Topp 8 tips om hur Microsoft använder det som en proffs

Slack ändrade meddelandespelet sedan debutet i augusti 2013. Det har ersatt e-post för intern kommunikation inom många lag och organisationer. Under tiden överträffade Microsoft Team Slack med över 13 miljoner användare genom att samla det med Office 365-tjänsten.

Dessutom gynnas det av Microsofts robusta ekosystem som har byggts under åren. Om din kontorsuppsättning eller organisation har Office 365-prenumerationen blir kommunikation och samarbete över team enkelt.

Låt oss ta en titt på några av de bästa tips och tricks för Microsoft Team-användare för att öka deras produktivitet och använda den som en proffs.

1. Kortkommandon

Kortkommandon kan spara mycket tid, särskilt när du använder en app som Teams. Du kommer förmodligen att använda det hela dagen för att kommunicera med kollegor. Det finns bara två genvägar du måste komma ihåg som nybörjare för nu.

1. / - framåt snedstreckstangenten visar alla kommandon du kan ge med hjälp av olika kortkommandon.
2. / tangenter - en lista över alla kortkommandon som du kan använda. Listan är ganska lång för här att dela. Hitta och kom ihåg de som är användbara för dig.

Som man ser på skärmdumpen skriver du dessa två genvägar i sökfältet längst upp för att hitta det du letar efter.

2. Gruppnamn

Chatta är en primär funktion i Microsoft Teams, men det kan vara tufft att söka efter en viss konversation i en kanal. Du kan lösa det här problemet genom att ge det chattfönstret eller gruppera ett meningsfullt namn. Om du till exempel diskuterar en ny guide om produkt A kan du namnge chattfönstret produkt A-buggar. Gör det lättare att söka i framtiden.

För att göra det klickar du bara på blyertsikonen längst upp i chattfönstret för att redigera och ge den ett namn. Fungerar bara för gruppchattar och inte privata.

Också på

Hur man skapar och hanterar regler i Outlook 365 Webmail

3. Vidarebefordra e-postmeddelanden

Hos GT använder vi knappt e-postmeddelanden och förlitar oss mest på Slack för att kommunicera med varandra. Det fungerar för oss men betyder inte att du kan ta bort e-postmeddelanden helt. E-postmeddelanden är här för att stanna. Microsoft vet det, och det är därför det gör det möjligt för användare att vidarebefordra e-postmeddelanden med bilagor till Team-kanaler från valfri e-domäner.

Inte bara det, om du klickar på Avancerade inställningar i nästa skärm kan du kontrollera vem som kan skicka e-postmeddelanden, och det också från specifika domäner, för att minska oönskade e-postmeddelanden.

4. Skapa GIF-filer

Att dela GIF är kul, men det är ännu mer att skapa dem. Jag är glad över att team låter medlemmarna skapa sina egna GIF, vilket gör att de kan vara kreativa och minska stress för att balansera de allvarliga diskussionerna.

Team integrerar Giphy, en populär GIF-destination, för att dela ditt konstverk med andra teammedlemmar.

5. Bots

Automatisering av upprepade uppgifter sparar tid och bots kan vara användbara. Team har ett antal bots som du kan använda till din fördel. Who bot är användbar för att hitta teammedlemmar över hela organisationen baserat på deras roller och ansvar. Vem är till exempel marknadsproducenten för blyprodukten?

Bots agerar precis som gruppmedlemmar, vilket innebär att du kan chatta med dem, ställa frågor och att de kommer att svara.

Andra bots inkluderar Kalenderbot för att hitta en öppen plats i dina såväl som gruppmedlemmarnas kalendrar och schemaläggningar, Polly för att skapa omröstningar och samla feedback, och YellowAnt för att ansluta till över 40 appar för att skapa intelligenta arbetsflöden. Så här kan du skapa dina egna bots.

Också på

Hur du konfigurerar Microsoft Office 365 E-post och kalender på Android

6. Flikar

Team har en unik funktion som heter Tabs. Du kan ägna varje flik till en enda resurs som kan vara en video, en webbplats eller en app. Det beror på vad du vill uppnå med det. Jag tror att det passar bäst för appar som du vill använda när du arbetar med team.

Flikar gör det väldigt enkelt att hantera arbetsflödet och förhindra att viktiga delar av processen överlappar varandra. Till exempel kan du skapa en flik för Trello så att alla i laget kan komma åt den bekvämt. Klicka bara på ikonen '+' för att välja en app. Observera att det redan finns en flik för att dela filer.

7. Bokmärke

Ett litet men ofta försummat inslag i lag är bokmärkesalternativet. Om du får ett viktigt meddelande men vill komma tillbaka till det senare kan du helt enkelt bokmärka det och tenderar att det senare.

Klicka på menyikonen bredvid meddelandet för att göra det.

8. Uppslukande läsare

Delade någon ett dokument med dig? Istället för att läsa det i sin helhet kan du använda alternativet Immersive Reader för att göra två saker. Ta bort alla distraktioner så att bara texten är synlig. Gör det enkelt att fokusera på dokumentet eller meddelandet.

Du kan också lyssna på dokumentet med ord som markeras i realtid. En annan cool funktion är översättning. Du kan välja ett meddelande och översätta det till över 60 språk med Microsoft Translator.

Lagarbete hela vägen

Microsoft Teams är ett fantastiskt samarbetsverktyg och ingen brainer om du redan arbetar med andra Microsoft-produkter som Office 365. Hoppas att några av de tips vi delade ovan hjälper dig att bli mer produktiv.

Nästa: Kommer din Outlook Inkorgen ur kontroll? Klicka på länken nedan för att lära dig hur du använder regler för att hantera Outlook 365.