Google Voice gör småföretagsljud större

Google Voice har varit föremål för kontroverser och rubriker för alla felaktiga skäl eftersom tillgängligheten utvidgades tidigare i år. Å andra sidan har Google Voice, även med begränsad tillgänglighet, nått nästan 1,5 miljoner användare, och hälften av dem använder enligt sig tjänsten dagligen.

Google Voice överför dina röstmeddelanden och e-postmeddelanden dem till dig.

Anledningen för dess popularitet är inte svårt att se. Google Voice erbjuder en mängd samtalshanteringsfunktioner till ett pris som inte kan vara beat-free. För små och medelstora företag är Google Voice ett tillfälle att använda avancerade samtalshanteringsfunktioner som vanligtvis är reserverade för dyra röstlösningar i större företag.

Stora företag har IP-PBX och dedikerade röstadministratörer för att hantera det, eller de har flyttat till enhetlig kommunikation och ha en röstmiljö som är byggd kring Microsoft eller Cisco eller någon annan enhetlig kommunikationsleverantör. Små och medelstora företag har dock inte ekonomiska eller personella resurser för dessa lösningar. Låt oss titta på hur mindre företag kan få Google Voice att fungera.

[Ytterligare läsning: De bästa TV-streamingtjänsterna]

Samtidig ringning

Med Google Voice kan du ringa ett inkommande samtal till Google Voice-numret samtidigt på flera telefoner. På individuell basis kan samtal ringa en kontorsbordstelefon och en mobiltelefon samtidigt för att säkerställa att viktiga samtal når dig oavsett var du befinner dig.

Företag kan dock använda denna funktion som en form av avdelningsdirigering. Du kan använda ett Google Voice-nummer för en avdelning, t.ex. försäljning eller kundtjänst, och ringa samtidigt på skrivbordstelefonerna från alla personer i avdelningen så att kunderna får ett effektivt svar.

Anpassad Ringhälsa och routing

Du kan konfigurera grupper i Google Voice och skapa unika alternativ för samtalshantering för varje grupp. En försäljningsavdelning kan använda denna funktion för att ställa in olika grupper för varje säljare. Inkommande samtal som är kopplade till en säljare grupp kan dirigeras för att gå endast till den utsedda användarens skrivbord och mobiltelefon, och om samtalet går till röstmeddelanden kan det ha ett anpassat meddelande från den enskilda säljaren snarare än en generell hälsning.

Med hjälp av ett Google Voice-nummer så kan alla kunder ringa ett nummer för att nå försäljningsavdelningen, men befintliga kunder kommer att dirigeras till deras utsedda säljare medan samtal från nya och potentiella kunder skulle hanteras med standardinställningarna till ring samtidigt hela avdelningen.

Röstbrevlåda via e-post

När en ny röstbrevlåda är mottagen i Google Voice kan du skicka röstmeddelandet till en e-postadress och / eller transkribera ljudet i texten till ett e-postmeddelande. Du kan konfigurera Google Voice för att leverera röstmeddelanden till en adress för e-postgrupp eller distributionslistan så att alla medlemmar i avdelningen får röstbrevlådan.

Med röstmeddelandet som skickas till e-post alls hjälper det till att det inte förbises helt och fullt, och att distribuera meddelandet till en grupp kan förbättra effektiviteten som avdelningen svarar på kundförfrågningar och leda till betydligt högre kundnöjdhet.

Samtalsrapportering

Du kan konfigurera Google Voice att meddela inkommande samtal till dig innan du avgöra huruvida du vill acceptera samtalet eller inte. När telefonen ringer och du svarar dig är den inte direkt ansluten till den som ringer. Google Voice identifierar källan till samtalet, vid vilken tidpunkt du kan välja om du vill acceptera det eller skicka det till voicemail.

Denna funktion kan användas av en individ eller ett team för att minska bortkastad tid och förbättra produktiviteten. Om du befinner dig mitt i ett projekt kan viktiga samtal fortfarande tas, medan andra samtal kan skickas till röstbrevlåda så att du kan hålla fokus på mer produktiva uppgifter.

Google tillkännagav nyligen ett nytt alternativ, ett slags Google Voice Lite, som låter dig använda vissa Google Voice-funktioner medan du behåller ditt befintliga nummer, men de funktioner som jag listade ovan kräver standard Google Voice-konto. Google Voice är inte tillgänglig för allmänheten än, men om du känner till en vän eller en vän som har Google Voice kan du få en inbjudan.

För mer verkliga tekniska lösningar för små och medelstora företag - -Inkluderande molntjänster, virtualisering och fullständiga nätverksöversyner - kolla in PC Worlds Tech Audit.

Tony Bradley är en informationssäkerhet och enhetlig kommunikationsexpert med mer än ett decennium av företags IT-erfarenhet. Han tweets som @PCSecurityNews och ger tips, råd och recensioner om informationssäkerhet och enhetlig kommunikationsteknik på hans webbplats på tonybradley.com.