Hur man låser zoho-författare under samarbete och mer coola trick

Om du ofta arbetar med ordbehandlare som Google Docs eller Zoho Writer, måste du veta att skapa ett perfekt dokument vanligtvis innebär mycket omskrivning från början. Var det tillägget av nya meningar eller korrigering av tidigare brister. Situationen är relativt lätt om du arbetar ensam med ett dokument.

Men om du samarbetar med dina teammedlemmar är det viktigt att du vet hur du effektiviserar upplevelsen. När allt kommer omkring skulle du inte vilja att dina kollegor ska arbeta och omarbeta i samma block oändligt.

Tack och lov kommer Zoho Docs (författare) med ett snyggt alternativ som låter dig låsa en viss del av dokumentet medan du samarbetar med andra. Därför kommer vi i detta inlägg idag att undersöka hur du låser Zoho Writer under samarbete och andra avancerade funktioner.

Också på

Hur man skannar och lägger till ett dokument i Google Docs

Så låser du valt innehåll för samarbete

Steg 1: När du har slutfört din del av dokumentet klickar du på knappen Granska överst.

Steg 2: Välj sedan det textavsnitt som du vill låsa. Klicka på den lilla låsikonen längst upp och välj Lås valt innehåll, och det är allt.

Nu, när någon i din delade grupp klickar på det textblocket, ser de en liten Lås-ikon och ett meddelande som säger: "Innehållet har låsts av …" för redigering.

Obs! Samarbetsfunktionerna är endast tillgängliga för dokumentägare. För att ställa in delägare, klicka på Dela och ge medägare rättigheter till användarna.

Hur man tillåter redigering för ett specifikt folk

Men vi vet alla att att arbeta med samma dokument med andra inte nödvändigtvis är ett svartvitt jobb. Det finns tillfällen när du vill att ett textblock ska redigeras av bara en viss medlem i ditt team. I sådana situationer skulle du säkert inte vilja skriva ut ett nytt e-postmeddelande med vem som skulle redigera vilket avsnitt och liknande.

Det är när de avancerade funktionerna i Zoho Writer används. För att aktivera det, gå till granskningsläget och klicka på Låsikonen. Välj sedan på Avancerade alternativ.

Lägg nu till e-postadressen till personen som du vill ge exklusivt tillstånd och tryck på Lås-knappen. Det är allt!

Coolt tips: Det låsta ovalade innehållet fungerar som ett omvända verktyg. Du väljer en del av texten som du inte vill redigera och väljer sedan det andra alternativet. Resten kommer att tas om hand av Zoho Writer.

Hur man maskerar text

Återigen, om du är ägare till ett dokument och du vill redigera eller maskera ett visst textblock, låter Zoho Writer göra det även. Det är praktiskt när du måste lägga till känslig information och inte vill att alla i ditt team ska läsa dem.

Men mask fungerar inte som de flesta verktyg, vilket innebär att du inte kan välja ett textavsnitt och sedan maskera det. Istället måste du klicka på ikonen och sedan ange data.

Steg 1: Verktyget för den här uppgiften är Mask, betecknad med den lilla ögonikonen längst upp. Placera markören där du vill lägga till texten och klicka på den. Det kommer att lägga till en textruta betecknad med prickade linjer.

Steg 2: Lägg till texten, och det handlar om det.

Medan du kan se texten färgad grå, kommer andra kollaboratörer att se raderna betecknade med asterisker. Jej, precis som de gamla FBI-filmerna.

Hur man pausar samarbete på Zoho Writer

Tack och lov är processen för att pausa samarbetet en promenad i parken. Växla helt enkelt till granskningsläget och klicka på växla för paussamarbete högst upp.

När du är klar ser du en varning högst upp att ingen av dina medarbetare kommer att kunna redigera dokumentet. Å andra sidan ser kollaboratörer att dokumentet checkas ut av en av dina teammedlemmar.

Så nästa gång du ser dokumentet checkas ut, vet du vad du ska göra istället för att klicka på olika knappar och verktyg.

Bonus Zoho Writer Tips och tricks

1. Hur man visar dokumenthistorik

När du ofta samarbetar om ett enda dokument är det viktigt att du vet vem som har gjort ändringarna och när. Lyckligtvis för oss kommer Zoho Writer med en snygg View History-funktion. Med det kan du inte bara se vem som har gjort ändringarna, utan du kan också se de senaste tilläggena till en version. Dessutom kan du jämföra de olika versionerna om behov skulle uppstå.

Steg 1: Klicka på ikonen Visa historik längst upp (betecknas med sandtimern). Återigen hittar du det i granskningsläget.

Steg 2: Nu kommer det att visa de olika versionerna på den högra panelen. Klicka på knappen Jämför versioner överst för att jämföra versionerna.

För att se de senaste tilläggena, klicka på knappen Se vad som har ändrats och välj tidpunkten. Alla nya texttillägg tillsammans med rader kommer att markeras.

Också på

Så här kan du stoppa spårare från att spåra ditt Gmail

2. Håll koll på förändringar

Även om Writer har några allvarliga spårningskapaciteter, ibland blir det för tungvärdigt att gå igenom var och en av dem. Om du är någon som behöver granska förändringar på ett mycket brådskande sätt är det bästa alternativet att aktivera funktionen Spårändringar.

Som ni redan har gissat belyser det alla de senaste ändringarna. Och det är upp till ägaren att acceptera eller avvisa dessa ändringar.

För att aktivera spårändringar, växla knappen överst. Teammedlemmarna kommer att se den gröna knappen tända upp längst upp.

Du ser namnet och tidpunkten för eventuella ändringar. Till och med den minsta radbrytningen spåras i detta läge. Som ägare behöver du bara klicka på höjdpunkterna och acceptera / avvisa ändringarna.

När det är gjort tar texten standardtextfärgen.

3. Använd de inbyggda e-postmeddelandena

Vill du meddela några nya ändringar beträffande ditt delade dokument? Du behöver inte skriva ett separat e-postmeddelande. I stället låter Zoho Writer meddela dem via e-postalternativet från verktyget.

Klicka på den lilla brevikonen längst upp. Namnen på kollaboratörerna läggs till automatiskt. Allt du behöver göra är att lägga till ämnet och kroppen och trycka på Skicka-knappen.

Också på

#onlineverktyg

Klicka här för att se våra artiklar om onlineverktyg

Samarbeta smart

Borta är de dagar då du måste lita på e-post vidare för att samarbeta om ett dokument. Ordbehandlingstjänster som Google Docs och Zoho Writer tar bort frustrationen via sina smarta samarbetsfunktioner. De hjälper dig att hålla reda på ändringarna och gör att du kan effektivisera ditt arbete och spara tid i processen.

Nästa: Med tal om tidshantering går du igenom inlägget nedan för att bli ett produktivitetsmonster om du råkar äga en Android-telefon med Android Pie.