Tillstånd för delning av Google Drive förklarade: en detaljerad guide

Google Drive, molnlagringstjänsten, är ganska ett exceptionellt verktyg. Det låter dig spara olika typer av filer i molnet och dela dessa filer och mappar med andra. Det betyder att du enkelt kan samarbeta med andra med Drive.

Drive innehåller emellertid olika typer av filer som dokument, formulär, kalkylark etc. och hur vi delar dessa filer varierar också. Till exempel skulle man ge redigeringsbehörigheter för en fil till en vän, men du skulle tänka två gånger innan du ger den till en okänd person.

För att göra delningsprocessen lite enklare för dig presenterar vi här en detaljerad guide om delningsprocessen för Google Drive och dess behörigheter. Låt oss kolla upp det.

Typer av fil- och mappdelning i Google Drive

Det finns tre sätt att dela filer och mappar på Drive.

1. Dela med kontakter

Om personen är i dina Google-kontakter kan du helt enkelt ange deras namn i det tillgängliga alternativet och de kommer att meddelas via e-post. Metoden fungerar även för icke-Google-kontakter om de finns i din kontaktlista.

2. Dela via länk

Ibland vill vi dela en fil med en person som inte finns i vår kontaktlista, till exempel den nya klienten. I sådana situationer kan du generera länken och sedan dela den med andra. Alla med länken kan ha tillgång till den delade filen.

3. Publicera filer på Internet

Filer från verktyg som Google Docs, Sheets, Slides & Forms kan inbäddas på webbplatserna för alla att se. Det är den tredje typen av delning som tillåts av Google Drive som går under namnet Public på webben.

Obs! Alla metoder kan användas för att dela filer med andra konton än Google.

Typ av tillstånd

Det finns tre typer av behörigheter som Drive erbjuder.

1. Kan redigera

Denna behörighet ställs in som standard när du delar filer med dina kontakter med den första metoden som nämns ovan. Med denna tillåtelse kan andra som har tillgång till filerna redigera dem, dvs göra ändringar i dem. Det är också mycket viktigt att notera att de också kan dela filen med andra.

När det gäller mappar hittar du "Kan organisera, lägga till och redigera" behörighet. Det vill säga att andra kan utföra alla redigerings- och organisationsuppgifter på filerna som finns i mappen, till exempel lägga till, redigera, radera och flytta filer.

Obs: När det delas med kontakter som inte är från Google, är standardtillståndet inställt på Visa endast.

Använd den här behörigheten när du vill samarbeta med andra och när du litar på de personer du delar filerna med. Om du till exempel arbetar på ett högskoleprojekt med dina vänner.

Också på

Google Drive vs Amazon Drive: Jämförelse i djupet

2. Kan visa

Så uppenbart, med detta tillstånd, har andra inte rätten att redigera någon enskild fil. De kan bara öppna och visa filerna i mappen och inte göra några ändringar i dem. De kan inte heller dela filerna med andra.

Använd detta när du bara vill att andra ska se data. Till exempel kan den användas för att dela en mapp med bilder i den. På så sätt kan andra enkelt se bilderna utan att ta bort eller ändra dem på något sätt.

Obs: När du delar mappar med vyn eller redigerar behörigheter gäller samma för alla filer i den. Men om du vill kan du ändra behörigheterna för enskilda filer.

3. Kan kommentera

Endast tillgängligt för filer. Denna behörighet är en modifierad version av Can View-behörighet eftersom den låter andra lägga till kommentarer och förslag. De kan dock inte redigera filen eller dela den med andra. Du kan säga att den har fler rättigheter än Can View men mindre än Can Edit.

Hur du delar Google Drive-filer i dator- och mobilappar

Låt oss börja med skrivbordet först.

Dator

Stegen varierar för olika typer av delning.

Dela med kontakter

Öppna Drive och högerklicka på filen som du vill dela på skrivbordet. Välj sedan Dela från menyn.

I popup-rutan skriver du initialerna till kontakten som du vill dela filen med. Google visar automatiskt de liknande kontakterna. Välj den. Du hittar behörighetsrutan precis bredvid e-postrutan. Klicka på den för att välja önskad behörighet.

Generera delbar länk

För att skapa en delbar länk finns det två metoder.

I den första metoden klickar du på alternativet Hämta delbar länk i popup-rutan ovan.

På nästa skärm ser du länken med möjligheten att ställa in behörighet. Kopiera länken och klistra in den där det behövs. Klicka på behörighetsrutan för att ändra behörigheten.

I den andra metoden högerklickar du på filen i Drive och väljer Hämta delbar länk. En ruta öppnas. Klicka på Delningsinställningar för att ändra behörigheterna.

Gör filer öppna

För att bädda in filer, följ någon av de två metoderna som nämns ovan för att generera en delbar länk. I rutan Dela med andra klickar du på behörighetsrutan och väljer Mer.

Välj nästa skärm på nästa skärm.

Mobilappar

Så här delar du filer på Android och iPhone.

Dela med kontakter

Steg 1: Öppna filen som du vill dela och knacka på trepunktsikonen längst upp till höger. Välj Dela och exportera från menyn.

Steg 2: Klicka på Dela och skriv namnet på kontakten. Klicka sedan på skicka-knappen överst.

Också på

# Steg för steg / guider

Klicka här för att se vår artikel om hur du gör / guider

Få delbar länk

För att skapa en delbar länk, följ steg 1 och välj sedan Länkdelning från menyn. Länken kopieras till Urklipp. När du har länken klistra in den där det behövs, t.ex. WhatsApp. För att kopiera länken i framtiden, följ steg 1 och välj Kopiera länk från menyn.

Alternativt kan du trycka på tre-punktsikonen som finns under filnamnet på appens hemskärm och välj önskat alternativ.

Ändra och återkalla delningstillstånd

När du har delat filerna eller mapparna med andra betyder det inte att du inte kan ändra tillståndet.

Så här gör du.

Dator

Steg 1: Högerklicka på den delade filen eller mappen och välj Dela på menyn.

Steg 2: För att stänga av länkdelning eller ändra behörigheten, klicka på rutan "Vem som helst med länken". Nu kan du antingen ändra behörigheten eller stänga av länkdelning.

Steg 3: För att återkalla behörighet för en person, klicka på Avancerat i popup-rutan ovan.

Steg 4: Använd de tillgängliga alternativen för att återkalla eller ändra behörigheten.

Mobilappar

Steg 1: Öppna den delade filen och knacka på trepunktsikonen längst upp. Välj Dela och exportera från menyn.

Steg 2: Om du vill stänga av länkdelning trycker du på växeln bredvid Länkdelning. För att se vem som har tillgång till filer och ändra behörigheten, klicka på Dela.

Steg 3: Klicka på ikonerna som finns tillgängliga under "Vem har åtkomst" längst ner.

Ger delning av en fil eller mapp tillgång till alla andra filer och mappar

Nej. Andra har bara åtkomst till filen eller mappen som du delar. I händelse av en mapp delas också alla filer i den.

Identifiera delade filer

Det finns ingen särskild skärm för att visa alla filer som du har delat med andra, men du kan identifiera sådana filer med den delade ikonen som visas bredvid dem.

Hitta filer som delas med mig

Lyckligtvis får du en dedikerad plats att visa alla filer som delas med dig. Klicka på skrivbordet på alternativet Delad med mig på vänster sida.

På mobilappar trycker du på Dela-ikonen längst ner.

Också på

Google Drive Storage Guide: Vad som räknas och vad som inte gör

Rätt tillåtelse

Genom att kombinera olika delningsinställningar och behörigheter kan du använda Google Drive på flera sätt. Var dock försiktig när du ger behörigheter och delar rättigheter eftersom alla kan missbruka data. För att upprepa kan alla med redigeringstillstånd dela filerna med andra. Så begräns det bara till betrodda människor.

Nästa upp: Undrar du vad du ska använda för att lagra foton - Google Drive eller Photos? Hitta svaret i jämförelsesposten.