Informationstjänsthanteringstjänst: Begränsa åtkomst till dokument

Information Rights Management (IRM) är en tjänst som är avsedd för begränsad åtkomst till dina Office-dokument, arbetsböcker och presentationer. Vad betyder det? Det innebär helt enkelt att du kan ange behörigheter för tillträde på dina dokument, presentationer etc. för att tillåta vissa personer att använda den. Det hjälper till att förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga.

Skönheten i informationsrättighetshanteringstjänsten är att när behörigheterna för filen har begränsats med det, är filåtkomst och användarbegränsningar då strängt verkställas och kommer alltid att finnas där, eftersom behörigheterna finns i själva filen.

IRM kan hjälpa organisationer att genomdriva sin företagspolicy för kontroll och spridning av konfidentiell eller proprietär information. Microsoft Office tillåter helt enkelt organisationerna att behålla sin konfidentiella och sekretessbelagda information till sig själva. IRM garanterar dock inte att innehållet raderas, stulits eller fångas och överförs av skadliga program som trojanska hästar, knapptryckningsloggar och vissa typer av spionprogram.

Microsoft tillhandahåller en gratis IRM-tjänst som du kan komma åt med din Microsoft-konto eller Windows Live ID. Känsliga data lagras aldrig eller skickas till Microsoft. Dina uppgifter och annan relevant information skickas till tjänsten men inte lagras.

Med IRM kan du skydda Word-filer, Excel-filer och PowerPoint-filer. Till exempel, låt mig visa dig hur du kan använda IRM i PowerPoint. Klicka på bilderna för att se de större versionerna.

Informationsrättighetshantering i PowerPoint

• Öppna Microsoft PowerPoint
• Klicka på fliken Arkiv och sedan på fliken Information.

• Klicka sedan på Protect Presentation -> Begränsa Tillstånd av Människor -> Begränsad åtkomst

• Då visas IRM-fönstret.

• Välj alternativet Ja och sedan visas högerhantering i Windows. Välj det relevanta alternativet.

• Efter att du fyllt i dina uppgifter måste du se Välj dator, Typ Fönster.

• Du kommer snart att se det sista fönstret där du kommer att bli ombedd att lägga till / ta bort användare.

• Du kommer nu att bli ombedd att ställa in tillståndet i dokumentet.

Klicka på OK och alla inställningar sparas.

Låt oss veta hur du hittar det här tipset, för att begränsa åtkomsten till dina dokument.