Spara tid och pengar med online mötesverktyg

Om du är som jag, hatar du antagligen att delta i affärsmöten. Men ett antal användbara internetbaserade verktyg har uppstått som kan hjälpa arbetsgrupper att schemalägga och köra dem mer effektivt. Alla verktyg här fungerar inom de flesta populära webbläsare, och de flesta är tillgängliga gratis eller för ganska låga månadsavgifter. Utmaningen är att förstå vilket verktyg som passar en viss situation, för att inte alla möten hålls under samma omständigheter.

Synkronisera flera kalendrar

Visserligen är de vanligaste situationerna de där du vill synkronisera en vanlig kalender, till exempel mellan någons PDA och deras Microsoft Outlook-skrivbord, eller mellan en chefs kalender och en assistent. Många tjänster kan göra det enklare att dela kalendrar mellan arbetsgruppsledamöter (eller till och med mellan familjemedlemmar eller vänner). Både Google Kalender och Yahoo Calendar erbjuder gratis kalendersynkronisering och många andra produkter - inklusive Calgoo Connect, Apples MobileMe och iTunes för sina datorer och iPhones, NuevaSync och SugarSync - jobba med båda tjänsterna. BusySync och Spanning Sync kan också synkronisera Apples iCal-kalendrar med Google Kalender.

Men dessa synkroniseringstjänster fungerar inte alltid korrekt. En del av problemet är att de flesta online kalender- och schemaläggningsprodukter använder sig av e-post för anmälan av händelser och inbjudningar, och det är svårt för olika kalenderprogram att identifiera eller agera på sådana e-postmeddelanden på ett konsekvent sätt. Ett annat problem är att om du får ett e-postmeddelande från kalenderprogrammet med en inbäddad webbadress kan din antispamtjänst blockera den. Och i en annan situation kan två personer på två olika Microsoft Exchange-servrar önska att schemalägga ett gemensamt möte - det är möjligt att ansluta både Exchange-kalendrar så att de synkroniseras med samma Google Kalender-konto, men det kan vara knepigt. En potentiell lösning för det senaste problemet är att använda Cemaphores MailShadow för Google Apps för att synkronisera Exchange-servrarna med Google Kalender. Programvaran kostar $ 60 per e-postkonto per år.

[Läs vidare: De bästa TV-streamingtjänsterna]

En sak som både Google Kalender och Yahoo Kalender är bra att göra är att skicka e-postpåminnelser om återkommande möten till en samling adresser. Så länge du har skrivit in rätt adress fungerar denna funktion bra.

Låt klienter skapa inställningar

TimeDrivers instrumentpanel visar statusen för dina olika möten.

Om du vill ha dina kunder eller andra människor Inte anställd av ditt företag att boka din tid direkt? Tidigare sekreterare hade tidssekreterare ansvaret för chefs kalender och skulle ställa mötestider med penna och papper. Nu kan du peka kunder och externa kollegor på självbetjäningstidplaneringswebbplatser, som HourTown eller TimeDriver. Dessa platser kan visa dina medarbetares fria och upptagna tider, liksom vilken återstående tid "inventering" är tillgänglig för möten. De skickar också ut e-postmeddelanden, och de behöver inte någon speciell programvara utöver en webbläsare för att bekräfta avtalet. Du kan enkelt justera schemat när du går ut ur staden eller annars inte är tillgänglig. Båda tjänsterna är tillgängliga till en rimlig kostnad: TimeDriver har en gratis 90-dagars prov och kostar $ 30 per år därefter. HourTown erbjuder tre olika planer, inklusive en gratis som tillåter två månatliga bokningar.

Konfigurera en gemensam mötetid eller ett schiftschema

På SetMeeting är det relativt enkelt att organisera ett möte bland deltagare från olika företag.

Vad sägs om en situation där du vill ordna en gemensam mötetid för personer som kommer från olika företag? En mötesorganisator kunde skicka ut en e-postmeddelande med en rad möjliga öppetider och be varje deltagare att kolla vilka av dessa tider som fungerar för dem. Men om du någonsin har försökt att organisera denna typ av möte, vet du hur snabbt du kan bli begravd under alla e-postsvar.

De fria tjänsterna SetMeeting.com (från mötesagent) och Doodle är användbara i detta avseende. SetMeeting.com största svaghet är att när du initierar processen kan du inte ändra mötesplatsen utan att avbryta och börja från början. Doodle, som är mindre sofistikerad och har färre funktioner, är verkligen mer av en omröstningsenhet som hjälper dig att hitta en gemensam tid; men du kan finna det attraktivt om det är allt du vill göra.

Schedulefly har även en Facebook-applikation, så att du kan integrera din skiftkalender där.

En annan situation kan innebära ett stort antal skyttarbetare eller volontärer vars lediga tider du vill samordna. Även om det här inte är en mötesplaneringsproblem, kan det vara en tidskrävande syssla om du försöker hantera det manuellt eller försöka göra arrangemang genom många fram och tillbaka e-post. De betalda tjänsterna Schedulefly och Shiftboard är utformade för detta ändamål. Den förra var utvecklad för restaurangpersonal, medan den senare var ursprungligen konstruerad för sjukvårdsmarknaden. Båda har sedan utvidgat sitt fokus och kan köras i alla webbläsare. Schedulefly börjar vid $ 20 per månad för upp till 19 användare; Shiftboard börjar vid $ 50 per månad för fem unika inloggningar. Avgifterna går upp för större grupper. Schedulefly har också en Facebook-plugin, så du kan samordna och meddela skifttid där.

Skicka ut reseanmälan till långsamma kollegor

Trips huvudsida visar dina kommande resor och vem ska resa i närheten av din stad.

En ganska ovanlig tjänst är den som erbjuds av Tripit.com. Tanken bakom webbplatsen är att du ska skicka dina researrangemang och använda sina sociala nätverksfunktioner för att berätta för dina samarbetspartners och kompisar när dina resor tar dig till deras grannskap, eller för att ta reda på när de kommer att vara i din nacke i skogen. Naturligtvis innebär det att du skickar in fler inbjudningar till ett annat socialt nätverk och får så många människor som möjligt (eller åtminstone de som du vill se ansikte mot ansikte) för att gå med i din Tripit-cirkel. Men när du har ditt nätverk av vänner är det enkelt att meddela dem om din resa: Du skickar bara e-postbekräftelsen för ditt flygbolag eller hotellbokning till en särskild adress ([email protected]), och webbplatsen kommer automatiskt att analysera Informationen i bekräftelsen, räkna ut vem som reser och skriv din resplan till ditt nätverk. Tjänsten är också gratis och den kan integreras med ditt LinkedIn-nätverk så att du inte behöver montera ditt anmälningsnätverk från början.

Som du kan se kan alla typer av webbaserade tjänster hjälpa dig att schemalägga och samordna dina personliga möten mer effektivt. Nu om bara någon skulle utveckla en tjänst som kan meddela alla att du kör 10 minuter sent för dina möten!