Evernote Business for Salesforce
Innehållsförteckning:
Om dina anställda helt enkelt behöver en anteckningsansökan är Evernote ett uppenbart val - det är 800 pund gorilla som har vuxit om fem år till 50 miljoner användare. Men programmet erbjuder också ett eklektiskt sortiment av produktivitetsegenskaper, och det är här dess användarvänlighet i affärsmiljöer är mycket mindre uppenbart.
Ja, Evernote körs på nästan varje plattform och det kan fånga all information du samlar i naturen, inklusive noter, bilder, videoklipp, länkar, röstinspelningar och till och med handskrivna skribbar. Appen är packad med möjlighet, men Evernotes VD erkänner att dess användbarhet inte är direkt självklart. Men försök det i minst några veckor, säger Phil Libin, och du kommer att uppskatta hur Evernote ger dig direkt tillgång till allt du kanske mentalt och fysiskt bokmärker under en dags arbete.
Du kanske till och med anser att det är ditt "andra hjärnan ", data som du inte visste att du kunde leva utan.
Varför Evernote?
Evernote kan arkivera organisatorisk visdom. Tänk på de anteckningar du pratade på ett visitkort för två år sedan. Eller din chefs instruktioner som du (tack och lov) spelade in förra veckan. Eller den dunkla artikeln du klippte om en nyckelkonkurrent. Nu, vad händer om resten av dina kollegor skulle få tillgång till den typen av Evernote-data från vilken enhet som helst, och om du skulle kunna få tillgång till deras data? Med Evernote samlar inte detta arkiv av data damm. Istället växer den och anpassas tillsammans med din verksamhet.
Den grundläggande versionen av Evernote är gratis på skrivbordet, i webbläsaren och på alla större mobila operativsystem. Kanske använder dina anställda det redan. Den här artikeln hjälper dig att gå till det betalda Evernote-företaget, som lanserades i december förra året. Affärstjänsten gör det möjligt för ditt företag att hantera anställdas Evernote konton för $ 10 per användare per månad eller $ 120 per år. Tidigare kunde du bara välja mellan personliga versioner av Evernote och Evernote Premium ($ 45 per år), som erbjuder mer lagringsutrymme, offline anteckningsböcker och alternativet att låta andra redigera dina bärbara datorer.
Evernotes huvudkonkurrent, Microsoft OneNote, är ingår i de senaste versionerna av Office, men en fristående skrivbordslicens kostar $ 70, och ingen Mac-version är tillgänglig. Microsofts gratis iPhone- och iPad-versioner av OneNote är begränsade till 500 noter vardera, till skillnad från 100.000 på Evernote.
En ny säkerhetsbrott orsakade Evernote att öka sina säkerhetsåtgärder med tvåfaktorsautentisering, goda nyheter för att skydda dina data.
Ställ in dina användare
Besök Evernote Business-sidan och skriv in din arbetsadressadress i rutan Komma igång för att skapa ett nytt företagsadministrationskonto. Du kan använda ditt befintliga Evernote-konto om du redan är en användare eller skapa en ny. När du har skrivit in några grundläggande uppgifter väljer du din betalningsplan.
För ett mycket litet företag är det enkelt att skriva in e-postadresser och klicka på Bjud in användare. Alternativet är tillgängligt från antingen företagets administratörskonsols hemsida eller underavsnittet Lägg till användare. Om du vill att alla i ditt företag ska registrera dig för Evernote, men inte vill ange alla dessa e-postadresser en efter en, tillåter du vem som helst, vars e-postadress delar ditt domännamn för att skapa ett konto för sig själv. Om dina anställda redan har Evernote-konton under dessa e-postadresser, kommer de att uppgraderas till Evernote Business.
Om du är hos ett stort företag och vill undvika att lägga till tusentals anställda manuellt och komma ihåg att radera sina konton när De lämnar företaget senare, du vill ha integration med ditt Active Directory, LDAP eller annat företagsinloggningssystem. Evernote erbjuder inte den här funktionen, men du kan vända dig till alternativ från tredje part som OneLogin.
När du har angett användare i systemet kan du i panelen Hantera användare radera alla som lämnar företaget. I administratörskonsolen kan du se dina faktureringsuppgifter och historik samt hantera bärbara datorer och taggar. Alla dessa skärmar är löjligt enkla att använda. Du kan till exempel enkelt titta på användarnas konton och dra några av sina arbetsrelaterade bärbara datorer i det företagsövergripande affärsbiblioteket. (Läs mer om hur Evernote organiserar din information.) Om dina användare har markerat sina bärbara datorer som personliga kan du inte se dem. Du kan också exportera eller ta bort bärbara datorer från det här centrala kontot.
Konfigurera företagsdata
Evernote organiserar information i noter-enskilda utdrag av data som sparas från webben eller världen i stort - en bit åt gången. Eftersom Evernote lagrar rich media, kan en "notering" vara ett smartphonefoto av en parkeringsbiljett, texten i ett memo, en inköpslista, en ljudinspelning eller en webbsida. Listan fortsätter.
Du kan lägga till anteckningar till anteckningsböcker, som du sedan kan lägga till i staplar av anteckningsböcker. Underliggande allt detta är taggar-nyckelord som du bifogar anteckningar för att hjälpa användare att söka efter dem senare. Allt visas i ditt företagsbibliotek, ett gemensamt förråd för företaget.
I Evernote-arbetsytan finns tre typer av bärbara datorer: dina personliga bärbara datorer, dina bärbara datorer och bärbara datorer i företagets affärsbibliotek. Dina personliga bärbara datorer är privata, men du kan dela dem, om du vill, med någon inom eller utanför företaget.
Dina företags anteckningsböcker är tillgängliga för ditt företags Evernote-administratör men inte till andra anställda, om du inte delar dem med de enskilda eller lägg till dem i affärsbiblioteket. Notebooks i Business Library är tillgängliga för alla i företaget.
För att dela en anteckningsblock i en webbläsare, klicka på nedpilen till höger om notebook-datorns namn. Högerklicka på notebook-datorns namn i skrivbordsversionen.
Du kan inte flytta en anteckningsbok från den personliga sektionen till affärssektionen, men du kan flytta enskilda anteckningar i skrivbordsversionen av Evernote: Högerklicka bara på notens namn, klicka på Flytta anteckning och välj namnet på destinationsnotebook-datorn.
För att flytta hela bärbara datorer till företagskategorin, skapa först nya tomma anteckningsböcker i affärssektionen och flytta eller kopiera sedan individen anteckningar. Du kan gruppera anteckningar i anteckningsböcker och samla bärbara datorer i staplar - dra bara en anteckningsblock ovanpå en annan i webbläsaren eller skrivbordsklienten för att skapa en stapel.
Om du behöver ännu mer organisationsnivåer, vänd dig till taggar, vilket du kan bo på obestämd tid. Stackarna och tagghierarkierna du skapade, även i dina företagsböcker, är dina ensamma. Kom ihåg att staplarna endast är avsedda för visuell organisation, inte kapslade som ett filsystem.
Om du inte kan störa all denna manuella arkivering av dina anteckningar, utnyttja bara Evernotes kraftfulla sökfunktioner för att hitta den information du behöver i ditt eget arbetsområde eller i företagsbiblioteket. Sökfunktionen sträcker sig till och med till teckenigenkänning på handskrivna anteckningar.
Stärka ditt företag
Du har skapat ditt företagskonto och du har delat med dig några dokument med kollegor. Nu vad?
Att leka med Evernote Business och lär dig hur kraftfull det kan vara, använd det vid nästa möte. I avsnittet Business Notebooks i ditt konto skapar du en ny anteckningsbok för mötet och delar den med kollegor. Öppna sedan den via din bärbara dator, surfplattform eller smartphone på mötet själv.
Evernote sparar anteckningar automatiskt när du använder en webbläsare eller mobilklienten, så dina kollegor kan omedelbart se vad du har lagt till. På PC- och Mac-klienten sparar Evernote anteckningar enligt ett schema du anger, t.ex. var 15: e eller en gång om dagen. Du kan också synkronisera noteringar manuellt när som helst.
Vem som helst kan bidra med anteckningar till den delade anteckningsboken, och de kan fortsätta att samarbeta efter det att mötet är över. Men sluta inte vid delning av skrivna noteringar-dela dokument bifogade filer eller webbsidor också. Om dina kollegor tog egna tabletter eller bärbara datorer till mötet behöver du inte skriva ut dokument för varje deltagare.
Under mötet kan du Snap foton av visitkort och lägg till dem som anteckningar till den delade anteckningsboken för en enkel registrering av vem som deltog. Visitkorten är sökbara, eftersom Evernote har inbyggt optiskt teckenigenkänning.
Om enheten har ljudingång, spela in några av mötet. Inbyggt röstigenkänning är tillgängligt på både iOS- och Android-enheter om du vill att inspelningen ska transkriberas automatiskt.
Om din grupp använder en whiteboard för brainstorming under mötet, ta en bild för att spara den för senare. Eftersom Evernote kan läsa handskrift kan du också söka på whiteboardnoter.
Om du föredrar att skriva snarare än skriva, ta handskriven anteckningar direkt på din mobilenhet eller med din Livescribe-penna, eller skriv på en pappersplatta och snap sedan bilder på sidorna.
Har händelsen du deltar har ett Twitter-flöde? Spara alla associerade tweets till en Evernote-notering genom att ställa in en IFTTT-process. IFTTT (If This, Then That) är ett gratis verktyg från tredje part som låter dig skapa enkla automatiserade processer. Förutom att övervaka Twitter-flöden kan IFTTT dra in Google Nyheter och Googles sökvarningar, såväl som RSS-flöden från någon blogg eller online-publikation. Dina anteckningar är enkla att hitta senare i Evernote, organiserad med de andra anteckningarna från mötet, och precis som whiteboardnoten, blir de fullt sökbara. När du och dina kollegor kommer tillbaka till kontoret kommer alla att kunna komma åt samma poster av händelsen och fortsätta att samarbeta.
Detta är bara början på de kreativa sätten ditt företag kan samarbeta och arbeta mer effektivt med Evernote.
BT samarbetar med RingCentral för att erbjuda ett Internet-telefoni system utformat för små och medelstora företag. har samarbetat med ett amerikanskt företag, RingCentral, för att erbjuda ett internetbaserat telefonsystem i Storbritannien som är enkelt för små och medelstora företag att konfigurera och underhålla.
RingCentrals programvara är utformad för att låta småföretag skapa sin egen telefon system med en professionell känsla utan att behöva göra betydande investeringar i hårdvara. Programvaran fungerar med mobila, fasta och VOIP (Voice over Internet Protocol) samtal.
Som medordförande för medlemskap för EO Houston deltog jag nyligen i vår globala ledarskapskonferens i New Orleans, som är ett årligt toppmöte för EO-styrelsemedlemmar från både Nord- och Sydamerika. Steve Jagger, grundare och vd för Ubertor (och flera andra företag) talade om en virtualisering och decentralisering av ditt företag med hjälp av ny teknik för att hantera informationen. I sitt samtal täckte Steve flera skäl att hans företag outsourcer / off-shores / automatiserar allt de kan. Och &
Så som mitt företags (www.entrancesoftware.com) leasing i dyrt downtown Houston (Google Map: 1001 McKinney St. Houston, TX 77002) kommer upp för omförhandling på 6 månader eller så, jag har börjat tänka på det här allvarligare ... Här är de problem som jag har mulling:
Kodak EasyShare D830 kommer enkelt att blandas i ditt varma bruna träramar på ditt skrivbord eller soffbord. varm brun träram, Kodak EasyShare D830 ($ 140, per 30/11/09) kan enkelt blandas med andra ramar som är placerade på ditt skrivbord eller soffbord. Med den här modellen har Kodak dock beslutat att låta dig ersätta ramen i rutan med vilken bildram du väljer: Bläddra enkelt ut D830, släpp den nya ramen över den och skjut omkopplarna för att hålla allt ihop.
D830 har 512 MB internminne och det tar emot SD, SDHC, MMC, Memory Stick, MS Pro / MS Pro Duo och xD-kort, samt USB. Anslut bara ditt kort (eller överför bilder till ramen från din dator) och showen börjar. Bilder på skärmen 800-by-600 pixlar poppade med vibrationer och skärpa.