Expensify vs. shoeboxed: vilken kostnadshanterare som passar dig

Oavsett om du är en person, en del av en organisation eller en butiksägar, har du utgifter och du måste vara ansvarig för dem. Det är så lätt att glömma ett inträde och så svårt att komma ihåg var din lönecheck försvann.

Detta verkar vara ett universellt problem och nästan alla jag känner letar efter ett system för att registrera utgifter. Även om det finns ett behov av att registrera alla utgifter som vi bär, finns det också ett behov av att göra processen enkel och snabb. Ju mer besvärligt det är att registrera utgifter, desto större är chansen att du kommer att undvika att göra det.

Det är därför vi kommer att titta på två av de mest populära kostnadsspårnings- och managerapparna som finns på marknaden. Vårt uppdrag, om vi väljer att acceptera det, kommer att vara att komma fram till en slutsats i slutet av detta inlägg. Förhoppningsvis med en vinnare.

Utmanarna är Expensify och Shoeboxed. Låt oss se vilken kostnadshanterare som passar dig.

Besök Expensify

Besök Shoeboxed

1. Kompatibilitet mellan plattformar

Detta är en av de första sakerna som jag kontrollerar när jag letar efter ett nytt verktyg eller en app. Olika människor har olika behov. Vissa älskar Android medan andra svär av iOS. Det finns Windows-användare och sedan finns det människor som gillar att få åtkomst till saker i en webbläsare. Denna situation är särskilt sant när du arbetar som en del av ett team.

Både Shoeboxed och Expensify finns tillgängliga på både Android och iOS-plattformar. Du kan också använda dem i valfri webbläsare utan val. Detta hjälper dig att hålla dina kvitton synkroniserade hela tiden.

2. Prisöversikt

En annan viktig faktor att tänka på, särskilt om du letar efter en skalbar lösning, är prissättning. Med hundratusentals anställda kan antalet poster och utgifter snabbt gå igenom taket.

Shoeboxed erbjuder tre primära planer. Det finns en frilansarplan (enstaka användare) som börjar på $ 15 / månad som gör det möjligt att skanna och lagra upp till 50 dokument / månad. Om du är ett litet företag eller en ung start, gå till Classic-planen för $ 39 för två användare där du får upp till 150 dokument / månad.

Slutligen finns det en affärsplan för $ 69 / månad där du får 500 dokument / månad med 3 användare. Det finns också en Teamplan som börjar på $ 9, 95 / användare.

Å andra sidan tar Expensify en enklare strategi som begränsar antalet tillgängliga planer. Individuell plan börjar på $ 4, 99 / månad utan begränsning för kvitton som kan skannas. För lag har de en $ 10 / användarplan och sedan finns det en företagsplan som börjar på $ 18 / användare. Det finns också en företagslösning för vilken du måste lämna ett mail eller prata med en kundrepresentant.

Expensify har en gratisversion med 10 skanningar / månad medan Shoeboxed erbjuder 5 dokument / månad med det gratis kontot. Inte illa att provköra tjänsten.

Också på

2 iPhone-appar för att hantera kostnader och budget effektivt

3. Användarupplevelse

Eftersom de flesta av oss kommer att använda smartphones för att skanna ut kvitton, det var där jag började. Shoeboxed-appen är inte så lätt att använda. Gränssnittet var lite komplicerat och sanskar funktioner och guider. Expensify har å andra sidan ett rent och intuitivt gränssnitt med fokus på enkelhet och hastighet.

Medan jag upplevde inga fördröjningar på någon av apperna, var jag gladare att lura med Expensify än på Shoeboxed. Optionerna var begränsade i det senare med inget sätt att hantera eller ändra valutor.

Vissa människor behöver resa utomlands då och då för att delta i möten och vad inte. När platsen är aktiverad kommer Expensify att identifiera och ändra valutor under resan.

4. Funktioner

Den grundläggande funktionaliteten förblir densamma. Du skannar ett kostnadskvitto och appen samlar in alla viktiga detaljer som pris, artiklar och kvantitet för att skapa en digitaliserad version av kvittot som synkroniseras med ditt molnkonto.

Medan båda apparna hade möjlighet att ordna kvitton via resor, hade Expensify en rapportflik som kommer att vara praktiskt. På vilket sätt? Samla alla kvitton medan du är på affärsresa, skapa en rapport och skicka in för godkännande. När det rensas (direktinsättning eller PayPal) och du betalas, kommer du att meddelas. Det är kraftfullt och enkelt samtidigt.

Expensify tillät mig att skapa kategorier för att ytterligare klassificera mina utgifter som mat, transport och logi. Vi använder vanligtvis våra kreditkort för att göra betalningar eftersom det är kontantlöst, snabbt och bekvämt. Expensify gjorde det också möjligt för mig att importera mitt kreditkortuttalande direkt.

Med Shoeboxed kan du spåra körsträcka men Expensify låter dig också spåra tid som kan vara användbart om du handlar för dollar. Dessutom kommer Expensify med en dagfunktion där en individ får ett dagbidrag och du kan använda appen för att hålla reda på den dagligen.

Shoeboxed har en funktion som Expensify saknar. Om du har ett gäng kvitton och ingen tid att skanna skickar du dem alla i ett kuvert till Shoeboxed så skannar de och laddar upp dem till ditt konto. Detta hjälper dig att rensa eftersläpningar och få dig till snabbare.

Också på

Evernote Scannable vs CamScanner: Going Paperless with Ease on iOS

5. Integration från tredje part

Både Shoeboxed och Expensify integreras med ett antal tredjepartsappar och programvaror, men Expensify leder tävlingen här. Båda integreras med redovisningsprogram som Quickbooks, Intuit och Xero men Expensify ansluter också till Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber och flera andra populära tjänster.

Expensify vs. Shoeboxed: Verdict

Just nu ser det ut som att Shoeboxed släpar långt efter när det gäller den bästa kostnadshanteraren-appen. Jag tyckte att Expensify inte bara var bra för frilansare utan också för nystartade företag, företag och företag som letar efter en skalbar företagslösning.

Utan begränsningar för antalet kvitton som kan skannas, offline-support, mer tredjepartsintegration och bättre användarupplevelse har Expensify vunnit den här striden. Men det finns andra utmanare i branschen som jag kommer att täcka i en senare guide.

Nästa upp: Går du på en resa? Letar du efter appar för resekostnadshanterare innan du tar resan? Länkad nedan är en artikel om fantastiska resekostnadsappar för Android-plattformen.