Att flytta från evernote till google behålla anteckningar och dokument: min erfarenhet

Förra månaden skrev jag ett detaljerat inlägg som förklarade varför jag flyttade alla mina data och filer från Dropbox till Google Drive. Detta är en del av min pågående insats för att flytta allt till en enda plattform. Min idé är att använda färre appar och tillägg / tillägg till förmån för enhetlighet, enhetlighet och bättre integration över plattformar och UI.

Idag kommer jag att dela min erfarenhet av att byta från Evernote till Google Keep (nu kallad Keep Notes) och Dokument. Varför valde jag Google? De flesta Google-produkter är gratis eller billigare än konkurrensen. Google stöder också nästan alla större plattformar.

Jag var ett stort fan av Sunrise-kalenderappen innan Microsoft köpte den och stängde av den. Jag använde Newton-appen för e-postmeddelanden och nu stängs den också av. Evernotes öde hänger också i balansen eftersom företaget redan har tappat sin CTO och CFO och ryktas vara i en nedåtgående spiral utan tillväxt de senaste månaderna.

I ett sådant scenario är det vettigt att agera snabbt och flytta till en uppsättning pålitliga alternativ. Det var så jag började.

Också på

Topp 16 Google Keep-kortkommandon för webb- och Chrome-appen

1. Evernote till Google Keep

Medan Evernote erbjuder möjligheten att se alla dina anteckningsböcker och anteckningar tydligt i sidofältet tar Google Keep ett annat synsätt.

Keep erbjuder ett enkelt gränssnitt. Det finns dock inga anteckningsböcker eller filhierarkisystem i det. Istället får du skapa anteckningar som kan färgkodas för bättre presentation och organisering.

Jag har alltid haft glädje av visuellt tilltalande appar och glädjade över att jag nu kunde tilldela varje anteckning en färg. Det gör det mycket snabbare att söka efter information om ett visst projekt eller ett ämne.

Jag gillar också idén att jag kan konvertera Keep till Google Docs från gränssnittet.

Google Keep förlitar sig på taggar och Googles kraftfulla sökfunktion för att hjälpa dig hitta det du letar efter i dina anteckningar. Om du letar efter en mappstruktur för att ta reda på dina anteckningar och idéer måste du titta på Google Dokument, men mer om det senare.

Keep låter flera användare samarbeta på en enda anteckning gratis, till skillnad från Evernote. Du behöver Evernotes Plus-plan för det. Jag kan nu bjuda in vänner att bidra till en uppgiftslista över alla aktiviteter som vi kan delta i på våra resor.

Evernote tillät mig att kommentera bilder i farten. I Google Keep kan jag rita. Oavsett om det är en ny tom anteckning eller en befintlig anteckning med ett foto, kan jag bli kreativ här.

Vad sägs om företagsanvändare som använder Evernotes arbetschatt och presentation? Jag tror att Hangouts kommer att fungera perfekt i dessa situationer. Du kan använda den för att chatta eller videosamtal över möten. Istället för att använda anteckningsböcker och anteckningar använder du nu mappar och filer i Drive och anteckningar i Keep.

På mitt Windows skrivbord använde jag klisterlappar för att skapa korta anteckningar som jag kunde ta bort senare på några dagar. Det fanns ingen synkroniseringsfunktion tillgänglig. Google Keep ersatte det också.

Jag tenderar att glömma saker som jag ska göra när jag är ute och går. Keep hjälper mig att snabbt notera dem. Jag skapade en anteckning för att få tryckt på visitkort i en lokal tryckbutik och lagt till en platspåminnelse. När jag är i närheten kommer Keep att påminna mig om det. Med Evernote kunde jag bara skapa tidsbaserade påminnelser.

Ett område där Keep lyser över Evernote är listor. I Keep, när jag skapar en lista med flera objekt och avmarkerar dem som gjort, flyttas varje post till botten av listan. När jag började skriva ett objekt påminde Keep mig om att det redan fanns på listan och hjälpte mig att undvika dubblering. Den här funktionen är tillgänglig i många att göra-lista-appar som Todoist.

Ett utmärkt exempel för att använda listor är att skapa en shoppinglista för ditt hus och dela den med din make. Gör det enkelt att köpa mat och kolla in saker. Mitt enda grepp är att jag inte får ett meddelande när något är avmarkerat från listan.

Både Evernote och Keep låter mig ta fångaidéer när jag är på farten med text, bilder och röst. Prata om röst, Keep gör en bättre än Evernote här. Alla röstmemon konverteras till text och sparas i samma anteckning för senare granskning.

Keep's Brister

Det är dock inte allt solsken. Det jag inte gillar med Keep är hur det behandlar anteckningar och listor separat. En anteckning kan antingen vara en lista med kryssrutor eller en anteckning med text, bild och röst. Det kan inte vara en blandning av de två. Det är frustrerande.

Medan Notes är kraftfullt och fantastiskt, integreras det inte med Google Kalender. Google Dokument gör så varför kan inte Google Keep? Jag skickade en tweet till teamet, och de bad mig skicka in en begäran om funktion. Google har också en uppgiftsapp som inte integrerar Keep.

På plussidan kunde jag installera den på alla enheter jag äger till skillnad från Evernote där jag på mitt gratis konto var begränsad till 2 enheter.

Också på

#notera

Klicka här för att se vår anteckningsartikelsida

Som en Google-produkt kommer Keep att automatiskt föreslå fraser när du börjar skriva, och om posten redan finns i din lista kommer det att påminna dig om detsamma. Du kan sedan avmarkera det.

Keep stöder inte rik text vilket innebär att jag inte kan använda djärva, kursiv eller andra visuella signaler för att hjälpa mig att organisera mina tankar inom en anteckning som jag gjorde i Evernote.

En gång skapade jag en riktigt lång anteckning och tänkte att det skulle vara lätt att söka efter text inom, men jag tog fel. Det finns en sökfunktion för att leta efter text i anteckningar, men det finns inget sätt att söka i en anteckning.

Under min forskning fann jag att det finns en etikettgräns på 99 i Keep. Detta kan vara så begränsande om du har använt Keep länge. Den goda nyheten är att etikettgränsen tidigare var 50 och tycktes ha höjts nyligen. När verktygets popularitet ökar kommer Google kanske att se sitt beslut igen. Å andra sidan tillåter Evernote upp till 100 000 taggar!

Evernote har också några brister. Som fri användare upptäckte jag att jag inte kunde lägga till flera bilder i en enda anteckning på grund av en 25MB / anteckninggräns.

Här är en komplett lista över alla gränser, kontoniktigt, för Evernote. Google måste göra en liknande lista.

Också på

Hur man använder kapslade listor i Google Keep: En detaljerad guide

2. Evernote till Google Docs

Ärligt talat kommer jag att sakna den bärbara datorn i Evernote, men jag har hittat en lösning - Google Docs. Inuti Google Drive kunde jag skapa undermappar i mappar för att lagra mina dokument och filer. Nu kan jag använda Drive och Docs för att efterlikna arkivfunktionen för Evernote.

Medan Evernote tillåter mig att gå bara två nivåer djup med deras mappstruktur, finns det ingen gräns för hur djup jag kan gå med Google Drive-mappar.

Jag håller fortfarande på att överföra anteckningar, men det ser ut för tillfället. Det kommer att ta bättre form med tiden. Jag gör det en i taget men det finns sätt att automatisera processen. Mer om det senare.

Med Google Drive kan jag också söka inuti dokument och PDF-filer gratis. Både Drive och Evernote stöder OCR, och du behöver inte betala för det tidigare som du gör för Evernote.

Jag använder Docs som ett filskap för att lagra anteckningar och bilagor som är mer långsiktiga. Samtidigt använder jag Google Keep för kortvariga anteckningar som jag tar bort ofta. Behåll är bättre för text-, bild- och ljudanteckningar.

Det är enkelt att konvertera ett Google Doc till Keep och vice versa. Användbart för tillfällen när jag vill lagra en Keep-not permanent. Den här funktionen saknas för iOS-versionerna av dessa appar. Jag är inte säker på varför iOS utesluts eftersom jag så många Google-appar är tillgängliga på den plattformen.

Evernote fungerar som ett arkivskåp. Du kan uppnå liknande resultat med Keep och Docs med hjälp av Save to Google Drive-tillägget. Med det kan du klippa webbsidor i HTML- eller PDF-format. Liksom Evernote stöder Google OCR och kan också söka efter text inom bilder.

De webbsidor som jag bara behöver för snabb referens, jag sparar det för att fortsätta använda detta Chrome-tillägg.

Google Dokument stöder också rik text som saknas hårt i Keep. Du kan skapa länkar till andra dokument och filer i Drive, liknande hur du länkar andra anteckningar / anteckningsböcker i Evernote, men detsamma är inte möjligt på Keep. Det gör Docs ännu mer nödvändigt.

Jag måste acceptera att användning av en kombination av Google Docs och Keep kan komma att fixa mig ibland. Google-sökning fungerar separat i Drive och Keep. Det beror på att Keep inte är en del av Google Drive. Men appar som Slides and Sheets är en del av Drive och länkar till Keep för vilket kan vara praktiskt för tabeller och presentationer.

Även om jag inte är nöjd med det här arrangemanget är Keep gratis och kommer med obegränsad lagring räknas inte med din gratis 15 GB Google-lagring. Kolla in vår Google Drive lagringsguide om vad som räknas och vad som inte gör det.

3. Hur man överför

Detta är det största problemet som jag hittills har mött. Det finns inget sätt att importera anteckningar och bilagor från Evernote till Keep direkt. Jag ber er alla att öppna Keep och använda feedbackalternativet för att skicka in Evernote to Keep-funktionen. Du kan göra det endast på webbversionen, inte i stationär eller mobilapp.

Det finns några lösningar som jag kommer att diskutera nedan. Se vilken som passar dina behov.

Cloud HQ erbjuder en gratis tjänst som säkerhetskopierar alla dina Evernote-anteckningar till Google Drive gratis. De kommer att skapa en HTML-fil för varje anteckning. Vi vet redan att Drive integrerar Keep.

Du kan nu skapa anteckningar i Keep from Docs. Den senare delen kan vara en tråkig process, men det är det enda tillgängliga alternativet för tillfället.

Det andra alternativet är att kopiera allt manuellt, en anteckning i taget. Det är vad jag gör eftersom det ger mig mer kontroll över alla aspekter av processen och gör att jag kan göra en städning av huset.

Jag har tagit bort gamla anteckningar, till och med hela anteckningsböcker, som jag inte längre behövde. Under den manuella och tidskrävande överföringsprocessen snubblat jag över länge glömda men väsentliga anteckningar med bitar och information som jag inte ens kom ihåg.

Evernote till Google Keep & Docs

Jag har mer än 1000 anteckningar i Evernote, men jag behöver inte längre mer än hälften av dem. Processen att flytta anteckningar från Evernote till Docs och Keep tar tid, men det kommer att konsolidera mina data ytterligare, och jag kommer att ha två färre platser att leta efter idéer, anteckningar och filer.

Kombinationen av Google Docs och Keep kan ersätta Evernote och till och med en to-do-lista-app men till priset för färre funktioner. Så frågan är vad behöver du? Fler funktioner och fler appar med filer och data spridda över webben?

Eller kan du göra med färre funktioner som erbjuder appar men mer stabilitet, konsistens över plattformar och bättre integration? Visst, du kanske måste klippa hörn någonstans, och det är helt upp till dig vilka du ska snäppa.

Nästa: Vill du använda Google Drive som en proffs? Här är fem Chrome-appar som hjälper dig att få ut mesta möjliga av Google Drive.