Så här får du ut mesta möjliga av Outlook

Många av oss har ett kärleksrelaterat förhållande med Outlook - ja vi hatar det för att det ibland kraschar oväntat, eller det tar ytterligare tre till tio sekunder att göra något som vi inte förväntade oss. Men jag tror för det mesta att många av oss gillar Outlook och dess intuitiva karaktär. Webmailapplikationer känns inte lika rika eller flytande som Outlook.

Outlook är troligen den första applikationen du öppnar när du kommer in på kontoret och den sista applikationen du stänger på natten (om du stänger den alls). Här är mina 10 bästa sätt att få en bättre upplevelse med Outlook. Jag ska först dela de fem grundarna med att ha en fantastisk Outlook-upplevelse och sedan dela mer avancerade tips i mitt nästa inlägg.

Dra och släpp något

En av de största fördelarna i Outlook är att du kan praktiskt taget Dra och släpp alla Outlook-objekt från en mapp till en annan. Dra ett email till din kontaktmapp och Outlook skapar kontakten för dig med för- och efternamn och e-postadress för dig. Dra ett e-postmeddelande till kalendermappen och igen skapas ett möte för dig med kroppen av det e-postmeddelande som ingick i kalenderns anteckningar.

Högerklicka något

Om du är osäker och inte vet vad du ska göra Nästa i Outlook, högerklicka bara på ett Outlook-objekt och den meny som dyker upp kommer förmodligen att ha den funktion du vill ha. Högerklicka på namnet i en e-postadress och välj Lägg till i Outlook-kontakt och din kontakt kommer automatiskt att skapas. Högerklicka på ett kalenderobjekt och du kan skriva ut det och ta det med dig till ditt nästa möte.

Öppna flera Outlook Windows

Hur många av dem vill du ha din inkorg, kalender och kontakter öppnade hela tiden? Du kan högerklicka på ikonen Kalender eller Kalender och välja "Öppna i nytt fönster" och en annan mapp i Outlook öppnas. Gör detsamma genom att högerklicka på ikonen Kontakt och "Öppna i nytt fönster."

Sök efter något

Om du är som jag väntar en extra sekund för att hitta något är irriterande. En av de bästa funktionerna om Outlook 2007 är att du kan söka efter saker mycket snabbare. Den snabbare sökningen är värt uppgraderingen om du fortfarande använder en version som är äldre än Outlook 2007. Skriv bara in vilket som helst ord i sökrutan i din inkorg och eller någon mailmapp och Outlook går direkt för att hitta rätt e-post. Du kan göra samma för Kontakter, Kalender eller Aktivitetsobjekt. Sökrutan finns längst upp till vänster och kommer snabbt att returnera ditt sökobjekt. Till exempel, i dina Kontaktmappar skriver du bara in New York och alla dina kontakter som har New York i deras adress eller anteckningar kommer att dyka upp.

Skapa extra mappar av något

Många av er vet redan hur man skapar Extra e-postmappar genom att högerklicka på mapplistan och välja Ny mapp. Visste du att du också kan skapa andra typer av mappar, till exempel en annan kontakt-, kalender- eller uppgiftsmapp? För att skapa en annan kontaktmapp innehåller kanske bara en personlig kontakt, högerklickar du på ett mappobjekt och väljer Ny mapp. Under "Folder Innehåller" väljer du Kontaktobjekt och väljer vart du vill att den nya kontaktmappen ska sparas och mappen kommer då att synas.

Det här är de grundläggande tipsen för att få en rikare Outlook-upplevelse. Att bli bekant med dessa funktioner bör raka bort många fler minuter som du kan använda för att svara på dina e-postmeddelanden. Nästa gång kommer jag att täcka mer avancerade funktioner som kan hjälpa dig att minska mängden email i din inkorg.

James Wong är grundare och vd för Avidian Technologies, tillverkare av profeten, den enkla CRM-mjukvaran för Outlook. James är en erfaren och grundare av tre framgångsrika företag, och en aktiv investerare och supporter till fartyget.