Papperslös Office-lösning räddar Ambulansservice

När de första respondenterna på Georgia- baserade nationella EMS går till jobbet, de räddar liv. De producerar också ett berg av pappersarbete, som alla måste hanteras noggrant och lagras säkert i minst sju år. Lagring av alla dessa dokument var en monumental uppgift som kräver att företaget använder ett stort lagerutrymme för att lagra allt. Och arbetstiden slösades bort med att lagra och hantera allt och hämta dokument efter behov var överväldigande 12-personens kontorspersonal.

För att få allt detta pappersarbete under kontroll, kallade National EMS Computer Troubleshooters NRD. Vi utvärderade företagets nuvarande infrastruktur och kom fram till en lösning som förenklar processen att hantera all denna dokumentation, samtidigt som de uppfyller de stränga kraven i lagen om hälso- och sjukvårdspersonal och portabilitet och andra myndighetsregler.

Dokumentöverbelastning

Till dess att de kallas oss, National EMS hade arbetat ur fillådor och stora filskåp. Ett filrum med sex vertikala arkivskåp användes för att lagra filer, och varje par månader skulle dessa skåp fylla upp. På den tiden skulle filerna flyttas till långtidslagerlagring, där de skulle sitta i sju år. Samtidigt anlitar företaget kurirer för att hämta dokument och leverera dem mellan kontoret och lageret.

[Ytterligare läsning: Bästa NAS-lådor för media streaming och backup]

Eftersom företaget arbetar med Medicare och Medicaid, måste göra flera kopior av dokument för användning i flera filer. Några dussin gånger om dagen måste anställda dra ut befintliga filer från lagring, vilket tar ungefär 15 minuter att gå upp, gå till filrummet, hitta filen, dra den och återvända till skrivbordet. Vi beräknar att de slösar ut det som motsvarar två heltidsanställda som drar filer varje dag.

Vi kom fram med en plan för att stoppa allt detta papper shuffling och förenkla företagets arbetsflöde, minska arbetskostnaderna och förbättra effektiviteten.

Snabbare dokumenthantering

Det första vi behövde gjorde var att eliminera företagets beroende av filskåp och papper. För att digitalisera allt pappersarbete installerade vi Kodaks dubbelsidiga arkmatade skannrar. Alla faktureringspersonal har nu egna skannrar på sina skrivbord, och två större Kodak i1220-skannrar är nu centralt placerade för allmänt bruk. Fjärrarbetare kommer också att ha de mindre skannrarna och kommer att skanna direkt till servern på distans.

Kärnan i vår lösning distribuerade vi Cabinet NG, ett dokumenthanteringssystem för att hjälpa dem att göra av med papper samtidigt och samtidigt ett säkert, revisionsdrevet system som gör att de lättare kan följa HIPAA och andra regler. Vi installerade en server för att hantera den här belastningen, eftersom efterfrågan på den blir för hög för företagets befintliga server. Den här nya servern kommer också att utföra rollen som terminalserver så att fjärranslutna användare kan komma åt systemet utan att uppleva några förseningar.

Kabinett NG har också möjlighet att dra information från sitt befintliga system, så vi rekommenderade synkroniserings- och retrieveralternativen för att integrera det i sina befintliga program och infrastruktur. På det här sättet kommer de att kunna dra upp de filer de behöver för en viss klient som de har dragit upp i sina faktureringsprogram utan att behöva söka efter den klienten i CNG. Synkroniseringen tillåter antingen en enstaka import eller en pågående synkronisering av en befintlig databas, såsom den för deras faktureringsprogram. Retriever tillåter dem att länka Cabinet NG till sina befintliga program eller webbapplikationer så att när de drar upp en kund i det programmet hämtar retriever dokumenten i CNG. Det här är en stor fördel eftersom det tillät dem att integrera dokumenthanteringen i sina befintliga program utan att uppgradera eller ersätta dem.

Vi rekommenderar också att de utnyttjar CNG: s arbetsflödesfunktioner för att automatisera några av de vanligaste uppgifterna. Men de flyttar papper runt kontoret kan nu göras elektroniskt. Det nya arbetsflödet gör att de snabbt kan utföra viktiga uppgifter, till exempel att dirigera alla tidskrifter till en enda chef för godkännande och flytta hela mappar till någon som är specifik för granskning. Framtida arbetsflödesplaner, inklusive automatisering av några av deras dokumenttillverkning och routing dem automatiskt till den person som behöver godkänna dem eller redigera dem nästa. Vi kommer att kunna skapa varningar och villkor för något dokument som de behöver.

För att behålla licenseringskostnaderna under kontroll rekommenderade vi ett kabinett NG 20-sitslicens med en blandning av namngivna användare och samtidig användarlicens. På så sätt kan den samtidiga licensen tilldelas flera användare, till exempel de som arbetar i olika skift.

Utbetalningen

Den tydligaste fördelen med vår lösning är att National EMS kommer att kunna göra bort allt papper och kostnader som är förknippade med att lagra den. Överensstämmelse med HIPAA och andra föreskrifter är lättare att underhålla och lättare att spåra. Genom att minska mängden papper som de producerar, bland annat att bli av med de höga kopieringsmaskinerna som de brukade göra flera kopior för varje fil, kommer företaget att spara cirka 6 000 dollar per år.

Nationellt EMS kommer också att återfå ungefär 80 arbetstimmar per vecka, eftersom anställda inte längre behöver manuellt arkivera och hämta pappersdokument. Under tiden kommer elektroniska spårningsfunktioner i CNG att förbättra arbetstagarnas ansvar. Alla pappersdokument som de har kan nu skannas och strimlas. Under de närmaste åren kommer företaget att kunna successivt omplacera sitt lagerutrymme, eftersom befintliga arkiv når den sjuåriga lagringsperioden som krävs.

Möt proffsen

Doug Smith är ägare och innehavare av Computer Troubleshooters NRD, ett Covington, Georgia-baserat IT-företag med mer än 50 års kombinerad IT-erfarenhet på personal. Tillsammans innehåller laget mer än 50 certifieringar av industristandard, inklusive flera MCSE. Kontakta dem på 404-477-1302 eller via deras hemsida.

För mer verkliga tekniska lösningar för små och medelstora företag - inklusive molntjänster, virtualisering och fullständiga nätverksövervakningar - kolla in PC Worlds Tech Audit.

Om du är en leverantör av IT-lösningar som serverar små och medelstora företagsmarknader, och du vill lära dig hur du kan bidra till PC World Tech Audit, skicka mail till [email protected]. Vi letar alltid efter mer begåvade proffsen.

Tech Audit skrivs och produceras i samarbete med IT-proffs inom området. Alla rekommendationer och åsikter som uttrycks representerar upphovsmannens oberoende bedömning och återspeglar inte nödvändigtvis de som är av PC World eller dess redaktionella personal.