket specifika krav. Med det i åtanke bestämde vi oss för att en virtualiseringsserver ansluten till stationära terminaler skulle uppfylla användarnas behov samtidigt som långsiktiga supportkostnader minimeras. Ett framgångsrikt terminalserverimplementering skulle kräva strikt grupppolicy, vilket gör det möjligt för varje avdelning att endast få tillgång till den programvara som krävs. Vi distribuerade en Windows Server 2008 som kör VMWare för att skapa de virtuella servrarna. Initialt använde vi företagets befintliga arbetsstationer som terminaler, men med tiden kommer varje arbetsstation att ersättas med Wyse-terminaler som kör Embedded XP.

SharePoint inkluderades i installationen för att lägga till funktionalitet i infrastrukturen. SharePoint har möjliggjort anpassade listor som till exempel fordonsleveransscheman och en försäljningslistan. SharePoint har dramatiskt förbättrat interoffice kommunikation.

Tidigare hade alla 10 försäljare bärbara datorer. Detta innebar att 10 bärbara datorer också var kostnader och tid som medförde att det var frekventa förändringar i personalen. I vår nya installation skapade vi sex försäljningsstationer. Eftersom bara sex säljare arbetar på ett visst skifte, förbättrade försäljningsstationerna dramatiskt tillgången till informationen som säljpersonalen behövde, samtidigt som det var flexibelt att arbeta från flera platser i utställningsrummet.

Den totala kostnaden för denna tech makeover handlade om CDN $ 10,000, med månatliga underhåll och administrationskostnader på ungefär CDN $ 3.000.

Utbetalningen

Flyttningen till virtualisering har lagt till en enorm mängd säkerhet och kontroll i en miljö som tidigare haft lite av antingen. En utmaning var behovet av en domän medan de inte hade användarnas fjärrskrivbord till en domänkontrollant. Vi löst detta genom att skapa en virtuell maskin som körs inuti terminalservern som fungerar som domänkontrollant. Detta sparar kostnaden för att köpa och stödja en andra server samtidigt som man säkerställer maximal användning av tillgängliga resurser. En av fördelarna med att ha terminalservern var etableringen av försäljningsstationerna.

Den andra stora förbättringen med virtualiseringslösningen var förmågan att hantera och välja användare att arbeta på distans och dramatiskt förbättra produktiviteten. Eftersom många av användarna interagerar med kundkrets, var produktivitetsförbättringar mycket viktiga för kundtjänst.

Clarkdale räknar med att spara mer än CDN 15 000 dollar per år på IT-löner och förmåner som kommer att elimineras på grund av stöd från tredje part på en fast månad kosta. För långsiktiga besparingar behöver tunna klienter inte bytas ut och mindre sannolikt behövs reparationer. På grund av den förlängda livslängden hos en tunn klient jämfört med en stationär dator, plus den lägre initiala inköpspriset, förväntar Clarkdale pågående besparingar på 9 000 CDN per år på hårdvarukostnader, plus en extra potential på 4 000 CDN per år för energibesparingsbesparingar.

Chris Aconley ger 10 års affärserfarenhet och 15 års IT-erfarenhet till uppgiften att förbättra teknologilösningar för sina företagskunder.

Möt Pro

Computer Troubleshooters är en världsomspännande datorstödfronik. De löser kundens tekniska problem, hanterar sin IT-infrastruktur och hittar lösningar som förbättrar sin verksamhet. Chris Aconley, som chef för Computer Troubleshooters Canada, ger 10 års affärserfarenhet och 15 års IT-erfarenhet till uppgiften att förbättra tekniska lösningar för sina företagskunder. Datorfelsökare Kanada är en Microsoft Gold Partner. Dess plats i Vancouver fokuserar helt på Managed Services och förbättrade affärslösningar. Chris Aconley kan nås på 604-639-2667.

Om du är en leverantör av IT-lösningar som serverar små och medelstora företagsmarknader, vill du lära dig hur du kan bidra till PC World Tech Audit, skicka mail till [email protected]. Vi letar alltid efter mer begåvade proffsen.

Tech Audit skrivs och produceras i samarbete med IT-proffs inom området. Alla rekommendationer och åsikter som uttrycks representerar upphovsmannens oberoende bedömning och återspeglar inte nödvändigtvis de som är av PC World eller dess redaktionella personal.