Håll flikar på dina juridiska dokument

Mumboes huvuddashboard visar kommande och förfallna uppgifter, tillsammans med deadlines. På framstående ikoner kan du skapa, visa eller hitta ett avtal som du har lagrat i Mumboes online-databas.

En ny tjänst som heter Mumboe tar juridiska dokument från dammiga arkivskåp och sätter dem i en säker och sökbar online-databas. Det kan hjälpa ett företag att skapa och spåra både sina juridiska avtal och eventuella deadlines eller annan viktig information som är relaterad till dem.

Mumboe är ett webbaserat alternativ till skrivbordsprogramvara för dokumenthantering, till exempel Docsvault. Andra onlinetjänster, till exempel Microsoft Office Live Small Business, gör det möjligt att lagra och spåra dokument. Mumboe är dock särskilt lämpad för att hantera en rad juridiska avtal eftersom det också spårar relaterade uppgifter och uppgifter som kan vara viktiga, till exempel ett kontrakts utgångsdatum.

[Vidare läsning: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Jag misstänker det faktum att det är en onlinetjänst kommer att avskräcka vissa potentiella användare. Vissa advokater skulle till exempel inte överlåta känsliga dokument till någon databas på Internet, oavsett hur säker. Men förutsatt att du väljer ett starkt lösenord, ska överföring av dina dokument på Internet skyddas väl av tjänstens 256-bitars kryptering.

Hur Mumboe Works

Efter att du skapat ett användarkonto loggar du in på Mumboe via din webbläsare att hitta ett extra men elegant användargränssnitt. Huvudpanelen visar kommande och förfallna uppgifter, tillsammans med deadlines. Du ser också framstående ikoner som låter dig skapa, visa eller hitta en överenskommelse i din online-databas.

En menyrade överst erbjuder en-klick åtkomst för att hantera avtal, uppgifter och kontakter. Andra menyalternativ inkluderar bokmärken och nyligen visade poster.

Med Mumboe kan du skapa olika typer av kontrakt, t.ex. ett leasingavtal eller ett avtal om upplysningar, med hjälp av Microsoft Word-mallar som du kan ladda ner från Mumboe.com och sedan anpassa i Word eller någon Word-kompatibel applikation. Servicens huvudvärde ligger emellertid i dess förmåga att spåra juridiska avtal.

Spårningsavtal i Mumboe

Du kan ladda upp avtal till Mumboe i.doc (Word), PDF eller TIFF-format. När dokumentet har lagts in i databasen kan åtkomst till det delas med andra användare du godkänner. Tjänsten stöder flera olika sätt att söka efter ett avtal, t.ex. genom namnen på avtalets parter, eller genom avtalets förnyelse och utgångsdatum.

Mumboe ger dig också en databas för att spåra viktiga bestämmelser i dessa dokument, t.ex. som betalningar krävs, inköpsordernummer och täckt territorium. Det spårar också händelser, till exempel nya versioner av avtalet. Just nu måste du manuellt fylla i de flesta tillämpliga databasfälten för varje kontrakt, men Mumboe planerar att automatisera mer datainmatning i framtida revisioner.

Integration med kundrelationshanteringstjänst Salesforce.com planeras senare i år, så att du ska kunna länka Mumboe-data till Salesforce.com: s databas.

Vem behöver juridisk överenskommelse?

Mumboe riktar sig till ett brett utbud av företag - små till företagsstorlek - som behöver hålla sig nära flikar på sina juridiska avtal. Tjänsten kan vara användbar för både internt juridisk rådgivare och externa juridiska rådgivare som behöver granska utkast till avtal och hålla flikar på företagets befintliga avtal.

Mumboe är för närvarande i beta-test. Full service debuterar den 20 mars med tre versioner. Mumboe Express är gratis och innehåller lagring för upp till tio avtal (50 MB) och delad åtkomst för upp till tre användare.

Mumboe Standard innehåller lagring för 250 avtal (500 MB) och kostar $ 24 per användare per månad utan gränser för antalet användare. Pro kan lagra upp till 1000 avtal (2 GB) för 48 USD per användare per månad. Organisationer som behöver mer än 2 GB lagring bör kontakta Mumboe för företagsprissättning.

Om du behöver mer än vad som erbjuds av den fria Express-utgåvan, kommer Mumboe att kosta mer än ett arkivskåp, det traditionella förvaret för juridiska avtal. Men många organisationer bör finna att möjligheten att dela dokument, spåra revisionshistorik och hålla flikar på deadlines är värt att betala för.

Richard Morochove är en IT-konsult och författare. Skicka honom frågor om att använda teknik i ditt anslutna små till medelstora företag

via e-post. PC World kan redigera din fråga och kan inte garantera att alla frågor kommer att besvaras.