Sju lektioner som SMB kan lära av stor IT

Bara för att du inte har ett stort företag betyder det inte att du inte kan köra din IT-operation som de stora killarna. Här är sju sätt att hjälpa din SMB - ett litet eller medelstort företag - genomföra några av de lektioner som stor IT-verksamhet har lärt sig under åren. Med hjälp av dessa tips borde du kunna förbättra produktiviteten, sänka kostnaderna och hålla ditt företag rent.

1. Standardisera på stationära och mobila telefoner för att minska stödskillnaderna

Det här är inte så enkelt som det låter, för även om du köper flera kvantiteter av samma exakta modell av datorn, kan systemen fortfarande ha subtila interna skillnader som kan komma tillbaka till hemsöka dig när du måste fixa dem. Carey Holzman, en oberoende återförsäljare baserad i Glendale, Arizona, sprang in i det här problemet. Hans företag beställde en viss modell av dator som innehöll specifika delar som uppfyllde företagets strikta krav. Men när han tog emot datorerna fann han att systemen innehöll två revisioner av ATI-videokortet, varav en orsakade en oförenlighet med de möss som företaget använde.

[Ytterligare läsning: Så här tar du bort skadlig kod från din Windows-dator]

Och tyvärr för Holzman var PC-leverantören av liten hjälp. "Säljaren vägrade att erkänna något ansvar för kortkorts inkompatibilitet. Vi började beställa datorerna utan videokort efter det - tills nästa problem togs upp och så småningom bytte vi helt till leverantörer", säger han.

För att hålla inkompatibiliteter till ett minimum bör du försöka lagra hårddiskar från samma leverantör och att standardisera på samma modell av kringutrustning som skrivare, möss och tangentbord. Du kan också använda Windows Inspection Toolkit eller liknande verktyg för att hålla reda på din systems specifika konfiguration. Slutligen, använd drivprogrammeringsprogram som Acronis True Image eller Norton Ghost för att göra kopior av din grundläggande systeminstallation, så att den lätt kan återvinnas vid virusinfektioner eller andra problem.

Många IT-butiker köper även extra datorer och Använd dem för byten. "Problemet är att du är frestad att använda den som ny arbetsstation, istället för som ersättare, och då har du inte längre ett reservdelar", säger Holzman. "Du måste lägga den i garderoben och använda den bara för att hjälpa dig genom tillfälliga IT-nödsituationer." Förutom att du håller flera reservdatorer, är det också en bra idé att köpa en reservlaserskrivare och nätverksnäta om din resa går söderut.

Holzman rekommenderar även underhållsavtal med en lokal tekniker, så du behöver inte granska fakturorna som försöker att tolka det arbete som gjordes och om tekniken var rättvis och ärlig.

2. Utför säkerhetskopiering på platsen

Småföretag har i princip två alternativ att välja mellan vid säkerhetskopiering: En är att kopiera kritisk data till en rad externa hårddiskar och regelbundet rotera dem från ditt kontor till en avlägsen plats (till exempel en bank värdeskåp). Den andra är att använda ett av ett antal online backup-tjänsteleverantörer som Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite eller Mozy som erbjuder lagringsutrymme med låg pris på gigabyte. Big IT använder vanligtvis teleförråd på plats på grund av mängden data som berörs, men för mindre outfits är onlinetjänster billigare och bekvämare.

Tricket med endera metoden är att använda dem religiöst och att se till att Alla dina data kopieras regelbundet. Alternativet online backup kan vara särskilt användbart på mer än ett sätt: Tidigare i sommar hade Damian Zikakis, en Michigan-baserad headhunter, sin bärbara dator stulen när någon bröt in i sina kontor. Han ersatte det några dagar senare; och för att han hade använt Mozy trodde han att han var täckt när han kunde ta tillbaka sina filer från Internet-säkerhetskopiering.

När Zikakis hade en stund att granska layouten på sin nya maskin, "hittade han flera inkriminerande filer. De personer som hade min dator visste inte att Mozy-klienten installerades och kördes i bakgrunden. De hade också använt PhotoBooth för att ta bilder av sig själva och hade laddat ner en mobilräkning som hade sitt namn på den, säger han.

Zikakis gjorde en bit huvudjakt på egen hand och kontaktade den behöriga polisavdelningen med denna information. De kunde återställa sin dator och har nu uppgift att ta reda på vem som faktiskt tog den bärbara datorn ursprungligen och vilka möjligheter till brottsbekämpning att driva.

3. Använd maskinvara för att säkra din Internet-anslutning

SMB är ofta inte så uppmärksamma på säkerheten för deras Internetanslutning som de borde vara, och resultaten av sådan försummelse kan vara katastrofala. Förra året har hackare äventyrat försäljningssystemet (POS) av kläddesignsföretaget Nanette Lepore. Hackarna lyckades omkonfigurera de föråldrade brandväggarna och sålde några stulna kreditkortsnummer från företagets avancerade kundkrets.

Detta hände på grund av att företagets butikskedja hade ringa eller inga säkerhetsåtgärder eller korrekta förfaranden. "Alla våra butikskläder använde samma lösenord för att komma åt POS", säger Jose Cruz, Nanette Lepores nätverkschef. "Det var helt öppet. Ingen hade någonsin tänkt sig att byta lösenord regelbundet, eller till och med använda olika för varje användare. Innan jag kom hit var inte betoning på POS-säkerhet brådskande.

Cruz fick ett samtal som ingen någonsin vill ta emot - från FBI, berättade för honom att flera av sina kunder hade fått bedrägliga kreditkortavgifter. Detta ledde till att bolagets Netopia DSL-routrar hade hackats, och deras firmware hade ändrats för att tillåta hackare inom sitt nätverk.

Butikerna använder nu SonicWall-integrerade säkerhetsenheter och Cruz har infört lösenordsbyte och annan säkerhet förfaranden för att säkerställa att han inte kommer att få en upprepa av vad som hände tidigare. Ett sådant tillvägagångssätt kan hjälpa en SMB att hålla privat information säker. En annan bra policy: Se till att all nätverksåtkomst är avstängd när en anställd lämnar företaget.

4. Använd en VPN

Många större IT-butiker använder virtuella privata nätverk (VPN) för att säkerställa att deras kommunikationer hålls konfidentiella och att resande användare kan komma åt hemkontorsfiler och andra resurser när de är på väg. Många av dessa VPN-produkter kan vara ganska dyra, men SMB-alternativen behöver inte kosta mycket pengar.

Vissa, till exempel Openvpn.org, är gratis, medan billiga VPN-tjänsteleverantörer som LogMeIn. com s hamachi kan springa ca $ 50 per person per år. "Hamachi tillåter oss att ansluta till hundratals kunder och övervaka levande videoklipp från våra säkerhetskameror diskret och utan att behöva oroa sig för att äventyras av obehöriga användare", säger Ben Molloy, vice VD för Pro-Vigil, San Antonio, Texas -baserat företag som tillhandahåller säkerhet för byggnadsplatser utanför byggnadsperioden.

Och VPN-enheter integreras också i en mängd olika lågkostnadsskyddade gatewayapparater. Nanette Lepore använder sig av de SSL VPN-enheter som ingår i SonicWall-apparaterna för att ansluta sina butiker tillsammans och för att säkerställa att ingen kan äventyra sin kommunikation.

Lepore-företaget skapar även tillfälliga konton för gästarbetare och underhållspersonal som är avsiktligt tidsbegränsade. Att bevilja tillfällig personal utan tidsgränser är ett annat vanligt misstag. Tidsbegränsade konton innebär att IT-personal inte behöver komma ihåg att ta bort kontot när underhållet är klart.

5. Kör personliga brandväggar, särskilt på Windows-datorer

Windows är berömd för att vara ett säkerhetshål, och de flesta större IT-operationer kräver nu att deras datorer ska köra någon form av personlig brandvägg för att förhindra att infektioner och skadlig kod tar över. Ett brett utbud av produkter är tillgängliga, men nyckeln är att välja en, göra den standard och se till att alla anställda är utbildade om varför det är nödvändigt att hålla brandväggen hela tiden, speciellt när du reser. Billiga men effektiva brandväggar inkluderar AVG från Grisoft.com, Online Armor och Kaspersky Labs.

Du kan dock inte alltid hantera varje enskild maskin, och en slarvig användare kan stänga av dessa försvar och låta virus vara in. Det här är var att ha en bildkopia kan vara till nytta.

Ett annat sätt att genomföra säkerhetspolitiken och andra skyddsåtgärder är att distribuera ett verktyg för slutpunktsäkerhet som blockerar ohälsosamma datorer från att få tillgång till nätverket. Napera är en produkt som är specifikt inriktad på SMB-installationer, och McAfee och Sophos har andra. Matt Stevenson, som är direktör för informationsteknologi för Talyst, en apotekets automationsleverantör i Bellevue, Washington, har använt $ 3500 Napera apparat på sitt 120-nods nätverk under de senaste sex månaderna. "Många av vår personal är ute på fältet och de ansluter sig till ett brett utbud av nätverk. När de kommer tillbaka till vårt kontor, tvingar Napera-rutan sina datorer för att bli kompatibla och för att säkerställa att vårt nätverk inte kommer att smittas, säger han.

6. Lita på VoIP PBX för ditt telefonsystem

Eftersom fler och fler stora IT-butiker kan intyga använder ett VoIP PBX telefonsystem enorma kostnadsfördelar. Den största är för dina fjärrarbetare som kan ha tillägg på ditt huvudkontors telefonsystem. Dessa system är också mycket flexibla när det gäller samtalshantering och erbjuder andra funktioner som vidarekoppling, flera samtidiga ringar (där ett inkommande samtal kan besvaras varhelst det är bekvämare), så kallat follow-me (där inkommande samtal är dirigeras till specifika nummer vid vissa tider på dagen) och gör inte störningar.

"Nu kan företag få funktioner som kan ställa in reglerna för hur de kontaktas och kunna göra mer affärer när de är inte på deras kontor ", säger Henry Kaestner, grundare och vd för internetleverantören Bandwidth.com, en av de många leverantörerna som erbjuder denna typ av service. CBeyond och Asterisk är andra företag som erbjuder VoIP PBX.

Dessa system börjar runt $ 400 per månad och har fördelen att kunna växa eller komma överens med dina personalbehov. De kan också presentera ditt företag som mer professionella, med funktioner som normalt finns på väldigt dyra telefonsystem. Nackdelen är att du måste se till att ditt nätverk är upp till snus för att hantera all rösttrafik; och för att få ut mesta möjliga av dessa system, vill du hitta en VAR eller konsult som specialiserar sig på VoIP PBX-installationer.

7. Ha en solid testplan för att lägga till ny teknik

De stora killarna lägger inte in någon ny teknik i sin verksamhet utan att först göra mycket testning först. Sätta ihop ett testlabb eller utse ett kontor som kommer att vara din "beta-bar" och uppmuntra din mest tekniska personal att prova nya saker innan du får dem utplacerade.

Ramon Ray, ägaren till webbplatsen Smallbiztechnology, rekommenderar att Förutom att testa, är det viktigt att analysera en mängd olika alternativ. "Bara gå inte till förstahandsvalet, men tänk på och granska för-och nackdelar och vad som är mer tillgängligt för dig. Under provningen är det också viktigt att överväga dina framtida behov. Många mindre företag tycker inte om deras framtida tillväxt, vilket kommer att påverka deras IT-planer ", säger han.

David Strom är veteranteknikjournalist, talare och tidigare IT-chef. Han har skrivit två böcker om databehandling och tusentals artiklar. Hans blogg finns på

strominator.com.