Hur man använder referensfunktioner i MS Excel 2013

Att samla in data i Microsoft Excel är inte så svårt. Men att sortera, validera, justera, slå upp värden och sådant är ganska svårt. Vissa funktioner kanske inte är lika populära som andra, men om du vet dessa kommer det att minska din arbetsbelastning med en hel del.

Låt oss titta på referensfunktioner i MS Excel.

Vad är dem?

När du vill hitta en matchning (inte Tinder-typen), kan du behöva skanna länge i ett Excel-ark som är full av data. Men det finns funktioner som gör det hårda arbetet för dig, förutsatt att du använder dem på rätt sätt.

Allt du behöver göra är att ange det värde du söker efter, ett intervall att söka inom och ett (valfritt) argument för hur du utför sökningen. Vanligtvis anges detta argument med siffran 0, vilket betyder att du vill ha en exakt matchning.

Hur fungerar det?

Så, låt oss säga att du sökte i en stor Excel-fil efter ett visst värde och funktionen hittade den i den tredje raden, Matchfunktionen kommer att returnera ett värde på 3. Matchfunktioner fungerar i samband med indexfunktionerna, ibland Matchning ger index för indexfunktionen.

Ok, låt inte det förvirra dig. Låt oss titta på ett okomplicerat exempel där ett excel-ark med order mot vinst har använts. Här letar vi efter den maximala vinsten men tittar också på den orderkvantitet som motsvarar den. Eftersom det är ett enkelt ark kan vi enkelt identifiera dem, men vad händer om det var tio gånger mer komplicerat?

Det är när vi behöver veta formler. Och gör det i vinstraden, jag behöver helt enkelt ange formeln nedan -

= Max (B4: B8)

Denna formel måste anges där du vill se resultaten. För att få motsvarande ordrekvantitet som matchar resultatet du får från ovanstående formel, måste du använda indexfunktionen. Så nedanför tabellen Order Quantity skriver du denna formel -

= Index (A4: A8, match (B10, B4: B8, 0))

Återigen indikerar 0 som används i slutet bara att vi vill att en exakt matchning ska visas.

Hanteras varsamt

Om dina Excel-data är mer komplexa måste du vara mer försiktig. Jag kommer att visa ett annat exempel, där jag har tagit samma nummer som det föregående exemplet men också lagt till ytterligare kolumner för lagerutgifter. Hur hittar du den bästa vinsten och motsvarande orderkvantitet härifrån?

Det är enkelt, vi dödar Batman. Um, jag menar att du dödar övertänkandet av dina hjärnfunktioner och använder helt enkelt samma formler för alla celler där resultaten måste visas. Och det bästa sättet att dra en formel till angränsande celler är att dra den över.

Detta kan göras för både Match- och Indexfunktioner.

Observera: Vi lägger till symbolen $ i formeln för att hålla kolumnen "referens" konstant, eftersom A-kolumnen är konstant för alla ingångar här.

Ex-Cell?

Vi skulle vilja höra hur många av er som verkligen hittar mer användning av MS Excel på ditt arbete eller skola. Vilka är de vanliga hinder som du står inför när du använder det. Nå ut till oss via vårt diskussionsforum.