Hur låser du ned data i dina applikationer

Dina vardagliga kontorsprogram lagrar mer dold information i dokumenten du skapar och arbetar med än du kanske är medveten om. Så här ser du till att du inte gör data offentligt som borde förbli privat.

Dolda data i dina dokument

Microsofts borttagna dataverktyg lever upp till sitt namn med äldre Office-dokument.

Varför ska du bry dig: Du är revisor för ett företag vars styrelse har bett dig att ge en sammanfattning av utgifter och intäkter - en uppgift Det kräver att du samarbetar med flera personer. Utkastet till din rapport - skrivet i Microsoft Word - byter händer i flera dagar, eftersom olika deltagare lägger in anteckningar, frågor, och kanske till och med några otrygga grepp.

[Ytterligare läsning: Så här tar du bort skadlig kod från din Windows-dator] Du rensar upp dokumentet innan du skickar det till styrelsen, men kommentaren "Förväntar de sig verkligen att människor ska köpa den här skiten?" (tillsammans med namnet på den person som lade till det och tid och datum för skapandet) har inte försvunnit - det gömmer helt enkelt.

Bland de typer metadata som kalkylblad, Word-dokument och PowerPoint-presentationer kan behålla i dold (men lätt upptäckbar) form är namnet och initialerna till den som någonsin har skrivit eller redigerat dokumentet; malldata; dokumentrevisioner redigera kommentarer; namnet på din dator, det företag vars namn visas i licensinformationen för din kopia av Microsoft Office och namnet på hårddisken eller servern där du sparade dokumentet.

Inbäddad information, t.ex. filservernamn eller användarnamn - som ofta återvinns som inloggningsuppgifter - gör datatyver som är mycket lättare för företagets spion. Om du inte skulle publicera detaljerna i ditt företags interna nätverk för att hela världen ska se, varför skulle du ge bort bitar av den informationen inbäddad i dokumenten du producerar för webben? Några av dessa uppgifter är lättillgängliga, medan utdragning av andra delar från dokumentet kan innebära att du använder binärnivåredigerare.

Fix:

För Office XP och 2003 kan du ladda ner Microsofts verktyg för borttagna data. För Office 2007-dokument kan du använda kommandot Dokumentinspektör för att visa och (eventuellt) ta bort oönskade metadataåterhämtningar från Word, Excel och PowerPoint-filer.

Misslyckad redaktion Varför du bör bry dig:

Tillåt känslig privat Data för att nå allmänheten genom vårdslöshet återspeglar illa på dig.

Scenario: Akademiker, medicinska forskare och rättsväsendet behöver ibland publicera versioner av sina privata forskningsnoteringar, data eller rapporter för offentlig konsumtion. När de här dokumenten innehåller känslig personlig information - namn, nummer på socialt säkerhet, gatuadresser och telefonnummer - är det ofta lättare att redigera eller täcka upp de delar av dokumentet istället för att ändra originalfilen.

The Svarta staplar som täcker namnen på personer, platser och datum i tryckta dokument är tillräckliga för en pappersrapport, men digitala dokument är en annan sak. Det har varit högprofilerade instanser där tredje part lätt upptäckte förmodligen redigerad information eftersom den som arbetade med dokumentet inte visste att någon som är utrustad med den fullständiga versionen av Adobe Acrobat kan ta bort en svart streck som är målade över text i en PDF-fil. Om du behöver släppa information offentligt utan att avslöja känsliga detaljer måste du se till att de redaktioner du gör är irreversibla. Fix:

NASA har de tydligaste online-instruktionerna som förklarar processen. I Word-dokument är det enkelt att spara en ny kopia av filen som du planerar att redigera: Gör det så säkert att Revisionsläget är avstängt och skriv sedan texten över texten du behöver redigera. Om du vill redigera innehållet i PDF-filer måste du antingen använda ett plugin från tredje part (till exempel Applikantens Redax-verktyg) eller täcka texten med svarta staplar i PDF-filen, konvertera PDF-filen till en TIFF-bild och omvandla sedan TIFF till en PDF-fil. Den enda nackdelen är att läsarna förlorar möjligheten att söka efter text i en PDF som har konverterats på så sätt.