Hur man spårar utgifter och budget från telefon med hjälp av google docs

Att hålla reda på utgifterna och hålla sig till en budget kan vara en tråkig prövning. Vi samlar vanligtvis kvitton och sitter ner med hundratals innan vi går igenom dem. Du kanske har tröttnat på det och slutligen slutat behålla dem. Detta är inte en bra praxis men är normalt vad som är resultatet av den fysiska krångel och förvirring att hålla reda på alla dessa inköp.

Men hur håller du reda på dessa utgifter utan en fysisk kopia av kvittona? Detta är extremt enkelt med Google Forms. Du kan skapa ett formulär som beskriver vad du normalt ser i ett kvitto och post i dina böcker. Ta med frågor på formuläret som vad köpet var för och dess pris. Använd detta formulär från din smartphone direkt efter att du har gjort ett köp. Detta skickar sedan formulärresultaten till ett kalkylblad som du kan gå igenom på din dator hemma.

Förutom den fina layouten av transaktioner kan du ställa in kalkylbladet för att visa hur mycket pengar du har kvar på ditt bankkonto (eller kontant). Speciellt användbart för studenter och liknande, som alltid är oroliga för att tömma sin budget genom hänsynslösa utgifter innan de vet det.

, visar vi dig först hur du skapar ett Google-formulär för att snabbt skicka utgifter. Vi demonstrerar sedan hur du beräknar ditt tillgängliga saldo och publicerar det sedan i form av en enkel webbsida som lätt kan nås via vilken mobiltelefons webbläsare som helst. Slutligen kommer vi att prata om att publicera ett diagram över tillgängligt saldo istället.

Låt oss börja.

1. Skapa ett Google-formulär

Öppna ditt Google Drive-konto och välj Skapa> Form från menyn.

Ange valfri formtitel och välj ett tema innan du trycker på OK.

Vi kommer att göra detta formulär helt enkelt med bara några frågor. Dessa kan anpassas men du ser passande. Vi kommer att använda en prisfråga med ett textfält som typ av fråga. Detta låter oss ange vilket belopp vi vill ha.

Ett pris är värdelöst utan en kategori vad köpet var för. Skapa ett nytt fält som är en flervalsfråga som innehåller vanliga kategorier som gas, räkningar, livsmedel etc.

Klicka på Visa liveformulär från toppmenyn för att se formuläret som det är.

Våra ser väldigt enkla ut men kan till och med inkludera bilder eller andra frågor. Slutligen, kopiera webbadressen till liveformuläret och skicka den till din smartphone. Se till att du bokmärker det där för snabb och enkel åtkomst vid behov.

Bredvid knappen Visa liveformulär finns ett svaralternativ. Välj detta om du vill bli ombedd för ett nytt kalkylarknamn. Ange ett nytt namn och tryck på Skapa.

Använd ditt nya formulär för att ange ett provpris som en gaskostnad.

Vi kan nu se och publicera resultaten. Låt oss se hur vi gör det.

Coolt tips: Kontrollera vår artikel om att aktivera e-postmeddelanden för Google Dokument-ark. Det kan vara praktiskt i det här fallet också om du tänker dela utgifterna med någon.

2. Visa och publicera formulärresultatet

Om du vill se resultat anger du formuläret och trycker på Visa svar för att öppna det nyskapade kalkylbladet.

Formuläret från ovan kategoriseras nu på rätt plats.

Eftersom bara en kategori har fyllts i och vi vill att alla ska vara närvarande innan vi går vidare, ange ett nollbelopp (0) för varje kategori på så sätt. Se till att du gör detta från liveformatsidan.

Av till sidan av sidan, när du har slutfört alla tomma kategorinmatningar, ange följande info som på skärmdumpen nedan.

Beloppet till att börja med bör ha hur mycket pengar du för närvarande har att spendera. Det andra fältet för Totala inköp innehåller en formel för att beräkna dessa transaktioner mot vårt initiala belopp. Det tredje och sista fältet som kallas Belopp att spendera kommer att vara hur mycket pengar vi har tillgängliga efter de angivna priserna (avdrag).

För formeln för beräkning av totala inköp, ange bara = SUM (cell: cell) . Byt ut cellen med den kategori du har för priset. Vårt är kolumn B.

Nu för den sista cellen på beloppet att spendera, subtrahera den totala köpta summan cellen från det initiala dollarbeloppet.

Det slutliga resultatet kommer alltid att vara en uppdaterad cell om hur mycket pengar vi måste spendera. Notera cellen. Vårt är F5.

Gå till Arkiv> Publicera på webben.

Välj rätt ark i det första avsnittet och klicka sedan på Börja publicera. Välj sedan samma ark i det nedre avsnittet och ange cellen som innehåller värdet Belopp. Eftersom vårt var F5, kommer vi att ange det i textfältet. Detta säkerställer bara att cellen publiceras, vilket är allt som krävs för att se tillgängliga pengar att spendera.

Spara URL: n längst ner med ett vanligt kopieringskommando och skicka den till din telefon via ett e-postmeddelande för bokmärkning. Detta gör det mycket enkelt att se när du är på språng.

Resultatet är helt enkelt en cell som den här, som kan visas i alla webbläsare:

Alla ändringar som görs från formuläret kommer att göra en senare ändring i Google-kalkylbladet. Detta publiceras sedan automatiskt på webbsidan och uppdaterar därmed den sida du sparat på din telefon. Du kan nu göra kostnadsregister och visa dina tillgängliga kontanter till hands vid varje given tidpunkt. Allt du behöver göra är att besöka den sidan i din smarttelefons webbläsare.

3. Publicera ett kostnadsdiagram

Istället för att se ditt tillgängliga saldo kan du också skapa ett diagram över resultaten för att visa en graf över vart dina pengar går. I det här exemplet måste kategorin placeras före priskolumnen i formuläret. Flytta till exempel kategorifrågan ovanför prisfrågan för att börja.

Nu på svarskalkylarket går du till Infoga > Diagram till och använder kolumnerna som dataintervall. Välj också Använd rad 1 som rubriker.

Välj nu ett lämpligt diagram som cirkeldiagrammet.

Uppdatera diagrammet med uppdateringsknappen och sedan på diagrammet för att välja Flytta till eget ark.

Återgå till Arkiv> Publicera på webben. Denna gång väljer du kartfliken från den nedre delen så att du kan få en länk till diagrammet i form av en webbsida.

Kopiera den resulterande länken längst ner och använd den från valfri webbläsare för att se en uppdaterad kategorivy över vart dina utgifter går.

Slutsats

Du ser att det är väldigt lätt att skicka in din transaktion på språng till ett trevligt kalkylblad medan du inte öppnar ditt Google-konto eller ens är nära en dator. Inte bara detta, du kan få en uppdaterad saldo på ditt konto med lätthet. Dela bara inte dokumentlänken med någon. ????