Kontorsleverans till inbyggda inlägg fungerar över flera datorer

Om du använder Microsoft Office och jobbar ofta från olika datorer måste du kolla in Office Live-tillägget för Office Live Workspace (för närvarande i offentlig beta). Den här gratis online-tjänsten ger dig möjlighet att lagra och dela upp till 5 GB Word-, Excel- och PowerPoint-dokument och Office Live-tillägget innehåller möjligheten att arbeta med dokument i Office Live Workspace utan att lämna din Microsoft-komfort Office-app.

Installera Office Live-tillägget.

Fördelarna med att arbeta med Workspace och Office-tillägget är kraftfulla. Utan att ändra hur du jobbar följer dina dokument dig när du har en Internetansluten dator som kör Office, och om du är borta från din egen dator kan du fortfarande komma åt dina saker från någon annan maskin. Dessutom gör Office Live Workspace delningsdokument över Internet trivialt.

Komma igång är enkelt: Först måste du ha ett Windows Live ID, om du redan har ett Hotmail-konto är du redan bra att gå. Gå sedan till sidan Office Live Workspace, klicka på "Kom igång nu", logga in med ditt Live ID och skapa ett eller flera arbetsytor efter anvisningarna på skärmen. Klicka sedan på "Installera Office Live Update" för att installera tillägget för Office XP, 2003 eller 2007).

[Läs vidare: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Spara till en Office Live Workspace.

När du är klar med installationen kan det inte vara enklare att arbeta med tillägget. För att öppna ett dokument från Office Live Workspace, klicka på Office-knappen (i Office 2007) och välj Öppna från Office Live. Efter att du har verifierat ditt Live ID kan du bläddra i Office Live Workspace som om det var ditt lokala filsystem. Att spara filer till arbetsytan är lika enkelt, välj bara "Spara till Office Live". I Office 2003 och XP placerar tillägget Öppna och Spara knappar direkt på verktygsfältet.

Det finns även en version för Mac-datorer. Det ingår i Office 2008 SP2. I Mac-versionen heter den Dokumentanslutning, och den finns på menyn Arkiv under Öppna från dokumentanslutning. För att komma åt det väljer du Lägg till en ny plats och sedan Logga in på Office Live Workspace. För dem som studsar mellan olika operativsystem är det lite frustrerande att Microsoft väljer att göra PC och Mac Office-versionen så annorlunda. Det är ändå lämpligt att kunna spara en fil från min dator och öppna den sedan på min Mac.

Medan vissa människor är otroligt organiserade när det gäller att hantera filer, är andra mer luktade om var dokument sparas. Genom att spara till molntjänsten som Office Live Workspace blir det lättare att hitta filer och hantera olika versioner. Trots att Microsoft säger att Workspace är för hantering av Work, Excel och PowerPoint-dokument, hade jag inga problem med att ladda upp andra dokumenttyper. Detta är viktigt eftersom projekt inte ofta innehåller strikt kontorsdokument. Hantering av alternativa filtyper kräver att du arbetar direkt på Office Live Workspace-webbsidan.

För personer som arbetar strikt med Microsoft Office med ett minimum av samarbete, är den här produkten utmärkt. Även om det tillåter att dela dokument via webben, finner jag att för Google Delar och samarbete är det fortfarande en mer omfattande lösning. Till skillnad från Office Live-tillägget tillåter Google Dokument flera användare att samtidigt redigera ett enda dokument och det kräver inte att alla användare köper en kompatibel version av Office. Detta kan alla ändras när Microsoft slutligen släpper ut gratis webbversioner av Office 2010 Suite. Men offlinefunktionerna i Google Docs är i bästa fall rudimentära, och det är här Microsoft Office fortfarande lyser.

Michael Scalisi är en IT-chef baserad i Alameda, Kalifornien.