Den kompletta guiden för arkivering av e-postmeddelanden i Outlook 2010

De flesta av oss som använder populära webbaserade e-posttjänster som Gmail och Outlook.com oroar sig förmodligen aldrig över arkivering, med tanke på att vi har GBs molnlagring till vårt förfogande. Men om du arbetar i en organisation, eller om du har ett pedagogiskt e-postkonto där du bara har begränsat serverutrymme för att lagra e-postmeddelanden, är det nödvändigt att arkivera dem då och då.

Så idag kommer vi att berätta allt du behöver veta om arkivering av e-postmeddelanden på Outlook 2010 e-postklient, som också enkelt kan implementeras i dess andra versioner.

Så låt oss komma igång med att skapa ett e-postarkiv på Outlook 2010.

Skapa en arkivfil

Det första du behöver göra är att skapa en ny arkivfil som lagrar alla e-postmeddelanden lokalt på din dator. För att skapa den, klicka på Arkiv-menyn i Outlook 2010 och välj alternativet Rensningsverktyg. Oroa dig inte, vi tar inte bort några av dina e-postmeddelanden.

I Clean Up Tools ser du ett alternativ som heter Archive. Klicka på den för att öppna skapningsarkivfönstret. I fönstret väljer du de mappar du vill arkivera. Du kan också välja hela inkorgen om du vill. Välj motsvarande datumintervall för att inkludera gamla e-postmeddelanden vid skapandet av arkivet.

Slutligen, ge den plats du vill arkivera filerna till och klicka på OK-knappen. Du kan också välja din delade enhet om den är mappad på din dator. Outlook skapar en PST-fil för att spara alla e-postmeddelanden som arkiv på ditt system.

När arkivet har skapats ser du ett arkivavsnitt nedanför brevlådemapparna i den vänstra rutan. Den inledande arkiveringen kan ta lite tid beroende på antalet e-postmeddelanden du inkluderade i arkivet.

De arkiverade e-postmeddelandena har samma struktur som din online-brevlåda, med alla mappar och undermappar. Om du bara har valt specifika mappar för arkivering kommer den automatiskt att inkludera alla undermappar.

Flytta e-postmeddelanden till arkivet

Du kan flytta ett e-postmeddelande till arkiv genom att helt enkelt släppa det i arkivavsnittet i vänsterraden. Om du vill flytta e-postmeddelanden väljer du de du vill flytta och högerklickar på dem för att öppna snabbmenyn. Välj här arkivmapparna under mappavsnittet och klicka på OK för att flytta e-postmeddelanden.

Du kan också skapa auto-arkivinställningar för e-postmeddelanden. Om du vill skapa autoarkiv för bara en specifik mapp i din brevlåda, högerklicka på mappen och välj Egenskaper.

Navigera här till AutoArchive och välj de inställningar som passar dig bäst. För att implementera automatisk arkiveringsregel för hela din brevlåda öppnar du alternativet Outlook från menyn och väljer Avancerade inställningar.

Klicka här på AutoArchive-inställningarna och skapa regler för att automatiskt arkivera e-postmeddelandena i din brevlåda.

Flytta en arkivfil

Ibland måste du byta från en dator till en annan (uppgradering från en gammal) eller så kan du få slut på utrymmet på organisationens delade enhet. Under dessa omständigheter måste du flytta dina arkivfiler och länka dem igen till Outlook. Så låt oss se hur det kan göras.

Ta bort länken och flytta arkivfilen

Innan du flyttar arkivfilen måste vi ta bort länken från Outlook. För att göra det, öppna Arkiv-menyn och välj alternativet Kontoinställningar.

I Kontoinställningar navigerar du till avsnittet Datafiler så ser du arkivfilen du har underhållit på det nuvarande systemet.

Allt du behöver göra nu är att välja arkivfilen och klicka på Ta bort- knappen. Oroa dig inte, du kommer inte att ta bort arkivfilen, men du kommer bara att ta bort länken i Outlook.

Flytta nu filen till den nya platsen med någon av de lagringsenheter du har till ditt förfogande.

Länka arkivfilen

För att länka arkivfilen till Outlook, öppna avsnittet Datafil igen från kontoinställningarna i Outlook och klicka på knappen Lägg till. Importera nu PST-filen i arkivet som du har säkerhetskopierat och öppna e-postmeddelandena från arkivavsnittet.

Komprimera arkivfilen

Om du sparar arkivfilen på din lokala hårddisk behöver du förmodligen inte oroa dig för storleken på arkivfilen, men om det är en delad enhet i en organisation eller ett molnkonto där du har ett begränsat lagringsutrymme, komprimering av arkivfilen för att spara lagring skulle vara det förnuftiga att göra.

För att kompaktera arkivstorleken högerklickar du på arkivavsnittet i den högra rutan och väljer Egenskaper för datafil. Klicka här på knappen Avancerad för att öppna Outlook-datafilen. Nu behöver du bara klicka på knappen Kompakt nu för att minska arkivfilstorleken.

Slutsats

Så det var i stort sett allt man behöver veta om arkivering av e-postmeddelanden på Outlook 2010 och jag är ganska säker på att du också kan använda dessa steg på Outlook 2013. Om du har ytterligare tvivel om arkivering av e-post, släpp bara en kommentar så hjälper vi dig gärna.