Hosted Exchange eliminerar serverhanterarens huvudvärk

Microsoft Exchange kan hjälpa företag hantera de e-post och samverkanstjänster som anställda använder. Exchange är emellertid inte den enklaste Microsoft-appen att installera och hålla i god ordning, särskilt för ett litet företag utan en dedikerad IT-avdelning.

Jag tror att Exchange 2007 är lite lättare att konfigurera än Exchange 2003, desto nyare versionen är endast tillgänglig som en 64-bitars applikation; Du kan behöva uppgradera din serverhårdvara för att köra den nya Exchange.

Den goda nyheten är att du inte behöver installera Exchange på din egen server för att få fördelarna med det. Du kan åtgärda alla problem med att anställa en IT-proffs, köpa och installera programvaran, säkerställa 64-bitars hårdvarukompatibilitet och ta itu med underhållsproblem om du lägger ut Exchange provisioning till en webbhotell.

[Vidare läsning: Den bästa TV: n strömmande tjänster]

Hosted Microsoft Exchange

Det är värt att notera att Exchange inte är nästan allestädes närvarande som POP-e-post, och inte varje Internet-värd erbjuder Exchange-tjänster. Ett växande antal värdar har dock tillagt Exchange till deras meny med tjänster. I allmänhet är kostnaden ganska överkomlig för ett litet företag: Grundläggande Exchange-värdtjänster varierar från 10 till 15 per månad per anställd. Valfria extrafunktioner, till exempel extra postlåda lagring och meddelande arkivering, stöter upp fliken.

Val av en tjänst innehåller också några andra överväganden som beror på företagets krav. Till exempel är antispam-tjänsten som tillhandahålls på Exchange-servern effektivare än på Outlook-e-postklientnivån, eftersom användarna inte behöver slösa tid att ladda ner oönskade meddelanden.

Vill du hjälpa mobilanställda att hålla kontakten lätt ? Om så är fallet, kolla in värdtjänster som även erbjuder e-postintegration med smarta telefoner som RIMs BlackBerry och Apples iPhone.

Behöver du samarbetsmöjligheter, till exempel dokumentdelning? Sök efter en tjänst som också tillhandahåller värd Microsoft SharePoint.

Intermedia Exchange Hosting

Intermedia använder HostPilot, en egen kontrollpanel, som vägleder dig när du konfigurerar sina tjänster. Det erbjuder stegvisa anvisningar för att konfigurera Exchange.

Få Exchange-värdar kan matcha Intermedias erfarenheter och kompletterande erbjudanden. Företaget har tillhandahållit Exchange hosting sedan 2000, och det presenterar en mängd olika hjälptjänster (vissa till extra kostnad), inklusive antispam, mobil meddelandeintegration och SharePoint.

Intermedia använder HostPilot, en proprietär kontrollpanel, för att vägleda dig upprätta sina tjänster. Jag gillar hur HostPilot håller dig på rätt spår för att konfigurera Exchange genom stegvisa anvisningar. Onlinehjälp, inklusive vanliga frågor och startade videoklipp, tillsammans med e-post och telefonsupport, är lättillgängligt.

Att slutföra webbkonfigurationen för tio användare kommer antagligen att ta ett par timmar för en administratör att utföra, men det beror på på de alternativ du väljer.

Även om jag gillar Intermedias Exchange-värd, har du många alternativa leverantörer att välja mellan. Om du är nöjd med den tjänst som din webbhotell tillhandahåller, se om företaget även erbjuder Exchange hosting;

Hosted Exchange-kostnader

Intermedia erbjuder ett antal värdplaner tillsammans med tilläggsalternativ. En Small Business Exchange-plan för tio användare (inklusive 40 GB totalt brevlåda) är $ 125 per månad. Antivirus, antispam och SharePoint (50 MB lagring) ingår i månadsavgiften. Varje användare får gratis nedladdning av Outlook 2007. Ytterligare postlådor med 1 GB lagringsutrymme kostar 12 dollar per månad.

Några tilläggstjänster inkluderar mobilt support, till exempel BlackBerry Enterprise Server ($ 10 per användare per månad plus $ 40 setup) och ActiveSync för iPhone och Windows Mobile-enheter ($ 3 per användare per månad). MessageMirror-e-postarkivering kostar $ 49 per månad för 2 GB-lagring plus en kostnadsavgift på 100 USD för en gång.

Är värdhantering rätt för dig?

Om du vill lägga ut Exchange, bör du överväga flera faktorer, till exempel kostnad, bekvämlighet och flexibilitet. För ett litet företag utan IT-personal på personalen kan all-in-kostnaden för outsourcing Exchange spara tusentals jämfört med alternativet att köpa maskinvara, licensprogramvara och hyra någon - till och med en konsult - för att hantera allt. Dessutom kan hosting-leverantörer enkelt uppskalera din Exchange-server när ditt företag växer (eller sänker det om ditt företag krymper) utan att avbryta din tjänst.

Även om outsourcing Exchange är bekväm kommer det att bli en viss flexibilitet vid konfigurationen och installera tillägg lämpliga för dina företags krav. Ett företag med mer än 100 användare, speciellt ett med mer komplexa krav, kan tycka att tillhandahållande av Exchange-tjänster via interna resurser ger större mening.

Richard Morochove är en IT-konsult och författare. Skicka honom frågor om att använda teknik i ditt anslutna lilla eller medelstora företag via e-post. PC World kan redigera din fråga och kan inte garantera att alla frågor kommer att besvaras.