Hur man bygger och delar databaser på webben

Om du är en del av ett företag vill du förr eller senare samarbeta i en databas med en kollega eller kund. Tidigare var det enklaste sättet att dela en liten databas att skapa ett kalkylblad och maila det till dina medarbetare. Även om detta inte är den bästa metoden, har den motstå mer sofistikerad konkurrens av flera anledningar:

För det första är databaser fortfarande knepiga för att vissa människor ska förstå, och kalkylblad är tydligare. Ett kalkylblad finns vanligtvis på en enkelskärm, så det är lätt för någon att räkna ut sin logik, och rutnätet i rader och kolumner är också enklare än den typiska relationsdatabasen med en serie bord. Tabeller är mer än många människor - särskilt de som inte har mycket formell IT-utbildning - vill ta itu med. För det andra är databasverktygen tuffa att lära och använda. Titta på hur många folk använder fortfarande Lotus Notes för e-post och inte mycket annat. Och eftersom de flesta av oss är bekväma med e-post, använder vi det som transportsystemet inte är allt som beskattar. Fram till dess att dagen kommer när tre personer arbetar på samma kalkylblad eller databas och gör motstridiga förändringar.

För det tredje kräver att du bygger dela på rätt slags samarbetsprogram och hur du kan dela med dig av vad och vilken typ av data som helst. Hur många personer kommer att lägga till / ändra poster i din databas? Hur många vill bara göra frågor och rapporter? Och hur förhindrar du motstridiga samtidiga uppdateringar?

[Läs vidare: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Så vad är dina val om du inte vill skicka e-post kalkylblad runt? Du har två grundläggande metoder. Först är att använda ett av de många internetkompatibla databasprogrammen. Alpha Five har några tillgängliga webbverktyg och standardutgåvan är $ 200, eller du kan köpa Filemaker Server-versionen för $ 1000. Det finns många andra, men dessa två är enklaste att installera och använda över Internet.

För båda produkterna måste du använda en värd Windows eller Mac-dator hos din Internetleverantör eller annars ha andra sätt att ansluta maskinen som du kör din databas till på Internet. (PointInSpace är en leverantör som erbjuder ett Filemaker Pro-värdkonto för $ 40 per månad, och ZebraHost erbjuder Alpha Five-värd som börjar vid $ 30 per månad. Här är en länk till en serie videotutorials om hur man gör det med Alpha Five.) Du kommer också att behöva lära sig sitt programmeringsspråk och vara bekväm med hur de producerar rapporter. Denna metod har fördelen att du kör ett riktigt databasprogram och har störst flexibilitet. Men det har en hög inträde kostnad i form av färdigheter och kan vara mer än du vill hantera. Här är ett exempel på en av skärmarna som visar vilken typ av programmering du behöver förstå för Alpha Five:

Om de färdigheter som krävs på någon av dessa är skrämmande kommer du förmodligen att sluta med den andra metoden, vilken är att använda ett av de webbtjänster företag som är inriktade på att dela kalkylblad och tabelldata. Medan Google Docs tillåter människor att samarbeta på filnivå, är det vi vill ha något mer sofistikerat och det kan identifiera de enskilda dokumenten. Det finns minst fyra tjänster som jag har funnit som gör det här:

• TrackVia, $ 10 per månad per användare

• DabbleDB, $ 8 per månad per användare

• Intuit's QuickBase $ 250 per månad för 10 användare

• Blist.com, $ 10 per månad per användare plus $ 30 per månad för ett administratörskonto

Med alla dessa kan du skapa ett konto och ladda upp kalkylbladet på cirka fem minuter. Om din första raden i kalkylbladet innehåller dina fältnamn är du nästan färdig. Du kan enkelt sortera vilken kolumn som helst genom att klicka på pilikonen. Du kan snabbt hitta dubbla poster, skapa en mall för mallar och formulär för din webbplats, alla med bara ett par musklick.

Anpassade rapporter är enkla, och dessutom kan de distribueras via e-post till dina medarbetare på ett schema. Att lägga till olika samarbetspartners med olika diskreta behörigheter är väldigt enkelt, och på ungefär 30 minuter kan du få en projektinställning och arbeta med ditt team. Den goda nyheten är att du inte behöver vara programmerare eller ens fungera som en. Du behöver inte heller betala för värdavgifter (som ingår som en del av tjänsten), och allt du behöver är din webbläsare för att få tillgång till dina data.

För att få en känsla för vad som är involverat, alla fyra tjänsterna tillåta att du kan börja med gratis konton. I TrackVia fall har du 14 dagar innan du måste ge dem ditt kreditkort, och i dabbleDBs fall kan du använda det fria kontot för alltid, förutsatt att du inte har något emot att dina uppgifter kommer att vara offentliga. Med blist kan du använda sitt konsumentkodskonto gratis för evigt, men det begränsar dig till databaser mindre än 100 MB. QuickBase ger dig en 30-dagars gratis provning och möjligheten att dela med upp till 10 personer, så om du letar efter något för att stödja några få samarbetare som blir för dyra.

Var och en av de fyra tjänsterna skiljer sig åt av hur de kan importera data till din databas, vilka typer av rapporter är tillgängliga och hur många olika databaser och lagring som tillåts per konto. Därför är det bäst att prova var och en och se vad som passar mest för din arbetsstil och måste ha funktioner, och hur långt du verkligen kan få utan att veta någon riktig HTML.

Låt oss ta en titt på hur du importera dina data i TrackVia som ett exempel. När du skapar en ny databas presenteras tre val som du ser på skärmen nedan:

Du kan ladda upp ett kalkylblad, och om du klickar på länken "se tips" visas en lista över försiktighetsåtgärder och instruktioner om hur man gör det här. Om du har dina data i en CSV-fil måste du först importera den till Excel innan du får data till TrackVia. Några av de andra tjänsterna tillåter dig att importera CSV direkt, eller klippa och klistra in data från skrivbordet eller en webbplats. Du har också möjlighet att börja med en databasmall och TrackVia erbjuder mer än ett dussin olika. Låt oss säga att du väljer kontaktmallen. Då kan du antingen lägga till varje kontaktpost en och en med hjälp av en vanlig webbformulär eller använd Importeringsverktyget och ta in det kalkylbladet.

TrackVia har också ett intressant alternativ att övervaka en särskild e-postinbox som samlar in nya databasposter och skicka informationen automatiskt. Om du går till verktyget för e-post samling ser du en serie skärmar, inklusive den nedan du kan använda för att ställa in den här funktionen. Du kan få dina e-postmeddelanden att skapa nya poster eller uppdatera befintliga poster.

Lycka till att dela dina databaser och kalkylblad!