Android

Lägg till kalender som visar schema för att se över kontorssvar

30 ultimata Outlook tips och tricks för 2020

30 ultimata Outlook tips och tricks för 2020

Innehållsförteckning:

Anonim

Att ställa in Out Of Office (OOO) -svar för att automatisera e-postsvar (när du är på semester) ger en professionell känsla för hur vi hanterar våra e-postmeddelanden. De flesta av oss har emellertid utvecklat eller tagit upp standardprocessen för att bara specificera våra datum för otillgänglighet i våra meddelanden.

Låt oss ändra den här stilen och ge en innovativ kurva till vad mailarna ser i våra automatiska svar. Varför inte försöka inkludera detaljer om vårt engagemang under den perioden (eller före och efter den perioden) så att de människor som försökte nå oss kan planera att kontakta (igen) i enlighet därmed.

Och idag kommer vi att lära oss att inkludera sådana detaljer på ett grafiskt sätt, dvs. genom att lägga till en minikalender (med utvalda detaljer) till sådana meddelanden i MS Outlook.

Steg för att inkludera en minikalender i semestersvar

Processen till och med steg 1 och 2 är vanligt för alla Outlook-användare. Steg 3 kommer dock inte att gälla för dem som använder OOO Assistant (tillgängligt i MS Outlook Exchange-utgåvan). Vi kommer att täcka vad sådana användare kan göra, mot slutet.

Steg 1: Starta MS Outlook-klienten och navigera till kalenderdelen längst ner i den vänstra rutan. Högerklicka på kalendern som du vill inkludera i de automatiserade meddelandena. och tryck sedan på Skicka via e-post.

Steg 2: Du ser en dialogruta där du måste ställa in datumintervallet och välja kalenderomfånget du vill dela.

(a) Du kan också ändra din kalender här, om du hade gjort ett fel val eller beslutat att byta.

(b) Välj intervallet / perioden som du vill göra en del av dina svar. Generellt sett skulle det vara nästa sju dagar (åtminstone jag gör det).

(c) Välj de detaljer som du vill dela. Här föredrar jag begränsade detaljer.

(d) Du kan växla till de avancerade inställningarna för fler inställningar och begränsningar.

När du har sparat inställningarna importeras din kalender som ett e-postmeddelande. Du kommer att se en miniatyrkalender med färgindex på datum som definierar ditt engagemang. Datumen innehåller också länkar till de detaljer som anges längre ner i meddelandet.

Jag föreslår att du tar bort bilagan eftersom det skulle bli överflödiga uppgifter.

Steg 3: Proceduren efter detta inkluderar att skapa en ny regel och ställa in den som ett semester svar. Det förklaras på ett detaljerat sätt i ett annat inlägg här. Följ steg 2 till slutet av den artikeln.

Obs: Kopiera resultatet av steg 2 för de som använder OOO Assistant, navigera till var du ställer in ditt meddelande för svar och klistra in det där.

Slutsats

Så ska du ställa in dina svar med en minikalender nästa gång? Jag garanterar att de som får sådana svar kommer att uppskatta dig mer än någonsin. Glöm inte att dela den här artikeln med dina kollegor och vänner om du gillar den.